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公司文档标准化写作指南

一、适用场景与价值

本指南适用于公司内部各类正式文档的撰写与规范管理，涵盖但不限于以下场景：新员工入职培训材料、跨部门协作方案、项目立项报告、管理制度文件、对外商务函件、年度总结计划等。通过标准化写作，可保证文档内容逻辑清晰、表述准确、格式统一，减少因风格差异导致的理解偏差，提升沟通效率与专业形象，同时为文档归档、检索及后续修订提供统一依据。

二、标准化写作全流程步骤

（一）前期准备：明确目标与受众

定位核心目的

撰写前需明确文档的核心目标（如告知、决策、执行、存档等），例如“项目立项报告”旨在争取资源审批，“管理制度”需规范员工行为。

分析受众特征

根据受众（如高层管理者、执行部门、外部客户）调整内容深度与表述方式。例如面向高层的文档需突出结论与关键数据，面向执行部门的文档需细化操作步骤。

收集基础素材

整理相关政策、数据、案例等支撑材料，保证信息来源可靠。例如撰写“部门年度预算”需参考历史财务数据、公司战略目标及部门需求清单。

（二）结构搭建：框架先行，逻辑清晰

采用“总-分-总”或“问题-分析-解决方案”等标准化保证层次分明。通用结构

模块

说明

标题

简洁明确，概括核心内容，格式统一为“[文档类型]：[核心主题]”（如“项目管理规范：研发项目流程说明”）。

摘要/前言

简述文档目的、适用范围及核心要点（300字以内，对外文档可增加背景说明）。

按“背景/目标-内容/流程-职责分工-时间节点-风险应对”等逻辑展开，使用层级标题（一、（一）、1.(1)）区分模块。

附录

补充未详尽的数据、图表、术语表等，注明“附录1：数据统计表”等。

签署栏

内部文档注明撰写人、审核人、批准人及日期；对外文档需加盖公司公章。

（三）内容撰写：规范表述，准确专业

语言风格

采用书面语，避免口语化、模糊表述（如“大概”“可能”需替换为“预计”“预估”）；

统一术语（如“客户”统一为“终端客户”而非“用户”“购买方”）；

多用数据、案例支撑结论，减少主观描述。

格式规范

字体：用宋体小四，标题加粗（一级标题三号，二级标题四号，三级标题小四）；

行间距：1.5倍，段前段后间距0.5行；

页码：页脚居中，从开始编号。

（四）审核修订：多轮校对，保证无误

自查环节

撰写人需检查：逻辑是否连贯、数据是否准确、格式是否符合标准、有无错别字或标点错误。

交叉审核

内容审核：由部门负责人或业务专家核对专业表述的准确性（如技术方案需由技术部审核）；

格式审核：由行政或文控部门检查格式是否符合公司《文档管理规范》。

修订反馈

审核人需标注具体修改意见（如“3.2节需补充项目预算明细”），撰写人24小时内完成修订并反馈结果。

（五）发布存档：规范流转，便于追溯

发布审批

最终版文档需经相关负责人（如部门总监、分管副总）签字确认后，方可通过公司内部系统（如OA、文档管理平台）发布。

存档管理

文档发布后3个工作日内，由文控部门统一归档，命名规则为“[文档类型]-[主题]-[版本号]-[日期]”（如“管理制度-考勤管理-V2.0），并保留修订记录。

三、模板结构与要素说明

以下为通用的要素及填写示例，可根据具体文档类型调整：

要素名称

填写说明

示例

文档编号

按公司规则编制，如“-GL-2023-001”（为公司缩写，GL为管理类文档，2023为年份，001为序号）。

-PM-2023-015

版本号

初版为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）。

V1.2

发布日期

文档正式发布的日期，格式为“YYYY年MM月DD日”。

2023年10月08日

密级

根据敏感度分为“公开”“内部秘密”“机密”（内部文档默认“内部秘密”）。

内部秘密

撰写人

填写姓名，用号代替（如小明）。

*小红

审核人

业务负责人签字，用号代替（如李华）。

*李华

批准人

高层管理者签字，用号代替（如张总）。

*张总

标题

概括核心主题，不超过30字。

2024年度市场拓展实施方案

摘要

200字内说明目的、范围、核心结论。

为提升市场份额，本方案明确2024年市场拓展目标、区域布局、预算分配及执行节点，覆盖华东、华南三大重点城市，预计新增客户20家。

适用范围

明确文档适用的部门、项目或人群。

本方案适用于市场部2024年所有新客户拓展项目，相关协作部门参照执行。

框架

按背景、目标、内容、职责、时间、风险等模块展开，示例见下文“模块示例”。

（详见模块示例）

附录

列出支撑材料名称及页码。

附录1：2023年各区域销售数据统计表（第8页）

修订记录

记录版本变更原因、修订人、日期。

V1.1（2023-09-15）：根据第三季度数据调整预算分配，修订人*王芳

模块示例（以“项目实施方案”为例）：

一、项目背景

简述项目发起原因（如市场需