企业办公行政管理流程工具集.docVIP

企业办公行政管理流程工具集

一、会议组织与记录管理

1.适用场景与价值

适用于企业内部各类工作会议（如周例会、项目推进会、季度总结会、专题研讨会等）的全流程管理，通过标准化流程保证会议高效、有序，同时形成可追溯的会议记录，便于后续工作跟进与责任落实。

2.标准操作步骤

（1）会议发起与申请

由需求部门或会议发起人填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间（精确到分钟）、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员（含部门及职务）、预计时长、需准备的物料（如投影仪、白板、纸质材料等）及需讨论的核心议题。

提前3个工作日将申请表提交至行政部审批，涉及跨部门或重要议题的会议需提前5个工作日提交。

（2）会议通知与确认

行政部审批通过后，提前1-2个工作日通过企业通讯工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含会议基本信息及《会议议程》（如有需提前阅读的材料，一并发送）。

通知需明确“请参会人员提前10分钟到场”或“线上会议提前5分钟测试设备”，并要求收到通知后回复“确认参会”或“无法参会（需注明原因）”。

（3）会议准备与场地布置

行政部根据会议类型提前布置场地：小型会议（5人以内）安排会议室，保证桌椅整洁、电源充足；大型会议（10人以上）需检查投影、音响、麦克风等设备，调试无误后摆放会议材料、饮用水（按参会人数准备，每人1瓶）。

若有外部参会人员，需提前在会议室门口放置“欢迎指引牌”，并在前台安排专人引导。

（4）会议召开与记录

会议开始前5分钟，行政部工作人员到场确认参会人员到会情况，迟到或未参会人员需由部门负责人提前向会议发起人说明原因。

会议期间，指定专人（一般为行政部人员或会议发起人助理）负责记录，内容包括：会议时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、讨论的核心议题、各环节发言要点、形成的决议、责任分工（明确任务、负责人、完成时间）。

会议主持人需严格控制时间，保证按《会议议程》推进，避免议题发散。

（5）会议纪要与归档

会议结束后1个工作日内，记录人员整理《会议纪要》，经会议发起人及部门负责人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送行政部。

纪要需包含“会议总结”“决议事项”“待办任务（含负责人、截止时间）”三部分核心内容，格式简洁清晰。

行政部将会议申请表、会议通知、《会议纪要》电子版及纸质版（如有重要决议）整理归档，保存期限不少于2年。

3.相关模板表格

表1：会议申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

会议主题

□周例会□项目会□总结会□其他：________

会议时间

年月日时分

会议地点

□线上平台（________）□线下会议室（________）

预计时长

________分钟

参会人员

（姓名+部门+职务，分行列出）

是否需外部人员

□是（名单：________）□否

会议议程

1.________2.________3.________（可附页）

所需物料

□投影仪□白板□麦克风□其他：________

部门负责人审批

签字：________日期：________

行政部审批

签字：________日期：________

表2：会议纪要模板

会议纪要

会议名称：________会议

会议时间：____年__月日:-:__

会议地点：________（线上会议注明平台）

参会人员：________（含缺席人员及原因）

记录人：________

一、会议议题及讨论要点

议题一：________

发言人（某某）：________

讨论结论：________

议题二：________

发言人（某某）：________

讨论结论：________

二、决议事项

决议一：________

决议二：________

三、待办任务

任务内容

责任人

配合部门

完成时间

1.________

某某

________

____年__月__日

2.________

某某

________

____年__月__日

四、会议总结（由主持人填写）

分发范围：参会人员、相关部门、行政部

审核人：________（会议发起人）日期：________

4.关键注意事项

会议主题需聚焦，避免临时增补紧急议题（特殊情况需经主持人同意）；

线上会议需提前测试网络稳定性，重要会议建议准备备用会议平台；

会议纪要需在24小时内分发，待办任务需明确“可量化”的完成标准（如“提交方案”而非“推进方案”）；

归档材料需按“年度-会议类型-月份”分类存放，电子档备份至企业共享服务器。

二、办公用品采购与领用管理

1.适用场景与价值

适用于企业日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹）、办公设备（如打印机墨盒、计算器）、劳保用品（如口罩、消毒液）等物资的采购与领用管理，通过规范流程控制成本、避免浪费，保证物资及时供