采购申请审批单填写范例.docVIP

通用采购申请审批单填写范例

一、适用范围与典型应用场景

日常办公物资采购（如文具、耗材、设备配件等）；

项目所需专用设备或材料采购；

服务类采购（如咨询、维修、外包服务等）；

应急采购（如突发故障需紧急更换的部件等）。

通过规范填写审批单，可明确采购需求、控制成本、保证采购流程合规，同时为后续财务报销、资产登记提供依据。

二、详细填写与审批流程

步骤1：申请人填写基础信息与采购需求

申请人信息：如实填写姓名（*）、所属部门、联系方式（内线/办公电话）、申请日期。

采购基本信息：选择采购类别（如“办公物资”“生产设备”“服务外包”等），简要说明采购用途（如“为项目采购笔记本电脑5台，用于项目开发”）。

采购明细：逐项填写需采购的物品/服务名称、规格型号（如“CPU:i5-12400，内存:16GB，硬盘:512GBSSD”）、单位（台/套/项）、数量、预估单价（含税）、预算总金额，保证数量与单价计算准确。

附件清单：如需提供技术参数、比价记录、合同草案等，在附件中列明文件名称及份数，并附上材料原件或扫描件。

步骤2：部门负责人初审

申请人将填写完整的审批单及附件提交至直接部门负责人（*），负责人需审核：

采购需求是否符合部门年度工作计划或实际工作需要；

预算金额是否在部门可控范围内，是否有更优替代方案；

附件材料是否齐全、规范。

审核通过后，负责人签字并注明日期；若不通过，需注明修改意见并退回申请人调整。

步骤3：采购部门审核

部门负责人通过后，审批单流转至采购部门（*），采购专员审核：

采购物品/服务是否符合公司采购管理制度（如是否属于集中采购目录、是否需要招标或询价）；

规格型号、技术参数是否明确，避免模糊描述（如“高功能电脑”需明确具体配置）；

预估单价是否合理，必要时进行市场询价或比价，保证价格公允。

审核通过后，采购部门负责人签字；若需调整采购方式或规格，与申请人沟通后修改。

步骤4：财务部门复核

采购部门审核通过后，提交至财务部门（*），财务人员复核：

预算总金额是否与财务系统预算匹配，是否有超预算情况（超预算需额外说明理由并报批）；

付款方式、开票信息等是否填写完整（如“增值税专用发票”“付款周期30天”）；

附件中是否包含成本测算依据（如大额采购需提供至少3家供应商报价单）。

复核通过后，财务负责人签字；若预算不足或票据信息有误，退回申请人补充。

步骤5：最终审批与执行

根据采购金额及权限，审批单提交至最终审批人（如分管领导、总经理等），审批人重点审核：

采购事项是否符合公司战略或重点任务要求；

流程是否完整，各环节审核意见是否明确。

审批通过后，审批单返回采购部门，由采购部门根据审批结果执行采购（如联系供应商、签订合同、下单采购）；审批不通过，由采购部门反馈申请人并说明原因。

步骤6：采购完成与归档

采购执行完毕后，采购部门将采购合同、送货单、验收单等材料与审批单一并提交至行政部或档案室（*）归档，保存期限不少于3年。

三、采购申请审批单模板

采购申请审批单

编号：[年份]-[部门代码]-[序号，如2024-SC-001]

申请人信息

申请人

*

联系方式

[内线电话/办公电话]

采购基本信息

采购类别

□办公物资□生产设备□服务外包□其他________

采购明细

序号

物品/服务名称

1

[如：联想ThinkPadT14笔记本]

2

[如：设备年度维保服务]

预算合计

大写：人民币肆万肆仟伍佰元整

附件清单

1.技术参数说明书2.3家供应商比价记录

审批意见

部门负责人审核

签字：______________日期：____年__月__日

采购部门审核

签字：______________日期：____年__月__日

财务部门复核

签字：______________日期：____年__月__日

最终审批

签字：______________日期：____年__月__日

备注

[如：需在30日内完成采购，验收后付款]

四、填写与使用要点提示

信息真实准确：申请人需保证填写信息（如规格型号、数量、预算）与实际需求一致，避免虚假申报或夸大需求；规格型号需具体明确，避免使用“好”“优质”等模糊词汇。

预算合规合理：预估单价需参考近期市场价格或历史采购数据，大额采购（如超1万元）需提供至少3家供应商的书面报价单作为附件，保证预算合理性。

附件材料齐全：根据采购类别准备必要附件，如设备采购需提供技术参数要求，服务采购需提供服务范围说明，紧急采购需注明“紧急”原因并附情况说明。

审批流程完整：需按顺序依次完成部门负责人、采购部门、财务部门及最终审批人的审核，不得跳过环节或逆向提交；审批过程中若需修改，需及时与各环节沟通确认。

特殊情况说明：如遇紧急采购（如生产设备突发故障需立即更换），可在申请时标注“紧