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办公设备采购审批流程模板

适用情形

本流程适用于企业内部因工作需要采购各类办公设备的场景，包括但不限于：

部门因业务扩展、人员新增需配置基础办公设备（如电脑、打印机、办公桌椅等）；

现有办公设备达到使用年限或故障无法修复，需申请更换或新增；

为提升工作效率，需采购专业设备（如投影仪、扫描仪、碎纸机等）；

其他符合公司规定的办公设备采购需求。

审批流程详解

第一步：需求提出与申请

申请人填写申请表：由需求部门指定人员（如部门助理或行政专员）填写《办公设备采购申请表》，详细注明设备名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、使用人及期望到货时间等信息，并附上至少2家供应商的报价单（或电商平台价格截图）作为附件。

部门负责人初审：申请表提交至需求部门负责人，负责人根据部门工作实际需求及预算额度，对申请的必要性、设备规格合理性进行审核，签署“同意”或“不同意”意见并说明理由。若不同意，申请流程终止；若同意，进入下一步。

第二步：采购预算审批

财务部门审核：部门负责人审批通过后，申请表及附件提交至财务部门，财务人员重点核查：

设备预算是否在部门年度预算额度内；

预估单价是否符合市场价格（参考历史采购数据或市场均价）；

大额采购（如单台设备金额超过5000元或总金额超过10000元）是否需提交专项预算说明。

预算审批结果反馈：财务部门在2个工作日内完成审核，签署“预算通过”或“预算不通过”意见。若预算不通过，需求部门需调整申请内容（如降低规格、减少数量）后重新提交；若通过，进入采购方案确定环节。

第三步：采购方案确定

采购部门比选：申请表转至采购部门（或行政部），采购人员根据需求部门提交的报价单，结合以下原则确定供应商：

优先选择公司合格供应商名录内的合作方；

若无名录内供应商，需对比3家以上供应商的报价、质量、售后及交货期，选择性价比最优方案；

大额采购需组织询价小组（含需求部门、财务、采购人员）进行综合评估。

确定采购方式：根据公司采购制度，确定采购方式（如直接采购、招标采购、电商平台采购等），并将最终采购方案（含供应商信息、最终报价、交货周期）反馈至需求部门确认。

第四步：合同签订与执行

合同拟定与审批：采购部门根据确定的采购方案，拟定采购合同（或订单），明确设备型号、数量、价格、交货时间、付款方式、质保条款及违约责任等，提交至法务部门（或指定审核人）审核合同合规性，审核通过后，由采购部门负责人及分管领导签字盖章。

订单下达与跟踪：采购部门向供应商下达正式订单，并跟踪生产/备货进度，保证按时交货。若遇延迟，需及时与供应商沟通并通知需求部门调整计划。

第五步：设备验收与入库

到货初检：设备送达后，由需求部门、采购部门及行政部（或资产管理员）共同到场初检，检查设备外观是否完好、型号规格是否与订单一致、配件是否齐全，确认无误后签署《到货验收单》。

功能测试：需求部门对设备进行功能测试，保证设备功能满足工作需求（如电脑开机测试、打印机打印测试等），测试合格后，行政部（或资产管理员）登记设备信息（编号、使用部门、使用人、购置日期等），建立《办公设备台账》，设备交付需求部门使用。

第六步：费用结算与归档

发票核对与付款：供应商开具合规发票（或费用凭证）后，采购部门核对发票信息与合同、订单、验收单是否一致，无误后提交财务部门办理付款手续。

资料归档：采购部门将采购全流程资料（申请表、报价单、合同、验收单、发票复印件等）整理成册，按年度分类归档，保存期限不少于3年，以备后续查阅。

申请表示例

申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

CG-2024-001

市场部

*

5678

2024-03-15

设备名称

规格型号

品牌（可选）

数量

预估单价（元）

总价（元）

用途说明

笔记本电脑

ThinkPadT14

联想

2

6500

13000

新入职销售人员办公使用

打印机

HPLaserJetM404

惠普

1

2800

2800

部门日常文件打印

附件清单

部门负责人审批

财务部门审批

采购部门审批

分管领导审批

总经理审批

备注

1.联想T14报价单2.惠普M404报价单

同意，业务急需

预算通过

供应商已确认

同意

同意

优先安排到货

关键提示

信息真实完整：申请表需填写设备具体规格、用途及准确预算，避免模糊描述（如“一台电脑”“大概价格”），保证审批依据充分。

审批时效：各审批环节需在1-3个工作日内完成，紧急采购需求可标注“加急”，相关部门需优先处理。

预算控制：超年度预算的采购需提前提交预算调整申请，经总经理审批后方可启动流程。

验收规范：设备到货后需在3个工作日内完成验收，逾期未验收且未反馈问题的，视为验收合格。

责任追溯：设备使用人需妥善保管设备，因人为损坏导致设备故障的，需按公司规定承担相应责任。