会议策划与执行活动方案模版.docVIP

会议策划与执行活动方案模板

一、适用工作场景

二、策划执行全流程步骤

（一）前期筹备：明确需求与基础框架

需求调研与目标确认

与会议发起人（如部门负责人、项目组）沟通，明确会议核心目标（如同步项目进度、解决特定问题、提升团队凝聚力等）、参会范围（内部人员/外部嘉宾，职级、部门分布）、期望成果（是否需形成决议、输出报告、明确后续行动项）。

输出物：《会议需求确认表》（含目标、主题、时间、地点、参会人员、成果要求等关键信息）。

团队组建与职责分工

根据会议规模与复杂度，成立专项执行小组，明确核心角色：

总负责人（**）：统筹全局，决策关键事项；

策划组（、）：设计议程、撰写方案、对接嘉宾；

执行组（赵六）：场地布置、物资准备、现场协调；

宣传组（周七）：邀请函设计、通知发布、后期宣传；

后勤组（吴八）：餐饮安排、交通住宿、医疗应急。

输出物：《会议执行分工表》（含角色、姓名、职责、联系方式、完成时限）。

时间与地点规划

时间：避开公司业务高峰期、法定节假日，考虑参会人员通勤时间，会议时长建议控制在2-6小时（大型会议可分时段进行）；

地点：根据会议性质选择（如内部会议室、外部酒店、线上平台），需确认场地容量、设备（投影仪、麦克风、网络）、交通便利性、有无无障碍设施等。

输出物：《会议时间地点确认表》（含日期、时间段、具体地址、场地需求清单）。

（二）方案细化：内容设计与资源准备

议程与内容设计

围绕会议目标，设计逻辑清晰的议程，明确各环节主题、时长、负责人、形式（如演讲、讨论、互动、表决）。例如：

开场致辞（10分钟，主持人**）；

主题汇报（30分钟，项目负责人**）；

分组讨论（40分钟，各组组长引导）；

集中表决（20分钟，总负责人**总结）；

结尾总结（10分钟，高层领导赵总）。

输出物：《会议议程表》（含时间、环节、内容、负责人、备注）。

嘉宾与参会人员邀请

嘉宾：提前1-2周发送正式邀请函（含会议主题、时间、地点、议程、嘉宾职责），确认出席意向，收集简介、照片、PPT等资料；

内部参会人员：通过OA、邮件群发通知，明确会议重要性及需提前准备的材料（如项目数据、问题清单）。

输出物：《嘉宾名单》《参会人员名单》（含姓名、部门、联系方式、特殊需求，如饮食禁忌）。

物资与预算准备

根据议程与场地需求，列出物资清单，明确采购/租赁渠道与预算：

设备类：投影仪、音响、麦克风、翻页笔、签到设备；

物料类：背景板、横幅、会议手册、笔、便签纸、饮用水；

其他：礼品（可选）、餐饮（根据人数与标准）、线上会议平台（如需）。

输出物：《会议预算明细表》《物资采购/租赁清单》（含项目、数量、单价、金额、负责人）。

（三）执行落地：现场组织与流程把控

会前准备（会议前1-2天）

场地布置：搭建背景板、调试设备、摆放桌椅（根据会议形式确定是否分组）、设置签到台、摆放物资；

最后确认：与嘉宾、场地供应商、餐饮方再次对接时间与细节，检查设备运行情况（如麦克风电量、网络稳定性）。

输出物：《会前准备checklist》（含场地、设备、物资、嘉宾确认等项）。

会中执行（会议当天）

签到引导：安排专人负责签到（纸质/电子），发放会议手册、礼品（可选），引导参会人员入座；

流程把控：主持人按议程推进，严格控制各环节时长（可设置计时提醒），及时处理突发情况（如设备故障、嘉宾迟到）；

记录与互动：安排专人记录会议内容（重点决议、行动项、问题点），通过互动环节（如提问、投票）提升参与感；

后勤保障：保证饮用水充足，引导参会人员如厕，安排茶歇（如会议超2小时）。

输出物：《会议现场记录表》《行动项跟踪表》（含任务描述、负责人、完成时限）。

会后收尾（会议结束后1-2天内）

场地清理：与场地方确认物品归还、设施复原，清理垃圾；

资料整理：整理会议记录、照片、视频，形成《会议纪要》（含目标回顾、内容摘要、决议、行动项），24小时内发送给参会人员及相关部门；

费用结算：收集发票，按财务流程报销，核对预算执行情况；

反馈收集：通过问卷星等工具向参会人员收集反馈（如议程合理性、服务质量、建议），优化后续会议。

输出物：《会议纪要》《费用结算表》《参会反馈汇总表》。

（四）复盘总结：经验沉淀与持续优化

复盘会议

执行组全体成员参与，围绕“目标达成情况、流程顺畅度、问题与改进点”展开讨论，形成《会议复盘报告》。

归档资料

将会议方案、议程、签到表、纪要、反馈、照片视频等资料整理归档，方便后续查阅与参考。

三、核心工具表格清单

表1：会议需求确认表

项目

内容说明

填写人

日期

会议名称

例：2024年Q3销售目标推进会

**

2024-07-01

会议目标

明确Q3销售策略，分解区域指标

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2024-07-01

建议时间

2024-07-1514:00-17:00

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