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项目会议记录及后续跟进模板

适用场景与时机

操作流程详解

一、会前：准备基础信息，明确会议目标

确认会议核心要素：提前与主持人沟通，明确会议主题（如“项目需求评审会”）、目标（如“确定功能模块优先级”）、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含核心决策人、执行人、记录人）。

梳理会议议程：根据目标列出会议主要议题及顺序，例如：①项目进度汇报；②需求争议点讨论；③下一阶段任务分配；④其他事项。

准备辅助工具：提前测试录音设备（如需）、共享屏幕、在线文档协作工具（如飞书文档、腾讯文档），保证记录过程流畅；若涉及资料，提前分发至参会人。

二、会中：实时记录关键信息，聚焦决策与行动

记录基本信息：在模板中填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人，标注参会人员（含姓名/部门，用“”代替真实姓名，如“产品部-张”“研发部-李*”）及缺席人员及原因。

按议程跟踪讨论：逐项记录议题下的讨论要点，重点关注：

不同观点：如“市场部建议优先上线A功能，研发部认为B功能技术风险更低”；

结论与共识：如“最终确定优先开发B功能，A功能延后至二期”；

待办任务：明确任务描述、负责人、截止日期（如“完成B功能原型设计，负责人：设计部-王*，截止：2024–”）。

标记关键决策：对会议明确的决议（如“项目预算调整上限为10万元”“需协调法务部审核合同条款”）单独标注，避免与讨论内容混淆。

三、会后：整理记录并分发，推动任务落地

整理与核对：会后2小时内完成记录整理，补充遗漏信息（如未标注的讨论要点），重点核对待办任务的“负责人”“截止日期”“状态”是否准确，必要时与参会人确认（如“*，请确认‘需求文档初稿’的截止日期是否为月日？”）。

分发与归档：将确认后的记录通过项目协作工具（如企业钉钉）分发至所有参会人及相关方，并同步至项目知识库（如Confluence、语雀）归档，标题命名格式建议：“【会议记录】项目-会议-2024”。

发起任务跟进：在项目管理工具（如Jira、Teambition）中创建待办任务，设置截止日期提醒，关联会议记录，方便执行人查阅背景。

四、后续：持续跟踪进度，保证闭环管理

定期同步进展：在周例会或每日站会中，对照模板中的“待办任务清单”，逐一更新任务状态（如“进行中”“已完成”“受阻”），对受阻任务（如“第三方接口对接延迟”）明确原因及解决方案（如“协调供应商*，预计月日前恢复”）。

任务闭环确认：任务完成后，负责人需在会议记录或任务系统中反馈结果（如“需求文档初稿已完成，：X”），记录人更新状态为“已完成”，并标注完成时间。

复盘与优化：对周期性会议（如周例会），每月末回顾模板中的任务完成率、高频问题点，分析跟进流程中的卡点（如“跨部门任务响应延迟”），推动协作机制优化。

模板内容框架

模块

内容项

填写说明

会议基本信息

会议名称

例：“项目V2.0版本启动会”

时间

精确到分钟，如“2024–14:00-16:00”

地点

线上填写会议，线下填写会议室号（如“3楼会议室A”）

主持人

姓名/部门，用“”代替，如“项目经理-赵”

记录人

同上，如“产品助理-钱*”

参会人员

列出所有参会人，格式“部门-姓名”，如“研发部-李、测试部-周*”

缺席人员及原因

如“市场部-吴*（客户拜访）”

会议议程

序号

按会议顺序填写，如“1、2、3”

议题

例：“1.项目当前进度汇报”

负责人

汇报人姓名/部门，如“研发经理-李*”

预计时长

例：“20分钟”

核心讨论内容

议题

关联议程中的议题序号

讨论要点

记录关键观点、数据、分歧，如“李：V1.0版本Bug修复率95%，但用户反馈加载速度慢；周：建议优化缓存机制”

不同意见

若存在争议，明确双方观点，如“吴：建议优先推广新功能；赵：需先解决稳定性问题”

结论

最终共识，如“暂不推广新功能，优先优化加载速度，下周五前提交方案”

决议事项

序号

按决议重要性排序，如“1、2”

决议内容

明确、可执行，如“1.项目预算增加5万元，用于购买服务器资源”

依据

决策来源，如“根据当前用户量增长预测（附件1）”

责任人

落实执行人，如“行政部-孙*”

待办任务清单

序号

关联会议中的任务，如“1、2”

任务描述

具体行动，避免模糊，如“完成服务器采购申请，提交至财务部审核”

负责人

姓名/部门，用“*”代替

截止日期

精确到日，如“2024–”

当前状态

默认“待开始”，更新为“进行中”“已完成”“受阻”

备注

可填写依赖条件、风险等，如“需财务部*配合，若延迟需提前2天通知”

下次会议安排

时间

初步拟定，如“2024–15:00”

地点

例“线上会议”

主要议题

例“服务器采购进度汇报”“加载速度优化方案评审”

其他事项

附件

列出会议涉及资料，如“附件1：用户量增长预测报告；附件