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文档编写及版本管理规范

一、适用范围与核心场景

本规范适用于企业内部各类正式文档的编写、审核、发布及全生命周期管理，覆盖但不限于以下场景：

项目文档：如需求规格说明书、技术方案、测试报告、项目总结等；

产品文档：如用户手册、产品白皮书、功能说明文档、API文档等；

流程制度：如SOP（标准作业程序）、管理规范、岗位职责说明等；

知识沉淀：如技术分享文档、培训材料、问题解决方案库等。

涉及角色包括文档编写人、审核人（技术/业务/法务等）、发布人、查阅人及归档管理员，需共同遵循规范以保证文档的规范性、一致性和可追溯性。

二、文档编写全流程操作步骤

1.需求分析与目标明确

操作要点：

编写人需明确文档的核心目标（如“指导开发”“用户操作”“规范流程”）、受众对象（技术人员、业务人员、终端用户等）及核心内容边界；

涉及多部门协作的文档，需提前与相关方沟通，确认文档需覆盖的关键模块及数据需求，避免遗漏核心信息。

2.文档框架与结构设计

操作要点：

根据文档类型搭建标准化框架（如技术方案需包含“背景目标、范围定义、技术架构、详细设计、测试验证、风险预案”等章节）；

复杂文档需编制目录大纲，明确各级标题层级（建议采用“章-节-条-款”四级结构，如“1系统概述→1.1设计背景→1.1.1需求背景”），保证逻辑清晰、易于检索。

3.内容编写与素材整合

操作要点：

内容需客观准确，数据、引用需标注来源（如“数据来源：2023年Q4销售报表”），避免主观臆断；

技术术语、业务词汇需与企业术语库保持一致，首次出现时需标注解释（如“API：应用程序接口（ApplicationProgrammingInterface）”）；

图表、公式需编号并命名（如“图2-1系统架构图”“公式（3-2）”），保证图文对应、清晰可读。

4.内部评审与修改完善

操作要点：

初稿完成后，需提交至相关方进行评审：技术类文档由技术负责人、架构师审核；业务类文档由产品经理、业务部门负责人审核；制度类文档需增加法务合规*审核；

评审需填写《文档评审意见表》（见模板2），明确修改意见、责任人和完成时限；编写人根据评审意见逐项修改，形成修订说明（如“修订内容：新增第4.3节风险应对措施；修订说明：根据技术负责人*意见补充”）。

5.版本标识与发布归档

操作要点：

文档定稿后需进行版本标识，格式为“V主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），其中：主版本号（如1）发生重大变更（如架构调整、核心功能重构）；次版本号（如0）发生功能性更新（如新增模块、流程优化）；修订号（如0）为内容修正（如错别字、格式调整）；

发布人需将文档至指定文档管理系统（如企业Confluence、SharePoint），填写《文档基本信息表》（见模板1），关联评审记录及修订说明，并设置查阅权限（如“全员可见”“仅部门可见”）；

归档管理员需将文档按“部门-文档类型-日期”分类存储，保证历史版本可追溯。

三、核心模板工具说明

模板1：文档基本信息表

字段名称

填写说明

示例

文档名称

全称，需体现核心内容

《系统V2.0需求规格说明书》

文档编号

企业唯一编码，规则：部门代码-文档类型代码-年份-流水号（如PRD-REQ-2023-001）

PRD-REQ-2023-001

当前版本号

遵循版本标识规则

V1.2.0

编写人

姓名*

张*

审核人

按审核顺序填写，用“/”分隔

李/王

发布日期

文档正式发布日期（YYYY-MM-DD）

2023-10-15

适用范围

明确适用对象、场景或部门

研发部、测试部全体成员

存储路径

文档管理系统中的具体路径

//企业知识库/研发部/需求文档

历史版本记录

列出前3个版本号及变更简要说明（如V1.1.0：新增用户权限模块；V1.0.0：初稿发布）

V1.1.0（新增权限模块）；V1.0.0（初稿）

模板2：文档评审意见表

评审环节

评审人*

评审意见（可分点描述）

修改状态（完成/进行中）

确认人*

技术可行性评审

赵*

第3.2节数据库设计建议增加索引，优化查询功能；图2-3需补充数据流向箭头。

完成

张*

业务逻辑评审

钱*

5.1节退款流程与现有财务制度冲突，需增加“超期退款需提交特殊申请”说明。

进行中

李*

格式规范性检查

孙*

全文需统一字体（标题微软雅黑二号、宋体五号）；公式（2-1）需补充编号。

完成

张*

四、关键执行要点与风险规避

版本唯一性原则：同一文档同一时间仅允许存在一个“当前有效版本”，历史版本需明确标注“已废止”并保留至少1年，避免版本混乱导致执行偏差。

动态更新机制：文档内容与实际业务、技术方案不符时，由原编写人或部门负责人发起修订流程，更新后需重新评审并发布，禁止直接修改已发布版本。

保密与权限管控：涉及商业秘密、