企业采购流程与规范工具.docVIP

企业采购流程与规范通用工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业内部采购活动的全流程管理，涵盖物资采购、服务采购等场景，旨在规范采购行为、提升效率、控制成本。典型应用场景包括：

行政办公类：采购办公文具、设备耗材、后勤物资等；

生产制造类：采购原材料、零部件、生产设备等；

项目实施类：采购项目所需的技术服务、外包支持、专用材料等；

市场活动类：采购宣传物料、活动场地、礼品等。

二、标准化操作流程与关键环节

企业采购需遵循“需求导向、合规优先、阳光透明”原则，分为以下6个核心步骤：

步骤1：采购需求发起与提报

责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

关键动作：

需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购申请单》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、需求日期及紧急程度；

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

输出文件：《采购申请单》（见模板1）

步骤2：采购需求审批

责任主体：采购部门、财务部门、管理层（根据采购金额分级审批）

关键动作：

采购部门核对《采购申请单》的完整性，检查需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额等）；

财务部门审核预算匹配度，确认资金来源是否落实；

根据企业分级授权制度（如：金额≤5000元由采购经理审批，5000元＜金额≤5万元由分管副总审批，＞5万元由总经理审批），完成审批流程。

注意事项：紧急采购需注明“紧急”原因，可启动绿色审批通道，事后补办手续。

步骤3：供应商选择与确定

责任主体：采购部门、需求部门、纪检监督部门（可选）

关键动作：

寻源：通过企业合格供应商库、公开招标、询价比价、竞争性谈判等方式筛选供应商；

评估：对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证）、供货能力、价格、质量保证、售后服务等维度进行综合评分（见模板2：《供应商评估表》）；

确定：根据评估结果选择最优供应商，必要时进行实地考察；

公示：达到公开招标金额的，需在企业内部或指定平台公示结果，保证透明。

步骤4：采购订单执行

责任主体：采购部门、供应商

关键动作：

采购部门与供应商签订《采购合同》（明确标的、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款）；

向供应商下达《采购订单》（见模板3），同步抄送需求部门和财务部门；

跟踪订单进度，保证供应商按约定时间、地点交付货物或提供服务。

步骤5：验收与入库

责任主体：需求部门、仓库管理部门（如涉及实物）、采购部门

关键动作：

实物验收：需求部门会同仓库部门对照《采购订单》和合同，核对货物数量、规格、质量（如需第三方检测，需提供检测报告），填写《验收单》（见模板4）；

服务验收：需求部门根据服务标准（如项目交付成果、服务响应时效等）确认服务完成情况，签署验收意见；

异常处理：验收不合格的，需及时通知采购部门联系供应商退换货或整改，并记录原因。

步骤6：付款与结算

责任主体：财务部门、采购部门

关键动作：

采购部门汇总《采购合同》《验收单》《发票》（合规票据）等资料，提交财务部门审核；

财务部门核对票据与实际交付情况一致后，按合同约定付款方式（如电汇、承兑汇票等）办理结算；

完成付款后，相关资料归档保存，采购流程闭环。

三、核心工具表格模板

模板1：采购申请单

申请部门

申请日期

编号

需求人

联系方式

物品/服务名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

需求用途

□日常办公□生产制造□项目实施□其他：________

交付日期

紧急程度□普通□紧急（原因：________）

需求部门负责人签字：

日期：

采购部门审核意见：

签字：

日期：

财务部门审核意见：

签字：

日期：

审批意见（根据金额分级）：

签字：

日期：

模板2：供应商评估表

供应商名称

评估日期

评估人

评估项目

评分标准（满分100分）

得分

资质条件（20分）

营业执照、行业许可证齐全（10分），资质等级符合要求（10分）

价格水平（30分）

低于市场平均价5%以上（30分），与市场均价持平（20分），高于均价5%以内（10分）

供货能力（25分）

产能满足需求（15分），交付及时率≥95%（10分）

质量保障（15分）

质量合格率≥98%（10分），售后响应及时（5分）

服务评价（10分）

历史合作无投诉（10分），有1次投诉（5分）

总分

评估结论

□推荐□备选□淘汰

评估人签字：

需求部门确认：

采购部门确认：

模板3：采购订单

订单编号

签订日期

供应商名称

采购部门

需求部门

交货地点

物品/服务名称

规格型号

单位

合同编号

付款方式

交货日期

□预付□货到付款□分期付款

备注

如：质量标准、包装要求、违约责任等

采购部门负责人签字：

供应商盖章（签