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供应商评价与选择标准流程模板

一、适用范围与启动条件

新产品/项目开发需新增供应商；

现有供应商合作期满（通常为1-3年）需重新评估；

供应商出现质量问题、交期延迟等重大违约行为需替换；

企业战略调整或采购规模扩大，需扩充供应商资源。

涉及部门包括采购部、质量部、技术部、使用部门、财务部及法务部，保证评价全流程跨部门协同。

二、标准操作流程及关键环节

（一）需求明确与评价标准制定

目的：清晰界定采购需求，建立客观、量化的供应商评价依据。

操作步骤：

需求调研与确认：由使用部门提出采购需求，明确产品/服务的规格型号、技术参数、质量标准、交付周期、数量、预算上限等关键要素；采购部汇总需求，组织技术部、质量部进行可行性评审，形成《采购需求说明书》。

评价标准制定：采购部牵头，联合质量部、技术部等制定《供应商评价指标体系》，明确一级指标（如质量、价格、交期、服务、资质等）、二级指标（如质量合格率、价格竞争力、交期达成率、售后响应速度等）及各指标权重（根据采购类型调整，例如质量类采购可提高“质量”指标权重至40%）。

（二）供应商信息收集与初步筛选

目的：获取潜在供应商资源，排除明显不符合基本要求的候选方。

操作步骤：

信息收集：采购部通过行业名录、专业展会、招标平台、同行推荐、主动寻源等渠道收集供应商信息，建立《潜在供应商名录》。

资质初审：对名录中的供应商进行基础资质核查，包括营业执照、行业生产/经营许可证、质量体系认证（如ISO9001）、相关产品认证（如CE、ROHS）等，剔除资质不全或过期者。

基本条件筛选：根据《采购需求说明书》中的核心要求（如产能、地域覆盖、最小起订量、合作意愿等），筛选出5-8家供应商进入下一环节。

（三）供应商深入评估与现场考察

目的：全面验证供应商的综合能力，保证其满足长期合作需求。

操作步骤：

资料审核：要求供应商提供《供应商自评报告》，内容包括生产规模、工艺流程、质量控制体系、主要客户案例、财务状况（近3年财务报表）、供货稳定性说明等；质量部、技术部对资料进行审核，重点关注技术匹配性与质量保障能力。

现场考察：采购部组织质量部、技术部、使用部门组成考察小组，对供应商生产基地/办公场所进行实地考察，重点核查：

生产设备先进性与维护状况；

原材料检验流程及成品质量控制环节；

仓储物流管理能力；

环保、安全等合规性条件；

考察后填写《供应商现场考察记录表》，记录优势、不足及改进建议。

样品测试：对物料类供应商，要求提供样品由质量部进行全项检测（或小批量试产验证），合格率需达到《采购需求说明书》标准（如≥99%）；对服务类供应商，可要求提供模拟服务方案，由使用部门评估服务可行性。

（四）综合评价与候选名单确定

目的：通过量化评分对比，选出最优候选供应商。

操作步骤：

组建评价小组：由采购部经理担任组长，成员包括质量部、技术部、使用部门负责人及财务、法务代表（共5-7人），保证评价客观性。

量化打分：评价小组依据《供应商评价指标量化打分表》（见配套工具表单），对通过审核/考察的供应商独立打分（百分制），取平均分作为最终得分。

排名与讨论：按得分高低对供应商进行排名，评价小组召开会议，结合得分情况、供应商优势短板、企业战略匹配度等因素，综合讨论确定候选供应商名单（一般选前2-3名）。

（五）商务谈判与协议拟定

目的：明确合作细节，保障双方权益，降低合作风险。

操作步骤：

谈判准备：采购部整理候选供应商的《供应商评价报告》，明确谈判重点（如价格、付款方式、交期违约责任、质量异议处理流程、保密条款等），制定谈判策略。

商务谈判：与候选供应商逐一开展谈判，记录谈判共识与分歧点，形成《供应商谈判纪要》；技术部、法务部需参与技术条款与法律条款的审核。

协议拟定：法务部根据谈判结果拟定《采购合同》或《合作协议》，明确双方权利义务、合作期限、价格调整机制、终止条件等条款，经采购部、财务部、使用部门会签后提交审批。

（六）最终审批与供应商准入

目的：保证决策合规，正式确立合作关系。

操作步骤：

内部审批：采购部将《供应商评价报告》《谈判纪要》《采购合同》等材料提交管理层审批（审批层级根据企业规定，如总监级或总经理级）。

签约与通知：审批通过后，由授权代表与供应商正式签订协议，采购部向供应商发送《供应商准入通知书》，同步告知后续合作流程。

系统录入：采购部将供应商信息（基本信息、评价报告、合同等）录入企业供应商管理系统，分配唯一供应商编码，通知财务、仓库等相关部门对接。

（七）供应商档案建立与动态管理

目的：实现供应商全生命周期管理，持续优化供应商结构。

操作步骤：

档案建立：为每个供应商建立独立档案，内容包括：基本信息、资质文件、评价报告、考察记录、合同文本、往来函件、交付记录、质量反馈等，纸质版与电子版同步存档。

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