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采购申请与审批流程模板：成本控制与效率提升指南

一、适用业务范围与场景

常规采购：办公设备、文具耗材、生产辅料等日常运营所需物资；

项目采购：研发项目、工程项目专项所需设备、材料或服务；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的临时性采购；

服务采购：咨询服务、维修服务、外包服务等非物资类采购。

通过标准化流程，保证采购行为合规、成本可控、审批高效，避免资源浪费与流程冗余。

二、标准化操作流程

1.需求提报：明确需求与预算

操作主体：需求部门申请人（如专员/主管）

操作要点：

申请人根据实际需求，填写《采购申请单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间及预算科目；

预估单价需参考历史采购数据、市场询价结果或供应商报价，保证合理性；

附件需包含需求说明（如项目立项表、维修单等）及比价记录（如3家以上供应商报价单，紧急采购除外）。

输出成果：《采购申请单》（含附件）

2.部门初审：确认需求必要性

操作主体：需求部门负责人（如部门经理）

操作要点：

审核采购需求的合理性：是否为部门必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

核对预算匹配度：申请金额是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需求需说明调整理由；

确认紧急程度：非紧急采购需标注“常规”，紧急采购需标注“紧急”并说明原因（如影响生产/安全）。

输出成果：部门负责人签字确认的《采购申请单》

3.预算审核：把控资金合规性

操作主体：财务部预算专员

操作要点：

系统核对预算科目与申请金额是否匹配，保证无预算科目错误或超预算情况；

对于超预算申请，评估其必要性及资金来源（如预算调剂、专项审批）；

审核预估价格的公允性，对明显偏离市场价的申请要求需求部门补充说明。

输出成果：预算审核意见（通过/驳回/调整建议）

4.采购审批：分级授权与风险控制

操作主体：按采购金额分级审批（示例）

采购金额（元）

审批人

＜5000

需求部门负责人

5000-20000

分管副总

20000-50000

总经理

＞50000

总经理+董事长

操作要点：

审批人重点审核采购需求的战略匹配度、成本效益及风险（如供应商资质、合规性）；

紧急采购可启动“绿色通道”，但需在审批后1个工作日内补全紧急说明及比价记录；

大额采购（≥20000元）需附《采购风险评估表》，评估供应商依赖度、市场波动等风险。

输出成果：完整审批流程的《采购申请单》

5.采购执行：合规采购与成本优化

操作主体：采购部采购专员

操作要点：

根据审批通过的《采购申请单》，通过合格供应商库进行采购（优先选择战略供应商或比价优势明显的供应商）；

金额≥10000元的采购需签订采购合同，明确质量标准、交付时间、付款方式及违约责任；

严格执行“货比三家”原则，保留比价记录，保证采购价格不高于市场均价（或历史最低价的105%）。

输出成果：采购订单/合同、供应商发货单

6.验收入库：质量与数量双确认

操作主体：需求部门验收人+仓库管理员

操作要点：

需求部门按规格型号、质量标准进行验收，签署《验收单》；

仓库管理员核对数量、外观及合格证，办理入库手续，更新库存台账；

若存在质量问题，需在验收单中注明并联系供应商退换货，同时抄送采购部。

输出成果：《验收单》（需求部门+仓库双签）

7.财务结算：凭证合规与成本归集

操作主体：财务部会计+出纳

操作要点：

审核发票、采购订单、验收单、入库单“四单合一”，保证信息一致；

按合同约定付款方式办理结算，大额支付需通过银行转账；

成本归集至对应预算科目，定期分析采购成本占比，反馈异常波动。

输出成果：付款凭证、成本分析报告

三、采购申请单模板

采购申请单

编号：CG–X

申请部门

申请人

申请日期

年月日

采购类别（□物资□服务□项目）

物品/服务名称

规格型号

用途说明

紧急程度（□常规□紧急）

紧急原因（若勾选紧急）

附件清单（□比价记录□需求说明□项目立项表等）

审批流程

部门负责人审核：

签字：日期：

分管副总审批（若需）：

签字：日期：

备注：

四、关键控制要点与风险提示

预算刚性控制：无预算或超预算采购需提前启动预算调整流程，严禁“先采购后补预算”；紧急采购超预算需在3个工作日内提交专项说明。

审批时效管理：常规采购审批流程不超过3个工作日，紧急采购不超过1个工作日，超时未审批的申请单需由采购部跟踪催办。

供应商管理：优先从合格供应商库选择，新供应商需提交资质文件（营业执照、相关许可证等）并由采购部、需求部门联合评审。

成本优化策略：

对常用物资推行年度框架协议采购，锁定价格与优惠；

大额采购采用公开招标或竞争性谈判，降低采购成本；

定期分析采购数据，淘汰高价低效供应商。

风险规避：

禁化品、特种设备等特殊采购需附合规证明文