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合同管理工具与合同审批流程模板

一、适用范围与典型应用场景

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；

合作类合同：项目合作、联营协议、品牌授权等；

服务类合同：咨询、设计、运维、租赁等服务协议；

其他类合同：劳动合同、保密协议、补充协议等。

涉及角色包括业务发起人、部门负责人、法务专员、财务专员、审批高管及合同归档管理员等，可根据企业规模灵活调整审批权限与流程节点。

二、合同全流程操作步骤详解

1.合同需求发起与立项

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）

具体动作：

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（如采购数量、服务期限、预算金额等）、合作背景及预期目标；

部门负责人对立项申请的合理性、必要性进行审核，确认符合业务规划后签字批准；

涉及预算的需同步提交财务部门预审，保证预算符合公司财务制度。

输出成果：《合同立项申请表》（部门负责人签字版）、合作方初步资质文件（如营业执照复印件、合作意向书等）。

2.合同起草与内容审核

操作主体：业务经办人主导，法务专员、财务专员协同

具体动作：

业务经办人根据立项需求，使用公司标准合同模板或参考行业范本起草合同文本，明确双方主体信息、合同标的、数量/质量标准、价款/支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；

法务专员对合同条款的合法性、合规性、逻辑性及风险点进行审核，重点关注：

主体资格（合作方是否具备履约能力、是否涉及特许经营等）；

权利义务对等性（是否存在单方面加重我方责任的条款）；

违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式是否约定明确（如仲裁机构名称、管辖法院）；

财务专员审核合同中的财务条款，包括：

价款计算是否准确，是否符合预算；

支付方式、节点是否与财务流程匹配（如是否需预付款、质保金等）；

涉及税费、发票的条款是否符合税法规定。

输出成果：合同草案（法务、财务审核意见版）、《合同条款审核记录表》（见模板2）。

3.内部审批流程发起

操作主体：业务经办人或合同管理员

具体动作：

业务经办人将审核后的合同文本及《合同审批流程表》（见模板3）提交至审批系统（或线下流转），按审批权限逐级报批；

审批权限设置参考：

金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员→部门分管副总；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员→部门分管副总→总经理；

金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员→部门分管副总→总经理→董事长（或董事会）；

各审批节点需在2个工作日内完成，若需修改意见，需明确标注修改内容及原因，退回至业务经办人调整。

输出成果：《合同审批流程表》（各审批节点签字/审批意见版）、最终版合同文本。

4.合同签署与用印管理

操作主体：合同管理员、授权签署人、行政部（或用印管理部门）

具体动作：

合同管理员确认审批流程完成后，打印最终版合同文本（一式X份，根据合作方需求及归档要求确定份数），提交至授权签署人（如总经理、分管副总等）；

授权签署人核对合同内容与审批版本一致后，在合同指定签署页签字（或盖章）；

行政部根据《合同审批流程表》及用印申请流程，对合同文本加盖公司公章或合同专用章，保证“骑缝章”齐全（多页合同需加盖骑缝章）；

签署完成后，合同管理员及时将合同原件分送合作方（如需）及内部归档部门，扫描件同步至合同管理系统（如有）。

输出成果：签署完毕的合同原件、合同扫描件、用印登记记录。

5.合同履行与跟踪管理

操作主体：业务部门、财务部门、法务专员

具体动作：

业务部门作为合同履行主责部门，指定专人跟踪合同履行进度，包括：

交付/验收情况（如采购合同需核对数量、质量，服务合同需确认服务成果）；

付款节点执行情况（如按合同约定申请付款、催收应收款项）；

双方沟通函件、变更协议等文件的收集与存档；

财务部门根据合同支付条款审核付款申请，保证付款进度与履行情况匹配；

法务专员定期对合同履行中的风险进行排查（如合作方违约、不可抗力事件等），协助业务部门处理争议。

输出成果：《合同履行跟踪表》（见模板4）、验收单据、付款凭证、往来函件等。

6.合同变更、解除与归档

操作主体：业务部门、法务专员、合同管理员

具体动作：

变更/解除：若需变更或解除合同，业务部门应与合作方协商一致，签订《合同变更/补充协议》或《解除协议》，并重新履行审批流程；

归档管理：合同管理员在合同履行完毕（或终止）后10个工作日内，完成合同资料归档，包括：

合同立项申请表、审批流程表；

合同文本（含附件、补充协议）；

签署页原件、用印登记记录；

履行过程中的验收单据、付款凭证、往来函件等；

归档资料需按“合同编号”分类存放，电子版备份至