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企业办公物品采购标准与审核清单

一、适用场景说明

本清单适用于企业内部各部门因工作需要采购办公物品的全流程管理，具体场景包括但不限于：

常规需求补充：部门日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹等）临近短缺时的定期采购；

新增设备需求：因团队扩张、新项目启动或办公设备老化（如电脑、打印机、办公桌椅等）需要更换或新增；

临时应急采购：突发工作需求（如会议物资临时短缺、办公设备突发故障需紧急替换）的少量采购；

专项活动支持：企业组织培训、展会、团建等活动所需的专项物品采购。

二、采购操作流程详解

步骤1：需求发起与申请

责任人：部门员工或指定需求对接人

操作内容：

（1）根据实际工作需要，填写《办公物品采购申请表》（详见模板表格），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度；

（2）若为常规耗材，需说明当前库存及采购周期；若为新增设备，需简要说明使用场景及人员配置；

（3）将申请表提交至部门负责人进行初步审核。

步骤2：部门内部审核

责任人：部门负责人*

操作内容：

（1）核查采购需求的必要性：确认物品是否为部门工作必需，避免重复采购或过度采购；

（2）审核数量与规格合理性：根据部门规模及工作实际，调整采购数量（如常规耗材按月/季度用量申领，设备按实际岗位需求配置）；

（3）确认预算可行性：检查采购项目是否符合部门年度预算，超预算需在申请表中注明原因并同步提报财务部门预审；

（4）审核通过后，在《办公物品采购申请表》“部门审核意见”栏签字确认，并流转至采购部门。

步骤3：采购审批

责任人：采购主管、财务负责人（视采购金额而定）

操作内容：

（1）采购部门收到申请表后，核对采购物品的合规性（是否符合企业《办公物品采购目录》，禁止采购与工作无关的高价值或非必需物品）；

（2）财务部门同步审核预算金额：单次采购金额在[具体金额，如1000元]以下的，由采购主管审批；[1000-5000元]的，需采购主管及财务负责人联合审批；5000元以上的，需提报分管副总经理审批；

（3）审批通过后，采购部门方可启动供应商选择流程。

步骤4：供应商选择与下单

责任人：采购专员*

操作内容：

（1）常规耗材：优先选择与企业签订长期合作协议的定点供应商，保证价格稳定、质量可靠；

（2）设备或高价值物品：需对比至少3家供应商的报价、质量及售后服务，填写《供应商比价表》存档，选择性价比最优的供应商下单；

（3）下单时明确采购物品的规格型号、数量、交付时间及验收标准，要求供应商提供产品合格证明及质保承诺。

步骤5：物品验收与核对

责任人：需求部门指定人员、采购专员

操作内容：

（1）物品送达后，需求部门对照采购申请表核对物品名称、规格、数量是否一致，检查外包装是否完好；

（2）设备类物品需现场测试功能是否正常（如电脑开机检测、打印机试运行等），耗材类物品需检查质量是否合格（如纸张克重、笔的书写流畅度等）；

（3）验收合格后，需求部门验收人及采购专员在《办公物品采购申请表》“验收情况”栏共同签字确认；若不合格，需当场拒收并通知采购部门联系供应商退换货。

步骤6：入库登记与费用记录

责任人：行政专员、财务专员

操作内容：

（1）验收合格的物品由行政专员*统一登记至《办公物品库存台账》，更新库存信息，并发放至需求部门；

（2）采购专员*将采购申请表、供应商比价表、验收记录等材料整理存档，同步提交财务部门；

（3）财务专员*根据完整资料进行费用登记，保证采购支出与预算匹配，相关资料保存期限不少于3年。

三、采购审核清单模板

办公物品采购申请表

项目名称

规格型号

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

采购用途

紧急程度（□普通/□紧急）

示例：A4复印纸

80g/500张/包

10

25

250

日常办公打印

普通

需求部门

申请人

申请日期

示例：行政部

张*

2023-10-09

部门审核意见

审核人*

审核日期

示例：同意采购，按季度用量申领

李*

2023-10-09

采购审批意见

审批人*

审批日期

示例：同意，按定点供应商采购

王*（采购主管）

2023-10-10

供应商信息

供应商名称

联系人

联系方式（脱敏）

交付时间

示例：办公耗材公司

刘经理

5678

2023-10-12

实际采购情况

实际单价（元）

实际总价（元）

验收情况（□合格/□不合格）

验收人*

验收日期

入库编号

示例：25

250

合格

张*

2023-10-12

XK20231012001

备注

四、执行要点提示

预算控制优先：所有采购需严格控制在部门年度预算内，超预算采购必须提前履行额外审批流程，避免预算超支；

质量与合规并重：禁止采购“三无”产品或与工作无关的物品（如高值礼品、非办公类电子产品等），设备类采购需确认是否符合企业IT管理规范（如软件正版化要求）；

流程记录完