会议记录与会议决议快速输出工具.docVIP

一、适用工作场景

本工具适用于企业内部各类常规会议场景，包括但不限于：部门周例会、项目阶段性推进会、跨部门协调会、决策评审会、专题研讨会等。尤其适合需要快速梳理会议内容、明确责任分工、跟踪决议执行进度的场景，可帮助参会人员高效聚焦核心议题，避免会议讨论偏离方向，同时为后续工作执行提供清晰依据。

二、工具操作流程

（一）会前准备：明确目标与框架

确认会议核心目的：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“协调跨部门资源支持A项目”），并预设会议议程，避免讨论发散。

准备基础信息模板：提前打开“会议记录与决议模板”（见第三部分），填写会议基本信息（时间、地点、参会人、主持人等），打印或分发给记录人，保证记录时可直接填充。

熟悉参会人员分工：记录人需提前知晓参会人员的角色（如项目负责人、技术负责人、决策人等），便于在记录中准确标注发言对应的责任主体。

（二）会中记录：实时聚焦关键信息

按议程顺序记录讨论要点：根据会议议程逐项记录，重点标注“事实信息”（如“当前项目进度滞后10%”）、“不同观点”（如“市场部建议优先优化UI，技术部建议优先修复bug”）及“初步共识”（如“同意分两阶段解决，本周内完成bug修复”）。

区分“讨论内容”与“决议事项”：

讨论内容：客观记录各方观点，避免主观评价，可简写为“工建议……”“经理认为……”；

决议事项：对会议最终确定的结论需重点标注，明确“做什么、谁负责、何时完成”，如“决议：由*工负责协调设计资源，9月15日前完成新版UI稿”。

标记待确认信息：对会议中未明确、需后续核实的内容（如“需法务部确认合同条款是否合规”），单独列出“待跟进清单”，会后及时补充。

（三）会后整理：快速输出规范文档

核对并补充信息：会议结束后1小时内，记录人需对照会议录音（如有）及笔记，补充遗漏的讨论要点，核对决议事项的负责人、时间节点是否准确，保证无关键信息缺失。

填充模板文档：将整理后的信息填入“会议记录与决议模板”，重点完善“决议事项”和“后续行动计划”板块，保证语言简洁、条理清晰。

审核与分发：文档完成后，提交主持人审核（重点核对决议准确性），审核通过后24小时内分发给所有参会人及相关协作部门，抄送上级领导（如需）。

（四）决议跟踪：保证执行落地

建立决议跟踪表：从模板中提取“决议事项”单独形成“决议跟踪表”，明确各任务的负责人、截止日期、当前状态（如“未开始、进行中、已完成”），由专人（如项目助理）每周更新进度。

定期提醒与复盘：对临近截止日期的决议任务，提前2天提醒负责人；任务完成后，在下次会议中同步执行结果，对未完成的任务需说明原因并调整计划，保证闭环管理。

三、会议记录与决议模板

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

[如：2023年Q3产品规划评审会]

会议时间

[年/月/日上/下午时分-时分]

会议地点

[如：公司3号会议室/线上会议]

主持人

[如：*经理]

记录人

[如：*助理]

参会人员

[如：工、主管、*代表等]

缺席人员

[如：*工（事假）]

会议议程

1.议题一：……2.议题二：……

（二）讨论内容记录

议题

讨论要点

发言人

[议题一]

1.当前项目进度：已完成60%，核心模块开发滞后（工）；2.滞后原因：技术难点未攻克，需增加2名开发资源（工）；3.资源协调：*经理表示下周前协调到位。

工、经理

[议题二]

1.市场反馈：用户对界面交互体验提出优化建议（代表）；2.技术评估：UI调整需5天，不影响整体上线时间（主管）；3.初步共识：优先调整登录页交互，下周三前出稿。

代表、主管

（三）决议事项

决议编号

决议内容

负责人

完成时间

备注

由*工负责协调2名开发资源，支持核心模块开发，保证9月20日前完成进度追赶。

*工

2023/09/20

需与技术部确认人选

由*主管牵头，设计部配合，于9月13日前完成登录页UI交互优化稿并提交评审。

*主管

2023/09/13

评审会另定时间

*代表负责收集用户反馈其他优化需求，9月25日前形成汇总报告。

*代表

2023/09/25

作为后续迭代参考

（四）后续行动计划

任务描述

负责人

截止日期

优先级

依赖资源

协调开发资源并更新项目进度计划

*工

2023/09/10

高

技术部经理支持

组织登录页UI优化稿评审会议

*主管

2023/09/14

中

市场、产品部参与

整理用户反馈需求并提交产品经理审核

*代表

2023/09/26

低

产品部配合

（五）附件清单（如有）

《Q3项目进度现状表》

《用户反馈意见汇总（初稿）》

四、使用注意事项

记录的客观性与准确性：记录时需严格区分“事实陈述”与“个人观点”，避免使用“我认