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养老院活动组织与安排制度

引言：随着社会老龄化趋势的加剧，养老院作为提供专业化养老服务的重要场所，其服务质量与运营效率直接影响老年人的生活品质。为规范养老院活动组织与安排工作，提升服务专业性，保障老年客户的合法权益，特制定本制度。本制度旨在明确部门职责，优化组织架构，规范工作流程，强化权限管理，建立科学的绩效评估体系，确保活动组织工作的合规性与安全性。适用范围覆盖养老院所有活动策划、执行与监督环节，核心原则包括以人为本、安全第一、持续改进。通过制度化建设，实现活动管理的标准化、精细化，增强养老院的核心竞争力，为老年客户创造更加丰富多彩的晚年生活。制度实施需结合实际情况灵活调整，确保各项工作有序推进，同时注重与老年客户及其家属的沟通，提升服务满意度。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：养老院活动组织与安排部门作为运营管理体系的重要构成，负责统筹全院活动的策划、实施与评估。该部门直接向运营总监汇报，同时与市场部、护理部、后勤部等部门保持密切协作。市场部提供活动创意与客户需求分析支持，护理部协助制定符合老年人健康需求的活动方案，后勤部负责物资保障与场地支持。部门核心职责在于确保活动内容既有趣味性，又兼顾安全性，通过活动增强老年人社交互动，促进身心健康。与其他部门的协作需建立定期沟通机制，如每月联合召开协调会，确保信息同步，避免资源浪费或职责交叉。

（二）核心目标：短期目标聚焦于提升活动参与率，计划在未来六个月内将老年人活动参与度从X%提升至X%，同时减少活动安全事故发生率。长期目标设定为打造品牌特色活动，三年内形成X项具有行业影响力的特色活动模式，并实现客户满意度达到X%。目标设定需与公司整体战略保持一致，例如，通过活动组织强化客户粘性，间接促进养老院口碑传播，支持市场扩张计划。为实现目标，部门将建立数据分析系统，每月追踪活动效果，及时调整策略，确保资源投入产出比最大化。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：活动组织与安排部门采用扁平化管理模式，设总监1名，分管副总监1名，下设策划组、执行组、评估组三个小组。总监全面负责部门工作，副总监协助总监管理日常事务，并分管其中一个小组。策划组负责活动创意构思与方案撰写，执行组负责活动现场协调与物资管理，评估组负责活动效果分析报告撰写。小组之间通过项目制协作，重大活动由总监牵头成立临时项目组，成员从各小组抽调。汇报关系上，各小组负责人向副总监汇报，副总监向总监汇报，形成清晰的层级管理。关键岗位职责边界划分明确，如策划组与执行组在活动前需共同确认方案细节，避免执行偏差；评估组需在活动结束后X天内提交完整报告，作为后续活动优化的依据。

（二）人员配置：部门初期编制X人，包括总监、副总监各1名，策划组X人，执行组X人，评估组X人。人员配置需满足专业技能要求，如策划岗需具备活动设计、文案撰写能力，执行岗需熟悉场地布置、物资管理，评估岗需掌握数据分析方法。招聘时优先考虑具有养老行业经验或相关教育背景的候选人，通过笔试、面试、实操考核层层筛选。晋升机制设定为每年一次，根据绩效考核结果与岗位空缺情况择优晋升，如优秀执行组长可晋升为副总监。轮岗机制规定每两年安排一次内部轮岗，如策划岗人员可至执行岗体验，增强团队协作能力。新员工入职需接受X周系统培训，内容包括部门规章、活动安全规范、老年客户沟通技巧等，确保团队专业素养。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：活动组织流程分为五个阶段，每个阶段需经过严格审批与确认。第一阶段为需求收集，通过每周与护理部、老年客户代表座谈，收集活动需求，形成需求清单。第二阶段为方案策划，策划组在X天内完成初步方案，经副总监审核后提交总监审批。方案内容包括活动主题、时间、地点、预算、预期效果等。第三阶段为采购审批，采购需求需经部门负责人→财务部→CEO三级签字，重大采购需额外提交院务会讨论。第四阶段为执行准备，执行组根据批准方案准备物资、人员与场地，需提前X天完成所有准备工作，并组织内部演练。第五阶段为活动评估，评估组在活动结束后X天内完成问卷调查、访谈记录整理，形成评估报告，作为后续改进依据。流程节点设置明确，如项目启动会需在方案获批后X天内召开，确保各部门提前介入；中期评审在活动前X天进行，重点检查物资到位情况与人员安排；结项验收需在活动后X天内完成，由总监牵头组织相关部门参与。所有流程变更需记录在案，并经总监批准。

（二）文档管理：所有活动相关文件需统一命名存储，遵循“活动名称-日期-版本号”格式，如“敬老节活动-202X年X月-1.0”。文件存储于部门专用服务器，访问权限分级管理，普通文件默认开放给组内成员，合同类文件需加密存储，仅总监与副总监可调阅。会议纪要需在会议结束后X小时内完成整理，包括参会人员、讨论要点、决议事项，由专人负责归档。报告模板统一使用公司规定的格