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会计科目规范化设置及记账操作手册

前言

为规范企业会计核算工作，保证会计信息质量，统一会计科目设置标准，明确记账操作流程，特制定本手册。本手册旨在为企业财务人员提供清晰、可执行的科目设置与记账指引，保障会计数据的准确性、一致性和可比性，满足企业内部管理及外部信息使用需求。

一、手册应用场景

本手册适用于以下场景：

新企业建账：企业成立初期，需依据会计准则建立完整会计科目体系；

年度科目调整：会计准则变更或企业业务拓展时，对现有科目进行优化、新增或删减；

多账套合并：企业集团或分支机构较多，需统一各账套科目编码及核算规则；

新人培训：财务岗位新人入职时，作为科目设置与记账操作的标准化培训教材；

审计检查：应对内外部审计时，提供科目设置合规性及记账规范性的依据。

二、会计科目规范化设置流程

（一）科目体系搭建

确定一级科目框架

依据《企业会计准则》及应用指南，结合企业行业特性（如制造业、服务业等），确定一级科目编码及名称。例如：

资产类：1001库存现金、1002银行存款、1122应收账款等；

负债类：2001短期借款、2202应付账款、2501应付职工薪酬等；

所有者权益类：3001实收资本、3002资本公积、3101盈余公积等；

成本类：4001生产成本、4101制造费用、5101主营业务收入等（注：成本类科目根据企业业务类型调整，如服务业无“生产成本”）；

损益类：6001主营业务收入、6401主营业务成本、6601销售费用等。

要点：一级科目编码需唯一，采用4位数字编码，首位代表科目大类（1-资产、2-负债、3-权益、4-成本、5-损益），避免重复。

设置二级及明细科目

在一级科目基础上，根据企业核算颗粒度需求，逐级划分明细科目。例如：

“应收账款”下可按客户名称设置二级科目（如“应收账款—A公司”），若客户较多，可增加三级科目（如“应收账款—A公司—2023年账款”）；

“管理费用”下可按费用项目设置二级科目（如“管理费用—办公费”“管理费用—差旅费”）。

要点：明细科目名称需清晰反映核算内容，编码延续上级科目规则（如“1122—01”代表“应收账款—A公司”），避免过度细化导致科目冗余。

（二）科目属性定义

核算方向：明确科目为“借方核算”或“贷方核算”（如“库存现金”为借方增加、贷方减少；“短期借款”为贷方增加、借方减少）。

辅助核算项：根据管理需求设置辅助核算，包括：

部门核算：归集各部门收支（如“销售费用—广告费”辅助核算“销售部”）；

个人核算：记录个人往来款项（如“其他应收款—备用金”辅助核算“员工*”）；

项目核算：按项目归集成本费用（如“在建工程”辅助核算“厂房建设项目”）；

客户/供应商核算：跟踪往来客户/供应商账款（如“应付账款—B供应商”）。

余额方向：正常情况下，资产、成本类科目余额在借方，负债、权益、损益类科目余额在贷方（损益类科目期末结转后无余额）。

（三）科目初始化设置

期初余额录入

在新账套启用或年度初，将各科目期初余额准确录入系统，保证：

资产类科目期初借方余额合计=负债类+所有者权益类科目期初贷方余额合计；

明细科目期初余额之和=上级科目期初余额（如“库存现金—人民币”+“库存现金—美元”=“库存现金”）。

科目对应关系检查

通过试算平衡表检查科目间勾稽关系是否正确，例如：

“固定资产”科目余额应与“累计折旧”科目余额净额一致；

“利润分配”科目期初余额应与“未分配利润”科目期初余额一致。

三、日常记账操作规范

（一）凭证填制流程

凭证基本信息录入

凭证字号：按月连续编号（如“记字001”“记字002”），避免跳号或重号；

日期：填写经济业务实际发生日期（如“2023-10-15”），不得提前或延后；

摘要：简明扼要描述业务内容（如“支付A公司采购材料款”“收到员工*归还备用金”），摘要需包含关键要素（如对方单位、业务事项、金额等）；

附件张数：填写所附原始凭证数量（如“发票2张、付款凭证1张，共3张”）。

会计分录编制

遵循“有借必有贷，借贷必相等”原则，分录科目需准确，金额需核对无误；

示例：2023年10月15日，用银行存款支付采购材料款50,000元（不含税），增值税税率13%，材料已入库。

借：原材料50,000

借：应交税费—应交增值税（进项税额）6,500

贷：银行存款56,500

凭证审核与过账

制单人填制凭证后，交由审核人*（财务主管）审核，重点检查：

科目使用是否正确，摘要是否清晰；

金额计算是否准确，借贷是否平衡；

附件是否完整，手续是否齐全（如需审批的款项是否有签字）。

审核通过后，由记账人*（会计人员）将凭证过账至明细账及总账。

（二）账簿登记要求

明细账登记

按科目明细逐笔登记，摘要需与凭证摘要一致，金额、方向需准确；

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