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2026/01/08

档案管理

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

档案管理概述

02

档案管理流程

03

档案管理方法

04

档案管理的重要性

05

档案管理存在的问题

06

档案管理的改进措施

档案管理概述

01

档案管理定义

学术定义：信息资源管理范畴

国际档案理事会（ICA）将其定义为对档案从形成到永久保存的全过程管理，涵盖收集、整理、保管、利用等核心环节。

法律定义：合规性管理要求

《中华人民共和国档案法》明确其为对国家和社会有保存价值的历史记录进行科学管理，企业需依法建立档案管理制度。

实践定义：组织运营支撑工具

某上市公司通过档案管理系统，实现合同档案电子化存储与快速检索，年均减少管理成本30%。

档案管理范围

文书档案管理

企业日常运营中，合同、会议纪要等文书档案需按年度分类归档，如某科技公司采用电子签批系统，确保文件可追溯。

声像档案管理

档案馆会对历史照片、视频进行数字化处理，例如国家图书馆将民国时期影像资料转为4K格式保存，延长档案寿命。

实物档案管理

博物馆对文物类实物档案需记录尺寸、材质等信息，故宫博物院通过三维扫描技术，实现文物档案的高精度存储。

档案管理流程

02

档案收集

定期资料汇总

企业每月末由各部门文员整理合同、报表等文件，统一移交档案室，如某科技公司规定每月28日完成上月资料交接。

专项活动建档

某政府部门在大型会议后，7日内收集会议纪要、现场照片、参会名单等材料，形成专项档案并编码归档。

档案整理

文件分类与编码

某国企采用年度-部门-项目三维分类法，为每份档案编制10位编码，如“2023-人力-008”，实现快速检索。

档案著录与标引

档案馆对民国档案进行著录，包含68项元数据，如形成时间、责任者等，并标引关键词，提升数字化检索效率。

档案装订与装盒

某高校档案馆用无酸牛皮纸装订案卷，装入防磁档案盒，盒面标注档号与保管期限，符合《档案装具要求》。

档案存储

01

存储介质选择

企业可根据档案重要性选择介质，如国家档案馆对永久档案采用蓝黑墨水书写的纸质档案与数字化副本双备份。

02

库房环境控制

档案馆库房需保持恒温恒湿，如故宫博物院档案库温度控制在14-24℃，相对湿度45-60%，配备防磁柜存放磁性载体档案。

档案存储

智能存储系统应用

某省档案馆引入智能密集架系统，通过RFID技术定位档案，存取效率提升60%，盘点时间从3天缩短至4小时。

异地备份策略

大型企业如华为采用“两地三中心”存储架构，将核心档案在主数据中心、灾备中心及异地备份点分别存储，应对突发灾害。

档案检索

定期收集机制

企业可按季度收集各部门档案，如某科技公司每季度末由行政部统一收取项目合同、会议纪要等文件。

专项收集流程

针对重大活动或项目，如某政府部门举办大型会议后，3日内完成会议记录、影像资料等专项档案的收集归档。

档案管理方法

03

纸质档案管理

文书档案管理

涵盖企业合同、会议纪要等，如某科技公司将项目合同按年度分类归档，便于审计追溯。

声像档案管理

包括照片、视频等载体，档案馆对历史事件影像进行数字化处理，存储容量达5TB。

实物档案管理

如奖杯、印章等，某博物馆将百年前的文物档案用防潮柜保存，温湿度控制在20℃±2℃。

电子档案管理

学术定义解析

档案管理是指对档案从形成、收集、整理到保管、利用的全流程管理，如高校档案馆对科研项目档案的系统化归档。

企业实践定义

在企业中，档案管理涵盖合同、财务等文件的分类存储与检索，例如华为建立电子档案系统实现全球分支机构文件共享。

电子档案管理

政务场景定义

政府部门档案管理需遵循《档案法》，如某市档案馆对民生档案实行数字化扫描，市民可线上查询婚姻登记记录。

国际标准定义

依据ISO15489标准，档案管理需确保信息真实性与可追溯性，像联合国教科文组织对世界遗产档案的规范化管理。

档案安全管理

分类编码

企业档案整理中，按年度、部门、项目分类，如某科技公司将研发档案编码为“2023-RD-001”，便于快速检索。

鉴定筛选

某机关单位整理档案时，剔除重复文件30份，保留永久保存档案120份，确保档案价值。

装订归档

医院病历档案采用左侧装订，每份病历加装封面、目录，某三甲医院年整理归档病历超5万份。

档案备份管理

01

规范化收集流程

某国企按《归档文件整理规则》，对合同、会议纪要等文件分类收集，每月5日前完成上月材料交接，确保来源可追溯。

02

数字化采集应用

医院采用OCR技术扫描病历档案，2023年处理纸质档案12万份，电子归档率提升至92%，检索效率提高70%。

档案管理的重要性

04

保障信息安全

文书档案管理

企业合同、