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会议纪要编写及会议效果评估工具模板

一、适用工作场景

项目启动会/推进会（明确目标、分工、节点）

跨部门协作会（协调资源、解决冲突）

决策评审会（对方案、预算、风险进行审议）

问题复盘会（总结经验教训、制定改进措施）

周例会/月度总结会（同步进展、部署任务）

二、标准化操作流程

（一）会议纪要编写流程

步骤1：会前准备——明确会议框架

确认会议核心目的（如“确定Q3产品迭代方案”“解决*项目进度滞后问题”），提前向主持人知晓议程及重点议题；

准备会议记录模板（含基本信息、议题、决议、待办等模块），熟悉参会人员名单（含姓名、职务、联系方式，联系方式仅内部工作群可见）；

准备录音设备（需提前告知参会人员）或速记工具，保证记录完整。

步骤2：会中记录——抓取关键信息

按议程顺序记录，重点捕捉“议题讨论核心观点”“争议焦点”“最终决策”“待办事项”四类信息，避免逐字记录流水账；

关键信息需标注发言人（如“*技术部经理提出：需优化数据库查询逻辑，预计耗时3天”），对未明确结论的议题备注“待确认”；

对数据、时间、数字等敏感信息需反复核对（如“预算金额”“交付节点”），保证准确无误。

步骤3：会后整理——结构化输出纪要

会议结束后24小时内完成初稿，按“会议基本信息—会议议程及讨论要点—决议事项—待办事项—附件”结构梳理；

决议事项需明确“结论内容”“支持依据”，待办事项需包含“任务描述”“责任人”“交付物”“截止日期”（如“*市场部负责完成竞品分析报告，初稿于3月15日前提交，附件需包含数据对比表”）；

初稿完成后发送给主持人及关键参会人核对，确认无遗漏或歧义后，按公司流程归档（如至共享平台、抄送相关领导）。

（二）会议效果评估流程

步骤1：确定评估维度——量化会议价值

从“目标达成度”“会议效率”“参与质量”“决策落地”四个核心维度设定评估指标（如“目标达成度”可细化为“议题决议完成率”“待办任务按时完成率”）。

步骤2：数据收集——多维度信息整合

定量数据：从会议纪要中提取“待办事项总数”“已完成数量”“逾期任务数”“会议时长”等；

定性数据：通过匿名问卷（参会人员填写）或一对一访谈收集反馈，重点关注“会议是否解决实际问题”“讨论是否聚焦”“是否有必要召开本次会议”等问题。

步骤3：分析评估——识别问题与亮点

计算量化指标得分（如“目标达成率=已完成决议数/总决议数×100%”），设定阈值（如≥80%为“优秀”，60%-79%为“合格”，＜60%为“待改进”）；

结合定性反馈，总结会议亮点（如“跨部门沟通顺畅，快速达成资源共识”）及不足（如“部分议题讨论超时，导致核心决策延迟”）。

步骤4：输出评估报告——驱动持续改进

评估报告需包含“会议基本信息”“评估维度得分”“问题分析（含具体案例）”“改进建议”“后续行动计划”；

改进建议需具体可落地（如“下次会议提前24小时分发材料，严格控制单议题讨论时长≤30分钟”）；

报告抄送会议组织部门及管理层，作为后续会议优化及流程改进的依据。

三、工具模板示例

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议主题

*项目Q3产品迭代方案评审会

会议时间

2023年3月10日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（内部系统）

主持人

*产品总监

记录人

*助理

参会人员

技术部经理、市场部主管、设计部专员、运营部代表（共8人）

缺席人员及原因

*财务部总监（临时出差，已提交书面意见）

会议议程及讨论要点

决议事项

待办事项

1.议题一：Q3产品核心功能优先级确认?技术部经理：用户反馈“数据导出功能”使用频率最高，建议优先开发；?市场部主管：竞品已上线“智能推荐功能”，需抢占市场，建议提前排期。讨论焦点：资源有限，如何平衡用户需求与市场竞争？

最终确定Q3功能优先级：①数据导出功能（3月20日-4月20日开发）②智能推荐功能（4月21日-5月20日开发）③界面优化（5月21日-6月10日开发）

无

2.议题二：项目资源协调?设计部专员：当前设计人力不足，需增加1名UI设计师支持；?*运营部代表：市场推广活动需设计部配合宣传物料，时间紧张。讨论焦点：如何解决设计资源冲突？

同意增调1名UI设计师加入项目，优先保障数据导出功能设计需求；市场推广物料需与项目设计负责人协调排期。

1.产品总监协调HR部，3月12日前确定新增UI设计师到岗；2.设计部专员3月13日前与*运营部对接，明确宣传物料需求及交付时间。

3.议题三：项目风险预警?*技术部经理：第三方接口对接存在不确定性，可能影响开发进度。待确认：是否需要启动备用方案？

暂不启动备用方案，但需每周同步接口对接进展，若3月25日前未确认，启动备用方案。

1.技术部经理每周五17:00前在项目群同步接口对接进展；2