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企业采购申请与审批操作手册

一、适用情形

本手册适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖以下场景：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等满足日常运营需求的物资采购。

生产/项目所需物料采购：如原材料、零部件、项目专用设备等直接支持业务开展的物料采购。

服务类采购：如咨询、维修、保洁、培训等外部服务的采购。

固定资产采购：如单价超过规定金额的办公设备、生产设备等长期资产采购。

紧急采购：因突发情况（如设备故障、项目紧急需求）需快速响应的采购。

二、操作流程详解

（一）采购申请发起

操作主体：需求部门经办人（如部门助理、项目负责人）

操作说明：

明确需求：经办人根据部门业务需求，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途及预估单价，核实是否在预算范围内。

填写申请表：登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购申请表》），完整填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式；

采购物品/服务信息：名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、预算科目（如“办公费”“原材料采购”）；

需求说明：详细阐述采购原因、用途（如“替换报废打印机”“项目急需A零件”）、期望交付时间。

附件：如涉及技术参数、图纸、服务方案等特殊要求，需一并系统或作为附件提交。

输出结果：提交完整的《采购申请表》及相关附件，系统自动流转至下一环节。

（二）部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

操作说明：

核实需求合理性：审核采购需求是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否为必要支出。

确认规格与数量：核对采购物品/服务的规格型号、数量是否与实际需求匹配，避免过度采购。

审批意见：在系统中填写审核意见（如“同意采购”“建议调整规格”“驳回原因”），确认后提交。

输出结果：明确的审核意见，通过则流转至下一环节，驳回则退回申请人并说明原因。

（三）跨部门会签（如需）

操作主体：相关职能部门（如技术部、财务部、法务部）

操作说明：

技术部门会签：若采购物品涉及技术参数（如生产设备、IT硬件），需技术部审核规格型号是否符合技术标准，保证满足使用需求。

财务部门会签：财务部审核采购预算是否充足，预算科目是否正确，是否符合企业成本控制要求（如大额采购需评估资金支付计划）。

法务部门会签：若采购涉及合同签订（如服务采购、长期物料），需法务部审核合同条款合规性，规避法律风险。

输出结果：各会签部门反馈审核意见，全部通过则进入下一环节，若有异议需与需求部门沟通调整后重新提交。

（四）采购部门审核

操作主体：采购部负责人

操作说明：

合规性审查：审核采购申请是否符合企业《采购管理制度》规定（如是否达到招标起点、是否属于集中采购目录内物品）。

市场调研：对于常规采购，采购部可进行市场价格调研，确认预估单价合理；对于大额或复杂采购，需启动询价、比价或招标流程。

采购方案确认：根据采购金额、紧急程度等，确定采购方式（如询价采购、招标采购、单一来源采购），并在系统中填写审核意见。

输出结果：明确的采购方案及审核意见，通过则提交至管理层审批。

（五）管理层审批

操作主体：根据采购金额分级审批（如部门总监、分管副总、总经理）

操作说明：

分级审批标准（示例）：

金额≤5000元：部门总监审批；

5000元＜金额≤50000元：分管副总审批；

金额＞50000元：总经理审批。

审批内容：重点审核采购必要性、预算合理性、采购方式合规性及对企业整体运营的影响。

审批意见：在系统中签署审批意见（“同意”“否决并说明理由”），审批通过后，采购部可执行采购。

输出结果：最终审批意见，审批通过则《采购任务单》，退回则由采购部反馈至需求部门调整。

（六）采购执行与结果反馈

操作主体：采购部、需求部门

操作说明：

采购实施：采购部根据审批通过的《采购任务单》，通过选定方式（如联系供应商、签订合同、下单采购）完成采购。

订单确认：采购完成后，采购部将采购订单（含供应商信息、物品规格、价格、交付时间）同步至需求部门。

验收与确认：需求部门在收到物品/服务后，组织验收（核对数量、质量、规格是否符合要求），填写《采购验收单》并反馈至采购部。

结果反馈：采购部将验收合格结果录入系统，完成采购流程闭环。

输出结果：《采购订单》《采购验收单》，采购流程正式结束。

三、采购申请表模板

企业采购申请表

申请编号

采购日期

年月日

申请人信息

姓名

*

联系方式

采购物品/服务信息

名称

规格型号

需求说明

（采购原因、用途、期望交付时间等）

审批流程

部门负责人审核

意见：

财务部会签

意见：

采购部审核

意见：

管理层审批

意见：

备注

（如涉及附件、特殊要求等）

四、操作要点与常见问题提示

（一）信息准确性

申请人需保证采购物品名称、规格型号、数量等信息真