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采购申请与预算控制工具包

一、工具应用范围

本工具包适用于企业内部各类采购活动的申请与预算管控场景，具体包括：日常办公物资采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务类采购（如咨询、维护等）等。通过标准化流程与模板，实现采购需求与预算的有效匹配，保证支出合规、成本可控，同时提升跨部门协作效率。适用于企业各部门（如行政部、生产部、市场部等）及不同规模项目的采购管理。

二、操作流程详解

（一）需求发起与确认

需求提出：采购需求部门根据业务需要（如新员工入职、设备更新、项目开展等），填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等关键信息，经部门负责人*审核确认后发起流程。

需求复核：采购部门对接需求部门，对采购需求的必要性、合理性进行复核（如是否可替代、是否存在库存积压等），形成《需求复核意见》反馈至需求部门。

（二）预算查询与匹配

预算余额查询：需求部门或采购部门通过财务系统查询对应预算科目（如“办公费”“原材料采购”）的剩余可用预算，重点核对预算额度、有效期及项目归属。

预算匹配判断：

若预估采购金额≤剩余预算，进入后续申请流程；

若预估金额剩余预算，需由需求部门提交《预算调整申请》，说明超预算原因（如市场价格波动、业务量增加等），经财务部门及分管领导审批通过后，方可启动采购申请。

（三）采购申请单填写与提交

需求部门根据复核通过的需求及预算匹配结果，填写《采购申请单》，需包含以下核心信息：

申请部门、申请人*、申请日期；

采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、预算金额）；

预算科目编码、项目名称（如涉及）；

供应商意向（若有）、紧急程度（普通/紧急）；

部门负责人*审批意见。

填写完毕后，通过OA系统或采购管理平台提交至审批环节。

（四）多级审批流转

采购申请按金额及类型分级审批，审批流程如下（示例）：

审批环节

审批人

审批内容

时限要求

部门负责人

需求部门负责人*

需求合理性、预算匹配性

1个工作日

采购部门

采购经理*

采购方式适用性（如招标、询价、直接采购）、供应商合规性

1-2个工作日

财务部门

财务审核员*

预算额度、科目准确性、成本效益合理性

1个工作日

分管领导/总经理

对应层级领导*

大额/关键采购事项（如单笔≥5万元）的最终审批

2-3个工作日

注：紧急采购流程可缩短审批时限，但需经分管领导加急审批，事后补全手续。

（五）预算冻结与预留

审批通过后，财务部门在系统中冻结对应预算额度，《预算冻结通知单》，同步更新《预算控制台账》，保证该笔预算不被其他申请占用。采购部门凭审批通过的《采购申请单》开展采购执行。

（六）采购执行与反馈

供应商选择：采购部门根据采购金额及公司制度选择采购方式（如公开招标、询价比价、单一来源采购等），确定供应商后签订《采购合同》。

订单执行：采购部门向供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等，并跟踪物流进度。

结果反馈：物品/服务交付后，需求部门验收并填写《采购验收单》，采购部门将验收结果、实际采购金额、供应商信息等同步至财务部门，更新《预算控制台账》。

（七）预算调整与闭环

实际成本入账：财务部门根据《采购验收单》《发票》（合规票据）及合同条款，办理付款手续，将实际支出计入对应预算科目，解除预算冻结。

差异分析：若实际采购金额与预估金额差异超过10%（或公司规定阈值），采购部门需提交《差异说明报告》，分析原因（如市场价格变动、数量调整等）。

预算闭环：年度预算周期末，财务部门对各部门预算执行情况进行汇总，形成《年度预算执行分析报告》，为下一年度预算编制提供依据。

三、配套模板清单

（一）采购需求申请表

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估金额（元）

用途说明

紧急程度

需求部门

申请人*

日期

1

办公打印机

HPLaserJetPro

台

2

3,500

7,000

市场部新增团队

普通

市场部

张*

2023-10-08

2

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

（二）预算控制台账

申请编号

预算科目

项目名称

申请部门

申请金额（元）

审批金额（元）

预算状态（可用/冻结/已用）

冻结/使用日期

实际支出（元）

差异说明

责任人*

CG001

办公费

年度行政采购

行政部

5,000

5,000

已用

2023-10-10

4,850

供应商促销

李*

CG002

原材料采购

Q4生产项目

生产部

50,000

50,000

冻结

2023-10-12

-

待交付

王*

（三）采购申请审批表

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

采购类型（□物资/□服务/□工程）

市场部

张*

2023-10-08

□物资

采购物品/服务明细：

名称