财务报销与审批流程标准作业模板.docVIP

财务报销与审批流程标准作业模板

一、适用范围与常见应用情境

二、标准操作流程步骤

步骤一：费用发生与凭证准备

费用发生：员工因公开展业务时，需提前知晓公司费用标准（如差旅住宿上限、招待费额度），保证费用支出合理。

凭证收集：费用发生后，及时取得合规凭证（如发票、行程单、付款凭证等），凭证需注明费用发生日期、事项、金额，并加盖出具单位公章。如涉及多项费用，需分类整理（如差旅费中的交通费、住宿费分开标注）。

辅助材料准备：根据费用类型补充必要证明，例如：

差旅费需附《出差审批单》（注明出差事由、时间、地点、审批人）；

业务招待费需附《招待事由说明》（注明招待对象、目的、参与人员）；

办公用品采购需附《采购申请单》或验收清单。

步骤二：填写报销申请表

获取模板：从公司内部系统或行政部领取《财务报销申请表》（模板见第三部分），保证使用最新版本。

填写基本信息：准确填写申请人姓名*、所属部门、申请日期、联系方式（内部办公电话）、费用归属期间（如“2024年3月1日-2024年3月15日”）。

填写费用明细：按费用类别逐项填写，每项需注明“费用发生日期”“具体事项”“费用类别”“金额”“凭证名称及编号”（如“2024-03-05，北京-上海高铁费，差旅费，553元，发票号5678”），保证金额计算准确（如小写合计与大写一致）。

粘贴附件：将所有凭证及辅助材料按顺序粘贴在《报销申请表》“附件清单”后，每页凭证标注页码（如“共3页，第1页”），并在附件清单中注明附件数量及名称。

步骤三：部门负责人初审

提交申请：申请人将填写完整的《报销申请表》及附件提交至直接部门负责人*，说明费用事由及明细。

审核内容：部门负责人需重点审核：

费用是否因公发生，是否符合部门预算；

费用事项是否真实、合理，有无超标准支出；

附件是否齐全、凭证是否合规。

签署意见：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；如存在疑问或需补充材料，需一次性告知申请人修改要求。

步骤四：财务部门复核

接收材料：财务部门*接收经部门负责人审批的报销申请，核对材料完整性（申请表、附件、审批签字是否齐全）。

合规性审核：财务人员重点复核：

凭证是否符合税务及公司财务制度（如发票抬头、税号是否正确，有无涂改）；

费用金额、计算是否准确，类别划分是否正确；

费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿是否超标，招待费是否超出单次限额）。

处理结果：

审核通过：在“财务审核”栏签字，并将材料流转至下一审批环节；

需补充材料：注明退回原因（如“发票未填写税号，请补充”），返回申请人修改；

不合规：拒绝报销，说明理由（如“费用与工作无关，不予报销”）。

步骤五：权限领导审批

根据费用金额及公司权限管理规定，由不同层级领导审批：

小额费用（如单笔金额≤5000元）：由部门负责人审批后，提交财务负责人*审批；

大额费用（如单笔金额＞5000元）：需经财务负责人审批后，提交公司分管领导*审批；

特殊费用（如单笔金额≥20000元或预算外费用）：需经分管领导审批后，提交总经理*审批。

审批领导需在对应审批栏签署意见及日期，确认费用支出的必要性及合规性。

步骤六：财务付款与归档

安排付款：所有审批完成后，财务部门在5个工作日内通过银行转账或备用金方式完成付款，付款账户信息需为申请人公司备案的对公账户或个人工资卡。

归档保存：财务部门将《报销申请表》、原始凭证、审批意见等资料按月整理归档，保存期限不少于5年，以备后续查阅或审计。

三、报销申请表模板

财务报销申请表

基本信息

申请人*

所属部门

申请日期

年月日

联系方式（内部电话）

费用归属期间

年月日至年月日

费用明细清单

序号

费用发生日期

费用事项

费用类别（办公费/差旅费/招待费等）

金额（元）

凭证名称及编号

备注

1

2

3

…

小计（大写）

小计（小写）

￥

附件清单|附件数量：份附件说明（如发票、出差审批单、招待事由说明等）：|

审批意见|部门负责人：签字：日期：年月日财务审核人：签字：日期：年月日权限领导*（根据金额选择）：财务负责人/分管领导/总经理：签字：日期：年月日财务付款确认：签字：日期：年月日|

四、操作要点与风险提示

及时性要求：费用应在发生后10个工作日内提交报销，特殊情况（如出差返程延迟）需提前向财务部门说明，逾期未提交且无合理理由的，财务部门有权不予受理。

真实性原则：申请人需对所提交材料的真实性、完整性负责，严禁虚构费用、伪造凭证或拆分报销，一经发觉，将按公司规定处理，情节严重的追究法律责任。

完整性要求：附件必须与费用明细一一对应，缺失凭证或证明材料的费用项不予报销；如凭证遗失，需提供由出具单位盖章的《遗失证明》及情况说明，经部门负