企业采购审批单样式材料选择和预算核准向导版.docVIP

企业采购审批单样式材料选择与预算核准向导

一、适用情境与范围

二、操作流程指引

步骤1：采购需求发起与材料准备

操作主体：需求部门申请人（如部门主管或指定经办人*）

明确采购物品/服务的具体需求，包括名称、规格型号、数量、用途及预期使用时间；

收集至少2家及以上供应商的报价单（小额采购可简化为1家，需注明比价说明），保证价格合理性；

获取供应商资质文件（如营业执照复印件、相关行业许可证、代理授权书等，若为长期合作供应商可简化为资质编号）；

整理技术规格说明（如设备参数、服务内容标准等），避免模糊描述。

输出材料：《采购申请表》（见模板）、供应商报价单、资质文件、技术规格说明。

步骤2：预算核对与金额预估

操作主体：申请人配合财务部门

申请人根据采购需求及报价单，填写“预估总价”并核对是否在部门年度预算范围内；

若超预算，需填写《超预算申请说明》，详细说明超预算原因（如市场价格波动、新增紧急需求等）及解决方案（如调整其他预算项、申请专项预算等）；

财务部门审核预算科目匹配度（如办公用品对应“行政办公费”，设备采购对应“固定资产购置费”），确认预算余额是否充足。

输出结果：预算审核意见（通过/需调整）、超预算说明（若适用）。

步骤3：审批单填写与材料

操作主体：申请人

按模板要求逐项填写《采购审批单》，保证信息完整（如申请部门、申请人、联系方式、采购明细、预算信息等）；

将步骤1收集的材料（报价单、资质文件等）作为附件至审批系统或随纸质审批单一并提交；

对采购内容的紧急程度进行标注（如“常规”“紧急”“特急”），影响审批优先级。

注意事项：采购明细需具体到“品牌+型号+规格”，避免“一批办公用品”等模糊表述；预估单价与总价需大写与小写同时填写，保证一致。

步骤4：审批流程发起与流转

操作主体：审批负责人（按权限层级）

审批单按“部门负责人→采购部门→财务部门→分管领导→总经理”层级流转（具体层级根据企业采购制度调整）；

各审批节点需在2个工作日内完成审核，重点核对：需求合理性、预算匹配性、供应商资质合规性、价格公允性；

若审批不通过，需注明具体原因（如“超预算未说明”“资质文件不全”），并退回申请人补充材料。

特殊情况：紧急采购可启动“绿色通道”，由分管领导加急审批后补办常规流程。

步骤5：审批结果反馈与执行

操作主体：采购部门/申请人

审批通过后，采购部门向申请人反馈结果，同步发送《采购任务确认单》；

申请人按确认的供应商及规格执行采购，保留采购合同、送货单、验收单等凭证；

财务部门根据审批单及采购凭证办理付款手续。

闭环要求：采购完成后，申请人需在3个工作日内提交《采购验收单》（由使用部门签字确认），保证采购物品/服务符合需求。

三、审批单模板

企业采购审批单

基本信息

申请部门

申请人

*（经办人）

联系方式

申请日期

年月日

采购编号

（由采购部门统一填写）

采购明细

物品/服务名称

规格型号

预算信息

预算科目

附件材料清单

（需勾选并注明份数）

□供应商报价单（）份□供应商资质文件（）份□技术规格说明（）份□超预算申请说明（）份□其他：_________

审批意见

部门负责人

意见：_________________签字：_________日期：_______年_月_日

采购部门

意见：_________________签字：_________日期：_______年_月_日

财务部门

意见：_________________签字：_________日期：_______年_月_日

分管领导

意见：_________________签字：_________日期：_______年_月_日

总经理（大额采购）

意见：_________________签字：_________日期：_______年_月_日

备注

（紧急程度/其他说明）

四、关键提示与常见问题

（一）材料完整性要求

供应商报价单需注明供应商全称、联系人、联系方式、报价有效期（如“30天内有效”），并加盖供应商公章（或电子签章）；

技术规格说明需明确参数标准（如“办公椅：符合人体工学设计，承重≥150kg，材质为网布+钢制支架”），避免“优质”“高效”等主观表述；

若采购服务类项目（如保洁、维修），需附服务方案及验收标准。

（二）预算审核要点

预算科目需与企业财务制度一致，不得混用（如“业务招待费”不得用于采购办公用品）；

小额采购可简化比价流程，但需在审批单中注明“小额采购，已询价确认”；

季度末或年末采购时，需额外关注预算执行进度，避免突击花钱。

（三）审批时限与沟通

各审批节点需在规定时限内完成，若因特殊原因延迟，需提前通知申请人及下一环节审批人；

审批不通过时，申请人需根据退回原因及时补充材料，重新发起审批，