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采购预算制定与管理工具模板

一、适用情境

本工具模板适用于企业各部门、项目组或采购团队在开展采购活动前的预算规划与执行管控场景，具体包括：

企业年度/季度采购预算的编制与审批；

新项目、新业务的专项采购预算制定；

日常采购支出的预算分解与动态调整；

采购预算执行过程中的监控、分析与优化。

尤其适合需要规范采购资金使用、提升预算准确性、避免超支浪费的企业或团队。

二、实施流程

前期准备：明确需求与基础信息

需求梳理：由采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）提交《采购需求清单》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准、预计使用时间等核心信息。

历史数据收集：采购部汇总近1-3年同类采购项目的实际支出数据，包括单价、采购频次、供应商价格波动情况等，作为预算编制的参考依据。

政策与目标对齐：结合企业年度经营目标、成本控制要求及采购管理制度，明确预算编制的总体原则（如优先选择性价比高的供应商、严格控制非必要采购等）。

预算编制：测算与分项汇总

单价测算：根据需求规格和历史数据，预估采购单价；对于新品类或无历史数据的采购，可通过市场询价（至少3家供应商报价）确定合理价格区间。

分项预算计算：按采购类别（如原材料、设备、办公用品、服务外包等）分项计算预算金额，公式为：分项预算=预估单价×需求数量。

汇总与平衡：将各部门分项预算汇总形成《采购预算总表》，结合企业整体资金规划进行平衡调整，保证总预算不超出年度财务预算额度。

审核审批：多层把关与确认

部门初审：采购部对预算草案的合理性、完整性进行初审，重点核查需求必要性、价格测算依据是否充分。

财务复审：财务部审核预算与财务目标的匹配度、资金安排的可行性，重点关注大额采购（如单笔超10万元）的投入产出比。

最终审批：根据企业授权制度，由分管领导、总经理或预算管理委员会审批通过，形成正式《采购预算执行方案》。

执行与监控：动态跟踪与记录

预算分解：将审批通过的年度/季度预算分解至月度或具体采购项目，明确各阶段预算支出限额。

采购执行：需求部门根据预算发起采购申请，采购部在预算额度内实施采购（如招标、比价、定点采购等），保证实际支出不超预算。

实时登记：每次采购完成后，及时在《采购预算执行跟踪表》中登记实际支出金额、采购时间、供应商等信息，计算“预算执行率=实际支出/预算金额×100%”。

分析与调整：复盘优化

定期分析：每月/每季度对预算执行情况进行复盘，分析差异原因（如市场价格波动、需求变更、执行效率等），形成《采购预算执行分析报告》。

预算调整：若因不可抗力（如政策变化、市场短缺）或重大需求变更导致预算不足，可按流程提交预算调整申请，经审批后更新预算额度。

经验沉淀：总结预算编制与执行中的经验教训（如价格预估偏差、需求漏报等），优化下期预算编制模型。

三、工具模板

模板1：采购预算总表

编制部门：采购部编制日期：____年__月日预算周期：__年__月日至__年__月__日

部门

采购类别

预算金额（元）

上期实际支出（元）

本期预算增幅/减幅

预算说明（如重点项目）

审批状态

生产部

原材料

500,000

480,000

+4.2%

A材料年度框架协议采购

已审批

行政部

办公用品

80,000

75,000

+6.7%

新增办公耗材采购

已审批

项目部

设备采购

300,000

-

-

新项目实验设备

审核中

合计

-

880,000

555,000

+58.4%

-

-

模板2：部门采购预算明细表

部门：生产部负责人：*预算周期：____年第__季度

序号

采购项目

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预算金额（元）

需求时间

供应商建议（如已确定）

备注

1

A材料

XYZ-2024

吨

50

9,800

490,000

2024-03-31

*供应商

年度框架协议

2

B零部件

LM-001

件

200

50

10,000

2024-04-15

-

补库采购

3

包装材料

规格C

卷

100

200

20,000

2024-05-01

*包装公司

定制化包装

合计

-

-

-

-

-

520,000

-

-

-

模板3：采购预算执行跟踪表

部门：行政部预算周期：2024年1月-3月预算总额：80,000元

日期

采购项目

供应商

预算金额（元）

实际支出（元）

执行率（%）

差异金额（元）

差异原因

责任人

2024-01-15

办公纸张

*文具公司

5,000

4,800

96%

-200

供应商促销折扣

*

2024-02-20

打印机耗材

*科技

3,000

3,500

117%

+500

突发大量打印需求

*

2024-03-10

办公桌椅

*家具城

10,000

9,500

95%

-500

比价后选择低价供应商

*

累计

-

-

18,000