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水厂档案管理制度建设方案

在现代水厂的运营与发展中，档案作为记录历史、承载知识、支撑决策的重要载体，其规范化管理对于保障生产安全、提升运营效率、促进可持续发展具有不可替代的作用。为系统梳理和科学管理水厂各类档案资源，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，特制定本档案管理制度建设方案。

一、背景与意义

水厂档案涵盖了从工程建设、生产运行、设备管理、水质监测、技术研发到行政管理、人力资源等各个方面的原始记录和信息载体。这些档案不仅是水厂历史沿革的忠实记录，更是日常运营维护、技术改造升级、应急决策处置以及应对各类检查评估的重要依据。当前，部分水厂在档案管理方面可能存在着收集不及时、整理不规范、保管条件欠缺、利用效率不高等问题，亟需通过一套完善的制度来加以规范和引导，从而充分发挥档案在水厂管理中的基础性作用。

二、目标与原则

（一）建设目标

1.规范化：建立统一的档案分类、整理、编目、保管、利用和销毁等工作流程与标准，实现档案管理各环节的有序可控。

2.系统化：确保水厂各类档案的收集齐全、整理规范、保管安全，形成完整、系统的档案资源体系。

3.高效化：优化档案检索和利用机制，提高档案信息的查准率和查全率，为水厂各项工作提供便捷、高效的服务。

4.安全化：落实档案安全保管制度，采取有效措施防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘，确保档案实体与信息安全。

（二）基本原则

1.统一领导，分级管理：明确档案管理工作的领导机构和牵头部门，各业务部门协同配合，共同做好档案管理工作。

2.完整准确，真实可靠：档案的收集和整理必须保证其内容的完整、准确，如实反映水厂各项活动的客观情况。

3.科学规范，便于利用：遵循档案管理的专业规律，采用科学的方法进行分类、编目和保管，为档案的高效利用创造条件。

4.依法依规，安全保密：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，加强档案保密工作，维护档案的机密性。

三、组织领导与职责分工

（一）组织领导

建议成立由水厂主要负责人牵头的档案工作领导小组，定期研究档案管理工作中的重大问题，统筹推进制度建设和各项工作的落实。领导小组可下设办公室，负责日常的组织协调工作，办公室宜设在水厂综合管理部门或指定的专职档案管理部门。

（二）职责分工

1.档案管理部门/专职档案员：负责拟定和组织实施档案管理制度；指导和督促各部门做好档案的收集、整理、归档工作；负责档案的接收、保管、鉴定、统计、利用和销毁；负责档案管理系统的维护；组织档案业务培训等。

2.各业务部门/兼职档案员：负责本部门业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步审核，确保其完整性、准确性，并按规定时限向档案管理部门移交；协助档案管理部门开展档案利用等工作。

3.全体员工：有责任保护工作中形成的档案材料，及时将具有保存价值的文件材料交本部门档案员或档案管理部门。

四、档案的收集与整理

（一）收集范围

档案收集应贯穿于水厂各项活动的全过程，主要包括但不限于：

*行政管理类：各类决议、纪要、通知、请示、批复、工作计划、总结、报告、合同协议、资质证书等。

*工程建设类：项目建议书、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、招投标文件、竣工验收资料等。

*生产运行类：运行记录、调度指令、工艺参数、水质检测报告、设备运行日志、维护保养记录等。

*设备管理类：设备台账、采购合同、安装调试记录、说明书、维修保养记录、备品备件资料等。

*技术研发类：科研项目资料、技术革新方案、专利文件、技术标准、学术论文等。

*财务审计类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按财务制度执行）。

*人力资源类：人员档案、招聘录用、培训考核、薪酬福利、职称评定等。

*安全环保类：安全检查记录、隐患整改报告、应急预案、演练记录、环保监测数据等。

*其他类：具有保存价值的声像资料、电子文件、荣誉证书等。

（二）整理要求

1.遵循规范：参照国家或行业相关档案整理规范，结合水厂实际，制定统一的档案分类方案和著录规则。

2.分类清晰：按照档案的形成规律和内容特征，进行科学分类，确保类别明确，层次清楚。

3.组卷合理：将具有有机联系的文件材料组合成案卷，做到一案一卷或一案多卷，便于保管和利用。

4.编目规范：对案卷和卷内文件进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，字迹工整清晰。

5.电子文件管理：明确电子文件的收集范围、格式要求、元数据著录、存储备份和归档流程，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

五、档案的保管与利用

（一）档案保管

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠等条件。配备必要的温湿度调控设