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学校图书资源采购与管理制度

引言：在知识经济时代，图书资源作为学校教学科研的重要支撑，其采购与管理制度的科学性直接影响着学术资源的利用率与教育质量。为了规范图书资源的购置行为，提升资源配置效率，保障师生获取优质学术信息的权益，特制定本制度。制度旨在明确各部门职责，优化采购流程，强化资源监管，确保图书资源能够充分服务于教学科研需求。本制度适用于学校所有图书资源的采购与管理活动，核心原则包括需求导向、公开透明、专业评审、持续优化。通过制度约束与引导，实现图书资源的高效利用与价值最大化，为学校可持续发展奠定坚实的文献信息基础。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：图书资源采购与管理部门在学校组织架构中承担着学术资源的规划与配置职责。该部门负责制定年度采购计划，组织专业书目的评审，执行采购流程，并监督资源使用情况。与其他部门协作时，需与教学部门定期沟通需求，与信息技术部门协调数字化资源建设，与财务部门对接预算审批，形成协同管理机制。协作过程中，应通过正式渠道提交协作需求，明确责任分工，确保跨部门工作有序推进。

（二）核心目标：短期目标聚焦于完善采购流程与提升资源覆盖率，如优化评审机制，扩大电子图书采购比例。长期目标则是构建动态资源评估体系，实现供需精准匹配。目标设定需与学校战略保持一致，例如在建设研究型大学的过程中，优先采购前沿学科文献；在推广通识教育的背景下，增加跨学科图书投入。目标达成情况将作为部门绩效考核的重要依据，定期评估目标实施效果，及时调整策略。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：部门采用三级汇报架构，设总监一名，负责整体战略规划；下设采购主管、资源管理专员、技术支持工程师等岗位，分管不同业务模块。总监向分管副校长汇报，采购主管管理采购团队，资源管理专员负责馆藏评估，技术支持工程师协调数字化资源整合。部门内部通过例会制度同步工作进展，重大决策需经总监审批。岗位职责边界清晰，采购团队专注市场调研与供应商管理，资源管理团队负责馆藏分析，技术团队确保资源可访问性。

（二）人员配置：部门编制标准为X人，包含采购、管理、技术三类岗位。招聘需通过校园招聘或社会招聘渠道，优先选择具备图书情报专业背景或相关工作经验者。晋升机制基于工作绩效与能力评估，每年评审一次，优秀员工可晋升为高级专员或主管。轮岗机制鼓励跨岗位交流，每X年安排一次内部轮岗，帮助员工全面了解业务。新员工需接受X周系统培训，内容包括采购流程、馆藏政策、数字化工具使用等，确保快速适应岗位要求。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：采购流程分为五个阶段，依次为需求征集、预算审批、书目评审、供应商选择、验收结算。具体操作包括：需求征集阶段，教学部门提交书单需说明用途与预期读者；预算审批阶段，采购主管汇总需求，经部门负责人审核后提交财务部，最终由CEO签字批准；书目评审阶段，组建由资深教师与图书管理员组成的评审小组，采用隐名评审制；供应商选择阶段，通过公开招标或竞争性谈判确定供应商，签订电子合同；验收结算阶段，技术团队验证资源可用性，财务按合同支付款项。流程节点设置关键控制点，如项目启动会需确认需求与预算，中期评审检查进度与质量，结项验收需多方签字确认。

（二）文档管理：所有采购文件需按统一标准命名，包括合同编号、签订日期、金额等关键信息。电子文档存储在加密服务器，访问权限严格分级，合同存档仅总监可调阅，采购记录需保存X年备查。会议纪要采用标准化模板，包含议题、决议、责任人、时限等信息，每月汇总归档。报告模板包括采购报告、使用分析报告等，提交时限为每月X日前提交上期报告。文档管理遵循最小权限原则，非经授权不得外传，定期开展电子档案检查，确保完整性。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：采购权限分为三级，总监负责金额超X万元的决策，采购主管审批X万元以下采购，专员执行常规采购。紧急决策流程适用于突发需求，如重要学术会议指定文献紧急采购，可由采购主管临时执行，事后补办审批手续。授权范围明确标注在采购申请表中，避免越权操作。供应商选择需通过随机抽取评审小组成员的方式，确保公平性。

（二）会议制度：部门周会每周X举行，讨论当期工作与问题，例会纪要需在会后X小时内发布。季度战略会每季度召开一次，邀请分管副校长参加，评审年度计划执行情况。决策记录采用电子签名确认，决议事项需在24小时内分配责任人，并通过系统追踪执行进度。会议参与人员根据议题确定，例如预算审批会需财务部门列席，重大采购需教学部门代表参加。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：设定KPI体系，采购团队考核采购及时率、预算偏差率、供应商满意度等指标；资源管理团队考核资源利用率、读者反馈评分等。评估周期为月度自评、季度上级评估，结合360度反馈收集多角度评价。绩效数据通过系统自动统计，生成可视化报表供分析使用。评估结果与