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员工入职管理标准化流程

适用情境与目标

本流程适用于企业新员工入职全环节管理，旨在通过标准化操作规范入职流程，保证信息收集完整、手续办理高效、新员工引导到位，同时保障企业与员工双方的合法权益，帮助新员工快速融入团队并适应岗位要求。适用于企业人力资源部门、用人部门及新员工三方协同场景。

标准化操作流程详解

一、入职需求确认与offer发放

责任主体：人力资源部、用人部门

操作步骤：

用人部门提报需求：用人部门根据业务发展需要，提前向人力资源部提交《人员需求申请表》，明确岗位名称、任职要求、到岗时间、编制类型等。

人力资源部审核：人力资源部核对岗位编制、薪酬预算及招聘流程合规性，审核通过后启动招聘。

候选人沟通与录用：通过面试评估的候选人，由人力资源部与候选人确认入职意向，明确岗位职责、薪酬待遇、报到时间等，发放《录用通知书》（offer），邮件或书面形式送达候选人，并同步抄送用人部门。

二、入职前准备与材料收集

责任主体：人力资源部、新员工

操作步骤：

人力资源部准备入职材料：

《员工入职信息登记表》《劳动合同》《岗位职责说明书》等文件，提前打印备用；

协调IT部门开通办公系统账号、邮箱权限；

安排工位、办公设备及基础办公用品（如工牌、笔记本、笔等）。

新员工提交入职材料：

新员工需在报到前3个工作日提交以下材料扫描件或照片：

证件号码正反面复印件（验原件）；

学历、学位证书复印件（验原件）；

近期体检报告（半年内，含常规项目及传染病筛查）；

离职证明（或无业证明）；

银行卡复印件（用于薪资发放，需注明开户行及持卡人姓名）；

一寸免冠照片2张（底色按企业要求）。

人力资源部核对材料完整性，对缺失项及时提醒补充。

三、入职办理与信息核对

责任主体：人力资源部、新员工

操作步骤：

报到接待：新员工报到当日，人力资源部专员*负责接待，核验证件号码原件与提交材料一致性，引导签署《员工入职信息登记表》。

合同签订与手续办理：

双方协商一致后，签订《劳动合同》（一式两份，企业与员工各执一份），明确合同期限、岗位职责、薪酬结构、工作时间等；

办理社保、公积金增员手续，相关信息由人力资源部录入社保系统；

领取工牌、办公设备及办公用品，签署《物品领用登记表》。

信息录入与档案建立：

人力资源部将新员工信息录入企业人力资源管理系统，包括基本信息、岗位信息、合同信息、社保信息等；

建立员工纸质档案，将入职材料、劳动合同、登记表等分类归档，保证档案完整可查。

四、入职引导与岗位适配

责任主体：人力资源部、用人部门

操作步骤：

企业级入职引导（由人力资源部组织，时长1-2小时）：

介绍企业历史、文化、组织架构、核心价值观及规章制度（考勤、保密、安全等）；

讲解员工职业发展通道、培训体系、福利保障（如年假、体检等基础合规内容）；

解答新员工关于企业层面的疑问，签署《员工手册确认书》。

部门级入职引导（由用人部门经理*或导师负责，时长半天至1天）：

部门经理介绍团队成员、岗位职责、工作目标及绩效考核标准；

安排导师（或资深员工*）协助熟悉工作流程、系统操作及业务对接人；

明确初期工作计划及阶段性任务目标，帮助新员工快速上手。

五、试用期跟踪与转正评估

责任主体：人力资源部、用人部门

操作步骤：

试用期跟踪：

用人部门经理及导师需在新员工入职1周、1个月、2个月时进行面谈，知晓工作进展、困难及需求，填写《新员工试用期跟踪表》；

人力资源部每月收集跟踪表，对问题及时协调解决。

转正评估：

试用期结束前5个工作日，新员工提交《转正申请书》，用人部门根据工作表现、任务完成情况撰写《转正评估表》，明确“同意转正”“延长试用期”或“不予转正”意见；

人力资源部审核评估结果，反馈至用人部门及新员工，办理转正手续或终止劳动合同。

配套工具表单

表单1：《新员工入职信息登记表》

序号

项目

内容填写示例（部分）

1

姓名

*某

2

性别

男/女

3

证件号码号

110*123X

4

联系方式

5

紧急联系人

*某（关系：父亲）

6

紧急联系人电话

139

7

学历

本科

8

毕业院校

XX大学

9

银行卡号

6222*4567

10

开户行

中国银行XX支行

表单2：《入职材料清单》

序号

材料名称

是否提交（√/×）

备注

1

证件号码正反面复印件

√

验原件

2

学历证书复印件

√

验原件

3

体检报告

√

6个月内有效

4

离职证明

√

原单位盖章

5

银行卡复印件

√

注明开户行

6

一寸免冠照片

√

2张（底色：蓝/白）

表单3：《新员工试用期跟踪表》

跟踪节点

跟谈人

新员工工作进展简述

遇到的问题及支持需求

后续改进措施

入职1周

导师*

熟悉部门架构及基础流程

系统操作不熟练

安排额外培训系统使用方法

入职1个月

部门经理*

完成3项基础任务

对业务细节理解不