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合同签订管理流程规范与执行标准

在现代商业活动中，合同作为明确各方权利义务、规范交易行为、防范经营风险的重要法律文件，其签订管理的规范化与标准化程度，直接关系到企业的运营效率与合法权益。为确保合同从酝酿到签署的全流程均处于受控状态，保障企业利益最大化，特制定本流程规范与执行标准，旨在为各业务单元提供清晰的操作指引与行为准则。

一、合同签订前期准备与立项

合同签订并非孤立行为，其有效性与可行性根植于充分的前期准备。任何业务合作意向在转化为合同文本之前，均需经过严谨的立项评估环节。

业务部门作为合同发起的第一责任人，应首先对合作方进行初步的背景调查与资质审查。这包括但不限于核实合作方的法人资格、经营状况、商业信誉及相关许可证明等核心信息，确保合作方具备相应的履约能力与合作基础。同时，业务部门需组织相关人员，对合作项目的市场前景、预期效益、潜在风险进行综合研判，形成初步的可行性分析报告。

在完成初步调研与评估后，业务部门应填写《合同立项申请表》，详细说明合同标的、合作背景、预计金额、主要商务条款设想以及项目负责人等关键信息。该申请表需经部门负责人审核同意后，根据合同性质及金额大小，按公司授权体系报请相应层级的管理部门或决策机构审批。立项审批通过，方意味着该合同项目获得公司内部的初步认可，可进入下一阶段的实质性磋商与文本准备。

二、合同文本的起草与审核

合同文本是合同权利义务的载体，其内容的严谨性、条款的完备性是合同顺利履行的基石。合同文本的起草应遵循“谁发起、谁主导”与“专业归口”相结合的原则。

对于公司有标准合同范本的业务类型，应优先采用标准范本。标准范本由法务部门会同相关业务部门共同制定与定期修订，其条款设置已考虑常见风险点，具有较高的规范性与安全性。若因项目特殊情况确需对标准范本进行修改或另行起草非标准合同，则应由业务部门根据立项审批意见及与合作方的初步沟通结果，草拟合同初稿。起草过程中，应力求条款明确、权责清晰、语言规范，避免使用模糊不清或易产生歧义的表述。

合同初稿完成后，必须经过严格的多级审核程序，这是确保合同质量的关键环节。审核流程通常包括业务部门内部审核、法务部门专业审核，必要时还需征求财务、技术、风控等相关职能部门的意见。业务部门审核侧重于合同内容与立项要求的一致性、商务条款的合理性及自身履约能力的评估；法务部门审核则聚焦于合同主体的适格性、条款的合法性、权利义务的平衡性、违约责任的对等性以及争议解决方式的有效性等法律层面；财务部门重点关注付款方式、税务处理、票据要求等财务相关条款；技术部门则对涉及技术标准、验收指标等技术性内容进行把关。

各审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见，审核意见应具体、可操作，避免笼统的“原则同意”或“请修改”。业务部门需根据各审核部门的反馈意见，与合作方进行沟通，并对合同文本进行修改完善。若对审核意见存在异议，应与审核部门充分沟通协商，必要时可提请更高层级决策机构裁定。此修改与审核过程可能反复进行，直至所有审核部门均确认无异议。

三、合同谈判与条款确认

合同审核通过后，即进入合同谈判阶段。谈判是合同双方基于各自利益诉求，对合同条款进行细致磋商、寻求共识的过程。

业务部门作为谈判的主导方，应组建由项目负责人、相关业务骨干及必要时的法务人员或专业顾问组成的谈判团队。谈判前，团队成员应充分熟悉合同文本内容，明确己方的核心利益、可接受的底线以及期望达成的目标，同时也要预估对方可能提出的诉求与谈判策略。制定详细的谈判方案，对可能出现争议的条款预设应对措施。

谈判过程中，应坚持平等互利、友好协商的原则，以实现合作共赢为目标。对于合同中的关键条款，如价格、数量、质量标准、交付期限、付款条件、违约责任等，必须据理力争，确保己方核心利益不受损害。同时，也要保持一定的灵活性，在非核心利益条款上可适当让步，以推动谈判进程。谈判人员应做好详细的谈判记录，对双方达成一致的意见或仍存在争议的问题进行清晰记载，作为后续合同文本调整的依据。

经过多轮谈判，双方就所有合同条款达成一致后，业务部门应根据最终谈判结果，对合同文本进行最后修订，并再次提交法务部门进行复核，确保谈判达成的所有口头或书面共识均已准确、完整地体现在合同文本中，且不与先前的审核意见相冲突。复核无误后，形成合同终稿，准备进入签署环节。

四、合同的签署与用印管理

合同的签署与用印是合同生效的法定环节，必须严格遵守公司印章管理规定与签署权限。

合同终稿在正式签署前，需履行内部审批程序，即《合同签署审批单》的签批。审批单应附上最终版合同文本、立项审批文件、审核意见汇总及修改说明、谈判记录等支撑材料。审批流程应严格按照公司规定的授权体系执行，不同级别、不同金额的合同，由相应授权的负责人或决策机构进行最终审批。未经授权或超越权限的签署行为，将被视为无效，并追究