供应链管理流程及采购工具.docVIP

供应链管理流程及采购工具通用模板类内容

一、适用范围与典型应用场景

日常生产采购：制造企业为保障连续生产，需定期采购原材料、零部件；

项目专项采购：企业为新产品研发、工程项目实施采购专用设备或服务；

应急补货采购：因市场需求波动、供应链突发中断（如供应商延迟交货）需快速补仓；

战略供应商合作：企业为优化成本、提升效率，与核心供应商签订长期合作协议。

二、标准化操作流程详解

供应链管理及采购流程需遵循“需求驱动、合规高效、风险可控”原则，具体分为7个核心步骤：

步骤1：需求识别与提报——明确“买什么、为什么买”

操作内容：

需求部门（如生产部、项目部）根据业务计划（如生产排程、项目进度），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息；

需求部门负责人对需求的合理性（如数量匹配生产计划、预算符合部门预算）进行初审，提交至采购部。

责任主体：需求部门负责人、采购专员*

输出成果：《采购需求申请表》（需经需求部门负责人签字确认）

步骤2：供应商寻源与评估——筛选“合适的供应商”

操作内容：

采购专员根据需求类型（如标准品、定制服务），通过企业供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道筛选潜在供应商；

对供应商进行资质审核（如营业执照、行业认证、生产许可）及初步评估，评估维度包括：价格竞争力、产品质量历史（如过往批次合格率）、交期准时率、售后服务响应速度、财务稳定性等；

邀请3-5家合格供应商参与询价，通过比价、议价确定候选供应商，形成《供应商评估报告》。

责任主体：采购专员、采购经理*

输出成果：《供应商评估报告》《询价记录表》

步骤3：采购订单与审批——锁定“采购细节”

操作内容：

采购专员根据确定的供应商及协商结果，填写《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物料/服务详情（名称、规格、数量、单价、总价）、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等条款；

按企业审批权限流程提交审批：一般采购订单由采购经理审批；大额订单（如超过10万元）需供应链总监、财务总监*联合审批；

审批通过后，将《采购订单》正式发送给供应商，并同步抄送需求部门、仓库、财务部。

责任主体：采购专员、采购经理、供应链总监、财务总监*

输出成果：《采购订单》（审批版、供应商确认版）

步骤4：合同签订与执行——规范“双方权责”

操作内容：

对于年度框架协议、大额采购或定制化服务，需与供应商签订《采购合同》，合同条款需包括：标的物详情、质量验收标准、交付违约责任、付款周期、保密条款、争议解决方式等；

合同由法务部（或指定法务专员*）审核条款合规性，经双方授权代表签字盖章后生效；

采购专员跟踪合同执行进度，保证供应商按约定条款履约（如按时交付、提供质保服务）。

责任主体：采购专员、法务专员、供应链总监

输出成果：《采购合同》（生效版）、合同执行跟踪表

步骤5：交付跟踪与验收——保证“物料到位、质量合格”

操作内容：

供应商发货后，采购专员通过物流系统跟踪货物运输状态，提前1-2天通知仓库部准备收货；

物料送达后，仓库部对照《采购订单》核对实物数量、外观标识是否一致，如无差异则签收；

需求部门或质检部按《采购订单》《质量标准》对物料进行质量检验（如抽检、全检），填写《到货验收单》，明确“合格”“不合格”或“让步接收”结论；

若验收不合格，采购专员需及时与供应商沟通处理方案（如退货、换货、折价），并记录《不合格品处理记录》。

责任主体：采购专员、仓库管理员、质检员、需求部门对接人*

输出成果：《到货验收单》《不合格品处理记录》

步骤6：入库与库存管理——更新“库存数据”

操作内容：

仓库部根据《到货验收单》（合格品），将物料信息录入企业库存管理系统（如ERP/WMS），更新库存数量、库位、批次等信息，《入库单》；

定期（如每周）向采购部、财务部推送《库存报表》，提示低库存、呆滞料风险，触发采购或库存调整动作；

对需特殊存储的物料（如冷链、易燃品），按仓储规范管理，保证存储条件达标。

责任主体：仓库管理员、库存主管

输出成果：《入库单》《库存报表》

步骤7：付款结算与归档——完成“闭环管理”

操作内容：

财务部收到供应商提供的《发票》（类型需与合同约定一致）、《到货验收单》《入库单》等单据后，核对“三单匹配”（订单、收货单、发票）信息；

核对无误后，按合同约定付款周期（如月结30天）安排付款，《付款结算单》；

采购专员将本次采购全流程资料（需求申请、评估报告、订单、合同、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年（按企业档案管理规定）。

责任主体：财务专员、会计主管、采购专员*

输出成果：《付款结算单》、采购档案（电子+纸质）

三、配套工具表单模板

模板1：采购需求申请表

字段名称

填写说明

示例

需求编号

按年度-部