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行政工作事项处理流程指南
一、办公场景与适用范围
本指南适用于企业、事业单位及社会组织日常行政工作中常见事项的标准化处理，涵盖办公用品管理、空间资源调度、文件审批、差旅安排及外部访客接待等场景。旨在通过规范流程提升行政工作效率，保证事项处理有序、责任明确，同时为各部门提供清晰的操作指引。
二、标准化操作流程
（一）办公用品申领与发放
适用情境：新员工入职配置办公物资、日常消耗品补充（如文具、耗材）、部门专项活动（会议/培训）临时增配需求等。
操作步骤：
需求提报：申请人通过OA系统或线下填写《办公用品申领表》，注明物资名称、规格型号、单位、申领数量、用途说明及预计领取时间。
部门审核：部门负责人/直属领导对申领必要性及数量合理性进行审核，签字确认后流转至行政部。
库存核对：行政专员对照库存台账核查物资储备情况：
有现货：直接进入发放环节；
无现货：启动采购流程，明确预计到货时间并反馈申请人。
物资发放：审核通过后，申请人至行政库房领取物资，双方在申领表上签字确认；行政人员同步更新库存台账，保证账实相符。
（二）会议室预订与使用管理
适用情境：部门例会、项目研讨会、客户洽谈、内部培训等需使用公司固定会议室的场景。
操作步骤：
预约申请：通过会议室预订系统或联系行政专员提交需求，提供会议名称、时间（起止时刻）、预计参会人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶歇、横幅）。
资源核查：行政专员核查会议室占用情况，避免时间冲突；如遇资源紧张，需协调调整会议时间或推荐替代场地。
确认与准备：预订成功后，系统发送通知至申请人；行政人员提前30分钟开门调试设备、布置桌椅，保证会议环境就绪。
使用与归还：会议结束后，使用部门需整理会议室（桌椅归位、清理垃圾、关闭设备）；行政人员检查设施完好情况，确认无误后锁定会议室。
（三）文件流转与审批
适用情境：跨部门协作文件、重要通知、制度规范、合同协议等需多层级审批的场景。
操作步骤：
文件起草：根据需求起草文件，内容需完整、逻辑清晰，注明文件类型（如通知、请示、报告）、紧急程度（普通/紧急）及关联项目名称。
提交审批：通过OA系统提交至第一审批人（部门负责人），附上相关附件（如会议纪要、需求说明）；紧急文件需标注“加急”并电话提醒审批人。
逐级审核：审批人根据职责范围审核内容，提出明确意见（同意/不同意/修改后同意），通过后自动流转至下一审批节点；涉及多部门会签的，需同步征求相关部门意见。
归档与分发：所有审批完成后，系统自动电子版归档文件；需分发的文件，由行政专员统一发送至各部门，并留存纸质版（如需盖章或备案）。
（四）差旅申请与费用报销
适用情境：员工因公出差（客户拜访、项目考察、参加会议等）需提前申请行程及报销费用的场景。
操作步骤：
行程申请：出差前3个工作日通过OA系统填写《差旅申请表》，注明出差事由、时间、地点、交通工具（高铁/飞机/汽车，需符合公司标准）、住宿标准及预算明细。
审批备案：部门负责人审核出差必要性及预算合理性，签字后流转至行政部备案；行政专员同步登记公司差旅台账。
出差执行：出差人员按审批行程执行，保留票据（车票、住宿发票等），提前告知工作对接人手头工作安排。
费用报销：出差结束后5个工作日内，凭审批通过的申请表及票据至财务部报销；财务部核对票据合规性及预算匹配度，无误后安排付款。
（五）外部访客接待
适用情境：外部客户、合作伙伴、上级单位来访需安排接待的场景。
操作步骤：
接待申请：提前1个工作日填写《访客接待申请表》，注明访客单位、姓名、职务、人数、来访事由、接待时间、地点及陪同人员。
审批与准备：部门负责人审核接待必要性，行政专员确认场地（会议室/接待室）、物资（茶水、资料、胸牌）及门岗登记事宜；涉密接待需提前报备行政负责人。
接待执行：陪同人员至前台引导访客登记信息、领取胸牌，后引至接待室；全程注意言行规范，主动提供必要支持（如翻译、设备调试）。
后续跟进：送别访客后，整理接待记录，重要事项同步至相关部门；如需反馈，由陪同人员跟进闭环。
三、配套表单模板
（一）办公用品申领表
序号
申领日期
申请人
部门
联系方式
物资名称
规格型号
单位
申领数量
用途说明
部门审核（签字/日期）
行政发放（签字/日期）
领取人签字
备注
1
2023-10-08
*小明
市场部
A4复印纸
80g
包
5
日常办公
/2023-10-08
/2023-10-08
*小明
（二）会议室预订申请表
预订日期
会议名称
申请人部门
联系方式
会议时间（起止）
预计参会人数
所需设备（多选）
特殊需求
预订状态
行政确认（签字/日期）
备注
2023-10-10
项目研讨会
研发部
1395678
14:00-16:00
12
投影仪、麦克风、白板
需摆放矿泉水
已确认
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