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备用金发放及管理操作流程指南

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司备用金的申领、审批、发放、使用、报销及清理等环节的管理，确保资金安全，提高资金使用效率，明确各部门及相关人员的职责，依据国家相关财经法规及公司财务管理制度，特制定本流程指南。

1.2适用范围

本指南适用于公司各部门因日常经营活动需要，临时借用并用于支付零星开支、紧急小额采购等符合公司规定用途的备用金管理。

1.3管理原则

备用金管理遵循“额度控制、专款专用、及时清理、责任到人”的原则。任何部门和个人不得挪作他用、超额领用或长期占用。

二、管理职责

2.1财务部门

财务部门是备用金的归口管理部门，主要职责包括：

*制定和完善备用金管理相关制度及操作流程。

*负责备用金额度的审核与核定。

*负责备用金的发放、核销及账务处理。

*监督检查各部门备用金的使用与管理情况，定期进行盘点与对账。

*对违反备用金管理规定的行为进行处理。

2.2备用金使用部门

各备用金使用部门是备用金日常管理的直接责任单位，主要职责包括：

*指定专人（通常为部门内勤或指定办事人员）作为备用金管理员，负责本部门备用金的申领、保管、使用登记及报销工作。

*确保备用金用于规定的业务范围，严格控制支出。

*督促备用金管理员及时办理报销和清理手续。

*对本部门备用金的安全及合理使用负责。

2.3备用金管理员

备用金管理员是备用金的直接保管人和使用人，对备用金的安全、完整及合规使用负直接责任，主要职责包括：

*妥善保管备用金，确保资金安全，防止遗失、被盗或挪用。

*严格按照规定用途使用备用金，对不符合规定的支出有权拒绝支付。

*建立备用金台账，逐笔记录备用金的领取、支出明细，并妥善保管相关原始凭证。

*定期与财务部门核对备用金账目，确保账实相符。

*在规定期限内或备用金即将用完时，及时办理报销和补足手续。

2.4审批人

各级审批人应根据公司授权及本流程规定，对备用金的申请、使用等环节进行严格审核，确保其合规性、必要性与合理性。

三、备用金的申请与审批

3.1申请条件

各部门因以下业务需要，且无法通过公司常规采购流程或公务卡结算的，可申请备用金：

*日常零星办公费用支出（如小额办公用品采购、市内交通费等）。

*紧急情况下的小额物资采购或服务费用支付。

*公司规定允许的其他零星支出。

3.2申请额度

备用金申请额度应根据实际业务需要从严控制。

*常规备用金：根据部门业务量大小及历史支出情况，由财务部门核定一个相对固定的周转额度。

*临时备用金：针对特定临时事项申请，应明确具体用途、预计金额及使用期限，原则上一事一申请，事毕即清。

3.3申请流程

1.提交申请：备用金管理员填写《备用金申请单》，详细注明申请部门、申请人、用途、申请金额、预计使用期限等信息，并附相关证明材料（如经审批的采购需求单、会议通知等，如需）。

2.部门审核：《备用金申请单》经部门负责人审核签字，确认申请的必要性、用途的真实性及金额的合理性。

3.财务审核：申请单提交至财务部门，由财务负责人或其授权人员审核。财务部门重点审核申请依据是否充分、额度是否符合规定、是否符合备用金管理原则。

4.审批发放：经财务审核通过后，按照公司资金审批权限逐级上报审批。审批通过后，方可办理备用金领取手续。

四、备用金的发放

4.1发放方式

备用金原则上通过银行转账方式发放至备用金管理员的个人账户（需为公司认可的员工本人实名账户）。特殊情况下，经财务负责人批准，可采用现金方式发放。

4.2发放手续

1.财务部门出纳人员根据审批有效的《备用金申请单》，办理款项支付手续。

2.采用转账方式的，出纳人员核对收款账户信息无误后进行转账操作。

3.采用现金方式的，备用金管理员需在《备用金申请单》上签字确认领取，并当面点清现金。

五、备用金的日常管理与使用

5.1专款专用

备用金必须严格按照批准的用途使用，不得挪用于与申请用途无关的支出，严禁用于个人消费、投资、借贷等非经营性活动。

5.2保管责任

备用金管理员对备用金的安全负全部责任。

*备用金应存放于安全场所，如带锁的抽屉或保险柜。

*严禁将备用金与个人款项混存混用。

*如发生备用金遗失、被盗等情况，应立即向部门负责人及财务部门报告，并按公司规定承担相应责任。

5.3支出管理

1.备用金支出时，备用金管理员应严格审核支出的真实性、合规性，确保符合公司财务制度及备用金使用范围。

2.每笔支出均应取得合法、合规的原始凭证（如发票、收据、付款凭证等），并由经办人签字确认。原始凭证应内容完整、字迹清晰、要素齐全。

3.备用金管理员