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企业内部控制制度与操作手册

第一章制度概述与应用范围

一、核心目标

本制度旨在通过规范企业内部业务流程、明确岗位职责、强化风险防控，保障企业资产安全、财务信息真实完整，提高经营效率，保证企业战略目标的顺利实现。适用于企业各层级、各部门及全体员工，覆盖日常运营中的关键业务环节。

二、适用场景

日常业务管控：如资金支付、采购执行、合同签订、资产处置等高频业务场景，需通过内控流程保证操作合规。

部门职责履行：明确财务、采购、行政、业务等部门的内控职责，避免职责交叉或缺失。

审计与合规检查：作为内部审计、外部监管检查的依据，规范业务留痕与文档管理。

新员工培训与流程优化：帮助新员工快速掌握业务规范，为现有流程的优化与改进提供标准框架。

第二章关键业务操作流程

一、资金管理流程

目标：规范资金支付行为，防范资金风险，保证资金使用合理合规。

操作步骤：

业务申请

经办人（*）根据业务需求填写《资金支付申请表》，注明支付金额、用途、收款方信息、合同编号（如有）及附件清单（如合同、发票、验收单等）。

示例附件：采购合同（需加盖公章）、供应商发票、验收单（需由验收人*签字确认）。

部门审核

部门负责人（*）审核业务的真实性、合理性及预算匹配度，确认无误后在申请表上签字。

重点审核：支付用途是否符合部门年度预算，是否超出预算范围（如超预算需附说明及审批文件）。

财务复核

财务部专员（*）审核单据的完整性、合规性，包括：

申请表填写是否规范，附件是否齐全；

付款金额与合同、发票是否一致；

资金余额是否充足，是否符合支付审批权限。

复核无误后签字，如有疑问退回经办人补充材料。

分级审批

根据支付金额实行分级审批：

金额≤5万元：由财务负责人（*）审批；

5万元＜金额≤20万元：由分管副总（*）审批；

金额＞20万元：由总经理（*）审批。

审批人需对支付事项的合规性、合理性承担最终责任。

资金支付

出纳（*）根据审批通过的《资金支付申请表》，通过银行转账或网银支付，支付后保留银行回单（电子或纸质）。

禁止现金支付大额资金（单笔超过5万元），特殊情况需经总经理审批并说明原因。

账务处理

会计（*）根据银行回单、支付申请表等原始凭证，在财务系统中录入凭证，保证“账实、账证、账账”相符。

月末由财务主管（*）核对银行存款余额调节表，保证资金记录准确。

二、采购管理流程

目标：规范采购行为，降低采购成本，保证采购物资质量符合要求，防范采购廉洁风险。

操作步骤：

需求提报

需求部门（如生产部、行政部）根据实际需求填写《采购申请单》，注明物资名称、规格、数量、用途、预算金额及需求时间。

示例：生产部需采购“A型号原材料100kg，单价≤200元/kg，预算2万元”。

需求审核

需求部门负责人（*）审核需求的必要性，确认是否属于重复采购、是否可替代，签字确认后提交至采购部。

供应商选择

采购部专员（*）根据采购金额选择采购方式：

金额≤1万元：比价采购（至少3家供应商报价）；

1万元＜金额≤10万元：竞争性谈判（至少3家供应商参与）；

金额＞10万元：公开招标（需按招标流程执行，由采购部组织，法务部、财务部参与）。

供应商需在《合格供应商名录》内，新供应商需经过资质审核（营业执照、相关资质证书）。

合同签订

采购部与供应商签订《采购合同》，合同需明确物资规格、数量、价格、交货时间、验收标准、付款方式及违约责任。

合同需经法务部（）审核条款合规性，财务部审核付款条款，最终由采购负责人（）、总经理（*）签字盖章。

物资验收

物资到货后，需求部门、采购部、质检部（如有）共同验收：

核对物资名称、规格、数量是否与合同一致；

检查质量是否合格（如需提供质检报告，由质检员*签字）；

填写《物资验收单》，三方签字确认，留存验收照片（如有）。

付款结算

采购部将《采购申请单》《采购合同》《验收单》《发票》等材料提交财务部，财务部按资金支付流程办理付款。

三、合同管理流程

目标：规范合同签订、履行、变更及归档全过程，防范合同法律风险，保障企业合法权益。

操作步骤：

合同起草

业务部门（如销售部、采购部）根据合作需求起草合同，内容包括：合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等。

使用企业标准合同模板，非标模板需经法务部审核。

部门审核

业务部门负责人（）审核合同内容的业务合理性，法务部（）审核法律条款合规性，财务部（*）审核价款、付款方式等财务条款。

审核意见需在《合同审核表》中明确，修改后重新审核直至通过。

审批签署

根据合同金额及重要性分级审批：

金额≤10万元：由业务负责人（）、法务负责人（）审批；

10万元＜金额≤50万元：增加分管副总（*）审批；

金额＞50万元：需总经理（*）审批，重大合同需提交董事会审议。

审批通过后，由法定代表人（）或授权