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文档编写与内容审核标准模板

一、模板应用场景

二、文档编写与审核全流程

（一）文档编写前准备

需求明确

与需求方（如部门负责人、项目发起人）沟通，确认文档的核心目标（如指导操作、汇报进展、规范流程）、目标受众（如内部员工、客户、监管机构）及核心信息点（如数据指标、操作步骤、政策依据）。

输出《文档需求确认单》，明确文档类型、交付时间、密级（如公开、内部秘密、机密）及特殊要求（如图表数量、附件格式）。

资料收集与整理

收集与文档相关的背景资料，包括政策文件、过往文档、数据报告、访谈记录等，保证信息来源可靠。

对收集的资料进行分类筛选，剔除冗余或过时信息，标注关键数据（如最新统计数据、政策生效日期）。

模板选择与框架搭建

根据文档类型选择对应的标准模板（如《项目方案模板》《产品手册模板》），或基于通用框架搭建结构。

搭建文档核心明确章节逻辑（如按“背景-目标-内容-流程-附录”顺序），保证层次清晰、重点突出。

（二）内容撰写规范

结构要求

封面：包含文档名称、编号、版本号、编写部门/人、编写日期、密级等基本信息（参照“模板工具包-文档基本信息表”）。

目录：自动目录，标注页码，章节层级不超过3级（如“1.1.1”）。

按框架分章节撰写，每章节设置小标题，内容聚焦主题，避免跨章节重复。

附录：包含支撑性材料（如数据图表、术语表、参考文献），注明附录编号（如附录A、附录B）。

内容要求

准确性：数据、事实、政策引用需标注来源（如“根据《管理办法》第三条规定”“数据来源：部门2023年统计报告”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）。

逻辑性：段落间过渡自然，因果关系明确，结论需基于前文内容推导，避免主观臆断。

规范性：使用统一术语（如同一概念不出现“用户”与“客户”混用），语言简洁明了，避免口语化、冗余表达；图表需有编号（如图1、表2）和标题，数据清晰可读。

格式要求

字体：用宋体小四，标题用黑体（一级标题三号，二级标题四号，三级标题小四），行距1.5倍。

页面：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码居中，封面不显示页码。

特殊元素：重点内容可加粗，避免使用过多颜色；数学公式需用公式编辑器输入，编号右对齐。

（三）内容审核流程

自查（编写人完成）

完成初稿后，编写人需对照“内容撰写规范”逐项检查，重点核对：

格式是否符合模板要求（字体、页码、图表编号等）；

内容是否存在错别字、标点错误、数据矛盾；

框架是否完整，逻辑是否连贯，核心信息是否遗漏。

填写《文档自查表》，记录检查结果及修改内容。

部门初审（部门负责人*或指定审核人）

审核重点：

内容与部门需求的匹配度（是否符合部门工作目标、是否解决实际问题）；

数据来源的可靠性、政策依据的有效性；

内容完整性（是否覆盖关键环节，如操作流程、风险点等）。

审核结果处理：

通过：流转至下一审核环节；

需修改：出具《审核意见表》，明确修改点及修改时限，编写人修订后重新提交审核；

不通过：退回编写人重新撰写，说明重大缺陷（如核心逻辑错误、关键数据缺失）。

复审（跨部门/专业审核人，如法务、技术、市场部门*）

根据文档性质邀请对应专业领域审核人，审核重点：

法务合规性：是否符合法律法规、公司制度，是否存在风险表述；

技术准确性：技术参数、操作步骤是否专业无误；

市场适配性：对外宣传材料是否符合品牌调性，是否引发用户误解。

审核结果处理同部门初审，专业审核意见需同步抄送相关部门负责人*。

终审（指定终审人，如公司高管/文档管理委员会*）

审核重点：

文档整体质量：是否达到发布标准，是否符合公司战略或项目目标；

争议问题处理：跨部门分歧是否已协调一致，重大修改是否落实；

发布风险：是否涉及敏感信息，是否符合保密要求。

审核通过后，终审人在《文档审核意见表》签字确认，文档进入发布流程；未通过则退回并说明理由。

（四）修订与发布

意见反馈与修订

编写人收到审核意见后，需在2个工作日内完成修订（重大问题可申请延长时限），并在《文档修订记录表》中注明修改位置、修改内容及修改人。

修订后需再次提交初审审核人确认，保证所有意见闭环处理。

版本控制

文档发布时需标注版本号（如V1.0为初版，V1.1为第一次修订版），版本号规则：主版本号（重大修订）+次版本号（minor修订）。

每次修订需保留历史版本，归档时注明“最新版本”及“历史版本”，避免覆盖。

正式发布与存档

通过终审的文档，由指定发布人（如行政部、知识管理专员）通过公司内部平台、官网或指定渠道发布，发布前需再次检查密级设置及访问权限。

发布后3个工作日内，将文档电子版及《文档审核意见表》《文档修订记录表》提交至文档管理部门存档，保存期限参照公司档案管理规定。

三、标准模板工具包

（一）文档基本信息表

字段名称

填写说明

示例

文档名称

简洁明确，体