行政办公物资采购流程模板版.docVIP

行政办公物资采购流程模板通用版

一、适用范围与应用场景

适用场景包括：常规月度/季度集中采购、临时紧急采购（如突发办公物资短缺）、新增部门物资配置采购等。通过标准化流程，保证采购行为合规、高效、透明，同时控制采购成本，保障行政办公物资及时供应。

二、采购全流程操作指南

（一）需求发起与审批

需求提出

各部门根据实际办公需求，由经办人填写《行政办公物资采购申请表》（见表1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及到货时间等关键信息。

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至行政部。

预算与审批

行政部汇总各部门采购需求，核对年度/月度预算额度，保证采购金额不超预算。若遇超预算情况，需需求部门提交《预算调整申请》，按预算审批流程报批。

根据采购金额及权限划分，逐级报批：

单次采购金额≤1000元：由行政部负责人审批；

1000元＜单次采购金额≤5000元：由行政部负责人审批后，报财务部备案；

单次采购金额＞5000元：需经行政部、财务部联合审核，报单位分管领导审批。

审批通过后，行政部启动采购流程；审批不通过的，由行政部反馈需求部门调整。

（二）供应商选择与询价

供应商筛选

行政部根据采购物资类别，从《合格供应商名录》（定期更新，包含供应商资质、报价、服务评价等信息）中选取至少3家供应商进行询价。

若《合格供应商名录》中无合适供应商，需通过公开渠道（如采购买平台、行业展会、推荐合作等）新增供应商，并对其资质（营业执照、相关经营许可证、信誉度等）进行审核，确认合格后方可纳入询价范围。

询价与比价

行政部向选定供应商发出《询价单》（明确物资需求、规格、交货期、付款方式等），要求供应商在2个工作日内提供书面报价（含单价、总价、增值税税率等）。

收到报价后，行政部组织比价分析，重点对比价格差异、物资质量、交货周期、售后服务等因素，形成《供应商询价/比价表》（见表2），择优选择供应商。

单次采购金额＞5000元的，需组织3人及以上询价小组（可包含行政部、财务部、需求部门代表）进行综合评议，保证选择性价比最优的供应商。

（三）采购执行与订单确认

订单下达

行政部根据比价结果，与选定的供应商签订《采购合同》或下达《采购订单》（明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、违约责任等条款）。

合同/订单需经行政部负责人、财务部负责人（金额＞5000元时）及单位分管领导（金额＞10000元时）签字盖章后生效，双方各执一份。

订单跟踪

行政部指定专人负责跟踪订单执行进度，与供应商确认生产/备货情况，保证按约定时间交货。若遇延迟交货风险，及时与供应商沟通协调，必要时启动备选供应商方案。

（四）物资验收与入库

到货验收

物资送达后，由行政部组织需求部门经办人共同进行验收，核对物资名称、规格型号、数量是否与订单一致，检查外包装是否完好、物资是否有破损或质量问题。

对技术性较强的物资（如办公设备），可邀请供应商技术人员或单位IT部门、设备管理部门参与验收，测试设备功能是否达标，并填写《设备验收记录》。

验收合格后，验收人员在《物资验收单》（见表3）上签字确认；验收不合格的，由行政部当场与供应商沟通，办理拒收手续，并要求供应商在3个工作日内更换合格物资或退款，同时记录供应商违约情况。

入库登记

验收合格的物资，由行政部库管员办理入库手续，登记《行政办公物资台账》（包含物资名称、规格型号、入库数量、单价、入库日期、存放位置、领用记录等信息），保证账实相符。

物资分类存放，贴好标签（注明名称、规格、数量），定期盘点（每月/每季度），保证库存准确。

（五）付款与资料归档

付款申请

供应商提交发票（与合同/订单信息一致）及《物资验收单》后，行政部核对无误后，填写《采购付款审批表》（见表4），附合同、订单、验收单、发票等资料，按财务审批流程报批。

付款审批权限：

金额≤5000元：由行政部负责人、财务部负责人审批；

金额＞5000元：需经财务部负责人、单位分管领导审批。

款项支付

财务部审批通过后，按合同约定方式（转账、支票等）向供应商付款，并保留付款凭证（如银行回单）。

资料归档

行政部负责将采购全流程资料（采购申请表、审批文件、询价/比价表、合同/订单、验收单、发票、付款凭证等）整理归档，建立采购档案，保存期限不少于3年，以备查阅。

三、配套工具表单

表1：行政办公物资采购申请表

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

物资名称

规格型号

单位

用途说明

需求部门负责人意见

签字：年月日

行政部审核意见

签字：年月日

财务部审核意见（金额＞5000元时填写）

签字：年月日

分管领导审批意见（金额＞5000元时填写）

签字：年月日

表2：供应商