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企业会议纪要制作标准化指南

一、适用场景说明

在企业运营中，会议纪要作为记录会议核心内容、明确行动方向的重要文件，适用于多种正式及非正式会议场景，包括但不限于：

定期会议：如月度经营分析会、季度工作总结会、年度战略规划会等，需系统梳理阶段性工作进展与后续计划；

专项会议：如项目启动会、跨部门协调会、问题整改推进会等，需聚焦具体议题明确责任分工；

决策会议：如预算审批会、制度修订会、重大事项研讨会等，需准确记录决策依据与结果；

临时会议：如突发问题处理会、紧急任务部署会等，需快速记录关键行动项与时间节点。

二、标准化制作流程

会议纪要的制作需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—定稿分发”的标准化流程，保证内容完整、逻辑清晰、责任明确。

1.会前筹备：明确会议要素，记录准备到位

确认会议基本信息：提前获取会议通知，明确会议名称、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人、列席人员）、会议主题及主要议程，避免记录时遗漏核心要素。

梳理会议背景与目标：知晓会议召开的背景（如解决某问题、推进某项目）及预期目标，记录时可针对性聚焦关键内容，避免信息冗余。

准备记录工具与模板：根据会议类型准备记录工具（如电脑、笔记本、录音设备，需提前告知参会人员录音事宜），或提前准备会议纪要模板（含基本信息、议程、讨论内容、决议、待办事项等框架）。

2.会中记录：客观全面抓重点，关键信息不遗漏

记录基础信息：准确记录会议实际开始时间、结束时间（若与通知时间不符，需备注原因），主持人及记录人姓名，缺席人员及原因（如“市场部*经理因出差缺席”）。

按议程顺序记录讨论内容：

发言要点：记录每位发言人（或部门）的核心观点，避免逐字记录，提炼关键词句（如“技术部建议采用A方案，需评估成本”）；

争议与共识：对讨论中存在分歧的内容，需客观记录各方观点（如“销售部主张优先拓展华东市场，运营部建议先试点华南市场，最终同意试点方案”）；

数据与案例：涉及重要数据（如“Q3销售额同比增长15%”）、案例或文件引用时，需准确记录名称、编号及核心内容。

聚焦决议与待办事项：

决议事项：明确会议达成的共识或决策结果（如“同意2024年预算总额控制在*万元内”）；

待办任务：详细记录每项任务的具体内容、负责人、计划完成时间（如“完成客户调研报告：负责人-市场部*专员，截止时间-2023年10月20日”），避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述。

3.会后整理：梳理初稿，保证准确规范

整理会议记录：会后24小时内根据会中记录整理初稿，补充遗漏信息（如未记录的发言人观点、数据来源），核对参会人员、时间、待办事项等基础信息，保证与实际情况一致。

结构化内容呈现：按“基本信息—会议议程—讨论内容—决议事项—待办事项—附件”的逻辑结构组织内容，语言简洁、客观，避免主观评价（如“经理的发言不合理”改为“经理提出不同意见”）。

审核与确认：初稿完成后，提交会议主持人审核，重点核对决议准确性、待办事项明确性，根据审核意见修改完善，经主持人签字确认后定稿。

4.分发与归档：及时传递信息，做好留存管理

分发范围与时间：定稿后1个工作日内，按需分发给参会人员、相关部门及公司存档（如涉及保密内容，需标注“内部资料，注意保密”）。

归档要求：电子版会议纪要按“年份-月份-会议名称”分类存储（如“2023-09-月度经营分析会纪要”），纸质版需装订整齐，与会议通知、议程等资料一并存档，保存期限不少于3年。

三、会议纪要模板结构

以下为通用会议纪要模板，可根据会议类型调整内容模块：

会议基本信息

会议名称

*项目启动会

会议时间

2023年9月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼第一会议室

主持人

总经理*

记录人

行政部*助理

参会人员

销售部经理、技术部主管、财务部专员、行政部助理

缺席人员及原因

市场部*专员（出差参加行业展会）

会议主题

明确*项目启动目标、职责分工及时间节点

会议议程与讨论内容

1.议程一：项目背景与目标（*经理汇报）

-背景：为提升客户满意度，需在Q4上线*客户管理系统；-目标：10月完成系统开发，11月内部测试，12月正式上线。

2.议程二：职责分工讨论

-销售部：负责客户需求调研，9月30日前提交需求清单；-技术部：负责系统开发，10月31日前完成初版；-财务部：负责预算审核，9月25日前反馈意见。

3.议程三：争议点：测试阶段是否邀请客户参与

-技术部建议：邀请5家核心客户参与UAT测试，保证系统实用性；-销售部同意，需提前与客户沟通，10月15日前确定参与名单。

决议事项

1.通过《*项目实施计划》，明确各阶段时间节点与交付物；

2.同意邀请核心客户参与系统测试，由销售部负责客户对接。

待办事项清单

序号

任务内容

1

提交客户需求调研