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企业合同管理与风险控制模板

一、适用场景与价值

规范合同起草、审核、签订、履行、归档各环节操作；

识别并规避合同主体、条款、履行中的法律与商业风险；

提升跨部门协作效率，明确责任分工；

建立合同风险追溯机制，保障企业合法权益。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同准备阶段：需求明确与主体核查

操作目标：明确合同需求，保证签约方主体资格合法有效。

责任部门：业务部门（发起需求）、法务部门（主体核查支持）。

步骤说明：

需求提报：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限等核心要素，附合作方初步资料（如对方名片、宣传册等）。

主体核查：法务部门或业务部门通过“国家企业信用信息公示系统”“天眼查”等公开渠道，核查合作方以下信息：

企业存续状态（是否吊销、注销）；

经营范围（是否包含合同标的相关业务）；

资质许可（如特殊行业需具备生产许可证、经营许可证等）；

信用状况（是否有行政处罚、失信记录）。

特殊主体确认：若签约方为分支机构，需核实其总公司授权；若为自然人，需核查证件号码信息及履约能力。

（二）合同起草阶段：内容规范与模板选用

操作目标：依据需求与核查结果，起草条款清晰、权责明确的合同文本。

责任部门：业务部门（初稿起草）、法务部门（审核支持）。

步骤说明：

模板选用：优先使用企业标准合同模板库（如采购合同模板、销售合同模板），无模板时参考行业示范文本（如《国家电网采购合同示范文本》）。

核心条款填充：根据《合同立项申请表》，明确以下条款：

当事人信息：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（或授权代表人）；

标的描述：具体、可量化（如“设备型号，技术参数”而非“一批设备”）；

权利义务：双方履约内容、时间、地点、验收标准；

价款支付：金额、币种、支付方式（电汇/承兑）、节点（如“预付30%到货后付60%质保金10%”）；

违约责任：明确违约情形（逾期交货、质量不达标等）及赔偿计算方式（如“按逾期金额日万分之五支付违约金”）；

争议解决：约定仲裁或诉讼管辖地（优先选择企业所在地法院）。

内部初审：业务部门负责人审核合同内容与需求一致性，签字确认后提交法务部门。

（三）合同审核阶段：合规性与风险把控

操作目标：通过多部门审核，消除合同法律、财务、业务风险。

责任部门：法务部门（法律审核）、财务部门（财务条款审核）、业务部门（业务可行性审核）。

步骤说明：

法务审核：重点检查条款合法性（如“不得约定‘霸王条款’”）、完整性（是否遗漏违约责任、争议解决等核心条款）、逻辑一致性（如付款节点与履约进度是否匹配）。

财务审核：审核价款计算准确性、支付方式对企业现金流的影响、税费承担约定（如“价税分离”条款）、发票类型（如“需提供13%增值税专用发票”）。

业务审核：确认技术参数、履约周期、验收标准是否符合业务实际需求，合作方履约能力是否匹配。

审核意见反馈：各部门在《合同审核意见表》（见模板2）中填写修改意见，法务部门汇总后反馈至业务部门修订。重大分歧需组织跨部门会议协商，最终由分管领导审批。

（四）合同签订阶段：用印规范与文本管理

操作目标：保证合同签订程序合法，文本完整有效。

责任部门：行政部（用印管理）、业务部门（文本传递）。

步骤说明：

文本最终确认：业务部门根据审核意见修订合同，形成终稿，经所有审核部门及分管领导签字确认。

用印申请：填写《合同用印申请表》，附终版合同文本、审核意见表、立项申请表，按企业用印审批流程报批（如“部门负责人-法务-总经理”）。

用印与签署：行政部核对用印材料与审批一致后，加盖企业公章或合同专用章；若需对方先签，可先在合同复印件上加盖“待签署”章，收到对方签署原件后换人。

文本分发：签订后，原件至少一式两份（双方各执一份），电子版同步存档至企业合同管理系统，复印件分发至业务、财务、法务部门。

（五）合同履行阶段：进度跟踪与风险应对

操作目标：监控合同执行情况，及时处理履约异常。

责任部门：业务部门（日常跟踪）、法务部门（风险应对支持）。

步骤说明：

建立履行台账：业务部门在《合同履行跟踪表》（见模板3）中记录履约进度（如“2024年3月1日完成首批交付”“2024年6月30日完成验收”），附相关凭证（送货单、验收单、付款凭证等）。

异常处理：发觉对方可能违约（如逾期交货、质量不达标），业务部门需及时发函催告（如《履约催告函》），法务部门协助收集证据（沟通记录、检测报告等），评估是否需解除合同或索赔。

变更与补充：需变更合同内容时，双方签订《补充协议》，明确变更事项、生效条件，原合同相关条款失效。

（六）合同归档阶段：分类存储与后续管理

操作目标：实现合同档案规范化管理，便于查阅与审计。

责任部门：行政部（档案管理）、业务部门（资料移交）。

步骤说