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项目管理团队协作会议记录模板

适用场景

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键节点，统一团队认知；

周/月度例会：同步项目进度、风险问题及资源需求，协调跨部门协作；

阶段评审会：验收阶段性成果，评估是否符合预期目标，调整后续计划；

问题解决会：聚焦项目推进中的具体障碍（如技术瓶颈、资源冲突），集中讨论解决方案；

项目总结会：复盘项目全流程，总结经验教训，为后续项目提供参考。

使用流程

一、会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的

根据项目当前阶段（如启动、执行、收尾）明确会议需解决的核心问题（如目标对齐、风险排查、成果评审），避免议题发散。

示例：项目启动会需聚焦“目标共识与分工落地”，周例会需聚焦“进度同步与问题解决”。

制定会议议程

围绕核心目的拆解议题，明确每个议题的讨论时长、负责人及预期成果。

议程建议包括：项目进度回顾、关键议题讨论、风险与问题跟进、下一步计划、其他事项。

通知参会人员并确认准备

提前1-2个工作日发送会议通知（含议程、时间、地点/、需提前准备的资料，如进度报表、风险清单）；

确认主持人（通常为项目经理）、记录人（建议固定专人，保证记录连贯性）、核心参会人（如产品、开发、测试、设计等关键角色），如有缺席需提前知晓原因并协调替补。

准备会议材料

收集并整理项目当前状态资料（如进度计划、风险登记册、问题跟踪表、数据报告等），提前同步给参会人，保证会前熟悉背景信息。

二、会中记录：聚焦关键，准确留存

签到与开场（5分钟内）

记录人签到时同步标注参会人员到勤情况（含姓名/角色，如“经理-产品负责人”“工程师-开发”），缺席人员需注明原因；

主持人开场重申会议目的、议程及时长要求，引导团队高效讨论。

按议程推进，记录核心内容

项目进度回顾：记录各模块负责人汇报的当前进度（如“已完成需求评审，开发进度70%”）、偏差（如“测试阶段延期2天，原因：第三方接口不稳定”）及下一步计划；

关键议题讨论：聚焦核心问题，记录不同角色的观点、争议点及最终共识（如“针对用户登录卡顿问题，工程师建议优化数据库索引，设计师建议简化登录流程，最终决议：优先优化数据库索引，3天内完成”）；

风险与问题跟进：更新风险登记册（如“新增风险：核心开发人员因家事请假1周，影响模块交付，应对措施：协调工程师临时接手，优先保障核心功能”）、问题跟踪表（如“已关闭问题：‘支付接口超时’，解决方案：增加缓存机制，验证通过”）；

下一步计划：明确待办任务（任务描述需具体，如“完成用户登录功能优化”而非“优化登录功能”），指定负责人及截止日期（如“负责人：*工程师，截止日期：2023年10月20日”）。

确认关键信息，避免遗漏

讨论环节结束后，主持人带领参会人快速回顾决议事项、待办任务及负责人，保证信息一致；

记录人实时核对记录的准确性，对模糊信息（如“尽快处理”）及时确认明确（如“10月18日前完成”）。

三、会后整理：分发同步，跟踪闭环

整理会议记录（24小时内完成）

按模板规范整理记录，保证内容完整（含基本信息、议题讨论、决议、待办、下次安排），语言简洁客观，避免主观评价；

重点标注“待办事项”“风险项”“决议结果”，方便快速查阅。

分发与确认（整理后2小时内）

将会议记录发送给所有参会人及相关方（如项目发起人、客户对接人），附上“请确认记录准确性”的提示；

收到反馈后1小时内修订并重新分发，保证最终版本无异议。

跟踪待办与风险

记录人或项目经理在项目管理工具（如Jira、钉钉项目）中更新待办任务状态，定期（如每日晨会）提醒负责人跟进；

对高风险项或逾期任务，及时组织专项会议推动解决，保证闭环。

模板表格

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

[示例：项目V2.0版本启动会]

会议日期

[示例：2023年10月15日]

会议时间

[示例：14:00-15:30]

会议地点/形式

[示例：公司3号会议室/线上腾讯会议]

主持人

[示例：*经理（项目经理）]

记录人

[示例：*助理（项目助理）]

参会人员

[示例：经理-产品、工程师-开发、设计师-UI、测试-测试、*主管-运营]

缺席人员及原因

[示例：*主管-运营（临时客户接待）]

表2：会议议题及决议表

议题编号

议题名称

讨论内容摘要

决议结果

负责人

截止日期

1.1

项目目标对齐

确认V2.0版本核心目标为“提升用户留存率15%”，新增“个性化推荐”功能模块。

通过项目目标，明确“个性化推荐”为优先级P0功能。

*经理

2023年10月18日

2.1

开发进度滞后问题

开发模块进度滞后5天，原因是第三方支付接口文档延迟提供。

协调*对接人催促接口方，10月17日前提供文档；开发团队同步推进其他模块。

*工程师

2023年10月17日

3.1

测试环境资源冲突

测试团队反馈开发环