行业采购管理流程与供应商评估表.docVIP

行业通用采购管理流程与供应商评估工具指南

一、适用行业与典型应用场景

本工具适用于制造业、零售业、服务业、建筑业等需要进行物资采购或服务外包的行业，尤其适合企业规范采购行为、控制采购成本、降低供应链风险的场景。典型应用包括：

新供应商引入：首次合作前的资质审核与综合评估；

年度供应商绩效复评：对现有合作方年度合作表现进行量化考核；

集中采购项目执行：多品类、大批量物资采购的全流程管理；

战略供应商筛选：长期合作供应商的资质与能力深度评估。

二、采购管理全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与确认

需求提报：需求部门（如生产部、行政部）根据业务计划填写《采购需求申请表》，明确采购品名、规格型号、数量、质量标准、期望交付时间、预算金额及用途说明，经部门负责人*审核后提交至采购部。

需求复核：采购部对接需求部门，确认采购需求的合理性（如数量匹配性、预算合规性），避免过度采购或规格模糊，必要时组织技术部门*进行专业评审。

需求审批：根据采购金额分级审批（如5000元以下部门负责人审批，5000-5万元分管副总审批，5万元以上总经理*审批），审批通过后进入供应商寻源环节。

（二）供应商寻源与初步筛选

寻源渠道：根据采购品类特点，通过公开招标、邀请招标、行业推荐、电商平台、展会等渠道收集供应商信息，建立潜在供应商库。

资质初审：采购部对供应商提交的《供应商资质表》进行初步审核，重点核查营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001认证、3C认证等）、生产/经营许可、税务登记证等，保证供应商具备合法经营资格。

供应商信息备案：通过初审的供应商需完整填写《供应商基本信息登记表》，包括企业概况、组织架构、主要产品/服务、产能、合作案例、联系人及联系方式等，纳入《潜在供应商名录》。

（三）供应商现场评估与综合打分

现场评估：对重要品类或金额较大的采购项目（如年采购额超50万元），由采购部牵头，联合质量部、技术部、财务部组成评估小组，对供应商进行现场考察，重点评估：

生产/经营环境是否符合行业标准；

质量管理体系运行情况（如检测设备、流程控制）；

产能与交付能力（如生产线配置、库存管理）；

财务状况（如资产负债率、现金流）。

样品测试：涉及质量安全的采购（如原材料、零部件），要求供应商提供样品，由质量部按《采购质量标准》进行检测，出具《样品测试报告》。

综合评分：评估小组根据《供应商评估表》（详见第三部分模板），对供应商资质能力、产品质量、价格水平、交付能力、服务支持、财务状况等维度进行量化打分，形成《供应商评估报告》。

（四）供应商选定与合同签订

供应商选定：根据综合评分结果，优先选择得分≥80分的供应商（分值说明：90分以上为优秀，80-89分为良好，60-79分为合格，60分以下为不合格），若存在多家合格供应商，可结合合作案例、付款条件等因素综合决策。

合同谈判：采购部与选定供应商就采购价格、交付周期、质量标准、付款方式、违约责任、保密条款等进行谈判，达成一致后拟定《采购合同》。

合同审批：采购合同需经法务部审核条款合规性，财务部审核付款条款，最终按审批权限报相关负责人*签字盖章后生效，合同原件交采购部与财务部存档。

（五）订单执行与交付验收

订单下达：采购部根据《采购合同》填写《采购订单》，明确订单编号、品名、规格、数量、单价、交付时间、收货地址等信息，经采购负责人*审核后加盖采购章送达供应商。

交付跟踪：供应商按订单约定发货后，需提供《发货清单》，采购部通过物流系统跟踪货物在途状态，保证按时交付；若遇延迟，供应商需提前3个工作日书面说明原因并承诺新交付时间。

入库验收：货物送达后，由仓储部核对《发货清单》与实物数量、规格，无误后办理入库手续；质量部按《采购质量标准》进行抽样检验，出具《入库检验报告》，不合格品按《不合格品控制程序》处理（如退货、换货）。

（六）付款结算与供应商绩效管理

付款申请：供应商提交《发票》及《验收合格单》，采购部核对合同订单、验收单、发票信息无误后，填写《付款申请单》，按财务审批流程报批后由财务部付款。

绩效评估：每年度末，采购部组织对合作供应商进行绩效复评，指标包括：交付及时率（≥95%为优）、质量合格率（≥98%为优）、价格竞争力（对比市场均价±5%以内为优）、服务响应速度（24小时内回复为优），形成《年度供应商绩效评估报告》。

分级管理：根据绩效评估结果对供应商分级：

A类（优秀）：优先分配订单，延长合作期限，提供付款优惠；

B类（良好）：维持合作，针对不足项提出改进要求；

C类（合格）：限制订单量，限期整改，整改不合格者淘汰；

D类（不合格）：立即终止合作，清退出库。

三、配套工具模板

（一）采购管理流程步骤表

流程步骤

负责部门/人

输入文件

输出文件

关键节点说明

需求发起与确认

需求部门、采购部

业务计