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企业采购流程审批标准与指南

一、适用范围与场景说明

本指南适用于企业各类采购活动的全流程管理，涵盖日常运营物资采购（如办公用品、生产辅料）、项目专项采购（如设备购置、工程材料）、零星紧急采购（如突发维修物资）等场景。无论是常规批量采购还是单次专项采购，均需遵循本标准，保证采购活动的合规性、经济性和效率性。不同场景下可根据采购金额、物资特性适当调整流程细节，但核心审批环节不得简化。

二、采购流程全步骤操作指引

（一）需求发起与申请

责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）指定专人（*某）作为申请人。

操作内容：

申请人根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物资名称、规格型号、数量、预估单价、总预算、用途（如“生产车间A设备维修”“办公区文具补充”）、期望交付时间及附件（如技术参数表、图纸、市场询价单等）。

若为项目采购，需附项目立项批复文件，明确采购内容与项目目标的关联性。

审批节点：

部门负责人（*某）审核需求必要性，确认采购内容与部门工作计划的匹配度，签字批准。

预算金额超部门年度预算10%及以上的，需提交财务总监（*某）复核预算合规性。

（二）预算确认与备案

责任主体：财务部门（预算专员*某）。

操作内容：

财务部门对照企业年度预算表，审核《采购申请表》中的预估总预算是否在预算额度内，预算科目是否准确（如“办公费”“原材料采购”等）。

若预算不足，需求部门需提交《预算调整申请》，说明调整原因（如新增项目、市场价格波动），经总经理办公会（*某主持）审批通过后，方可启动后续流程。

输出结果：财务部门在《采购申请表》上标注“预算已确认”并盖章，同步更新预算台账。

（三）供应商选择与商务洽谈

责任主体：采购部门（采购经理*某牵头，需求部门、技术部门配合）。

操作内容：

供应商来源：优先从企业《合格供应商名录》中选择；名录无匹配供应商的，需通过公开招标（采购金额≥50万元）、询价比价（5万元≤采购金额＜50万元，至少3家供应商报价）、单一来源采购（独家产品或紧急情况，需经分管副总*某特批）等方式确定供应商。

资质审核：供应商需提供营业执照、相关资质证书（如医疗器械生产许可证、ISO认证等）、近三年业绩证明，采购部门核实其合法性、供货能力及信誉记录。

商务洽谈：与技术部门共同确认技术参数，与供应商洽谈价格、交付周期、付款方式、售后服务等条款，形成《商务谈判记录表》。

审批节点：

采购部门负责人（*某）审核供应商选择方式合规性及谈判结果合理性。

采购金额≥20万元的，需提交分管副总（*某）审批。

（四）合同拟定与审批

责任主体：采购部门（法务专员*某协助）。

操作内容：

采购部门根据《商务谈判记录表》拟定采购合同，明确双方权利义务、标的物详情、质量标准、交付时间、验收方式、违约责任、争议解决条款等。

法务部门审核合同条款的合法性与完整性，重点排查法律风险点（如知识产权、保密条款）。

审批节点：

采购经理（某）、法务负责人（某）会签合同文本。

采购金额≥30万元的，需总经理（*某）最终审批；金额≥100万元的，需提交董事会审批。

签署与归档：审批通过后，由授权代表（*某）与供应商签署合同，原件交行政部归档，采购部门留存复印件。

（五）采购执行与交付跟踪

责任主体：采购部门（采购专员*某）。

操作内容：

采购部门向供应商发出《采购订单》，同步合同关键信息，要求供应商按约定时间、地点交付物资。

跟踪生产/备货进度，若遇延迟（如不可抗力、产能问题），供应商需提前3个工作日书面通知，采购部门协调交付时间或启动备用供应商方案。

异常处理：交付物资数量、型号与订单不符的，采购部门需在24小时内与供应商沟通处理（补发、换货或扣除相应货款）。

（六）验收与确认

责任主体：需求部门（验收组长*某）、技术部门、质量部门（如涉及）。

操作内容：

物资送达后，验收小组对照合同、技术参数表进行现场验收，重点检查：

数量、规格、外观是否与订单一致；

质量检测报告、合格证等文件是否齐全；

试运行或试用（如设备、耗材）是否满足使用要求。

验收合格后，填写《采购验收报告》，验收小组成员（需求、技术、质量代表）签字确认；不合格的，出具《不合格物资处理单》，要求供应商限期整改，整改后复验。

审批节点：

采购部门负责人（*某）审核验收结果，确认处理意见。

（七）付款结算与档案归集

责任主体：财务部门（会计*某）、采购部门。

操作内容：

采购部门向财务部门提交《付款申请表》，附《采购合同》《验收报告》《供应商发票》（或有效费用凭证）、结算单等资料。

财务部门核对单据一致性，确认付款条件达成（如验收合格、发票合规），按合同约定付款方式（电汇、承兑汇票等）办理付款，同步更新应付账款台账。

档案归集：采购部门将采购全流程资料（申请表、预算表、供应商资料、合同、验收报告、付款