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供应链采购管理流程模板：高效管理采购环节

适用范围与典型应用场景

采购管理全流程操作指南

阶段一：需求发起与审批

需求提报

需求部门（如生产部、销售部、行政部）根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交期、预算金额及依据（如生产计划、销售预测）。

示例：生产部因订单增加需采购A型号零件1000件，用于生产线，预算5万元，需7日内到货。

需求审核

部门负责人审核需求合理性（如数量是否符合实际需求、预算是否在部门额度内），签字确认后提交至采购部。

采购部复核需求与库存数据，避免重复采购；财务部审核预算合规性，超预算需求需提交至分管总经理审批。

关键动作：需求信息不完整时，采购部需在1个工作日内反馈需求部门补充材料。

阶段二：供应商寻源与评估

供应商寻源

采购部通过现有供应商库、行业平台、公开招标等方式筛选潜在供应商，至少邀请3家供应商参与报价（紧急采购可适当减少，但需保留比价记录）。

优先选择合作良好、资质齐全的现有供应商；新供应商需提交《供应商资质文件》（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）。

供应商评估与选定

采购部组织技术、质量、财务部门组成评估小组，从价格、交期、质量、服务、资质等维度进行评分（可参考《供应商评估表》）。

评估小组综合评分后确定候选供应商，采购部与候选供应商进行商务谈判（价格、付款方式、交付条款等），最终选定中标供应商并形成《供应商选定报告》。

阶段三：采购订单执行

订单下达

采购部根据谈判结果填写《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物料名称规格、数量、单价、总金额、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准等条款，经采购经理及财务负责人审批后盖章发出。

关键动作：订单内容需与谈判结果完全一致，避免歧义；紧急订单可先电话沟通，但需在24小时内补发正式订单。

订单跟踪

采购专员定期（如每周）与供应商确认生产/备货进度，保证按期交付；若出现延迟风险（如供应商产能不足、物流异常），需立即协调解决方案（如调整交期、更换备用供应商），并同步通知需求部门。

阶段四：到货验收与入库

到货准备

供应商按订单要求送货至指定仓库，提前24小时通知采购部及仓库；仓库核对送货单信息（物料名称、数量、批次号）与订单是否一致。

验收与入库

需求部门、质检部、仓库共同参与验收：

数量验收：清点实物数量与送货单是否一致；

质量验收：按《质量检验标准》进行抽检或全检（如原材料需检测合格证，成品需试用功能）；

外观验收：检查包装是否完好，有无破损、污染。

验收合格后，仓库填写《到货验收单》，需求部门、质检部、仓库签字确认；不合格品需填写《不合格品处理单》，及时与供应商协商退换货或索赔。

验收完成后，仓库在1个工作日内办理入库手续，更新库存数据。

阶段五：付款结算与复盘

付款申请

财务部根据《采购订单》《到货验收单》《发票》三单匹配无误后，填写《付款申请表》，按合同约定付款方式（如电汇、承兑）办理付款。

关键动作：发票信息需与订单、验收单一致，名称、税号、金额等错误需退回供应商重开。

流程复盘

采购部每月组织需求部门、财务部召开采购复盘会，分析本月采购效率（如平均交付周期、订单准时率）、成本控制情况（如实际支出与预算差异）、供应商表现（如合格率、服务响应速度），提出改进措施并更新采购管理规范。

核心流程配套表格模板

表1：采购需求申请表

字段名称

填写说明

需求编号

由采购部统一编制，格式为“CG-年份-月份-序号”（如CG-2024-05-001）

申请部门

需求发起部门（如生产部、销售部）

申请人

需求部门对接人（如*主管）

物料/服务名称

具体名称（如“A型号零件”“年度保洁服务”）

规格型号

详细技术参数或服务标准

需求数量

明确单位（如件、kg、次）

用途

说明使用场景（如“生产线生产”“办公楼日常清洁”）

期望交期

要求到货的具体日期（YYYY-MM-DD）

预算金额

预计采购费用（单位：元）

预算依据

如“历史采购单价×数量”“市场调研报价”

部门负责人审批

签字确认需求合理性

采购部审核意见

签字确认需求与库存匹配情况

财务部审核意见

签字确认预算合规性

表2：供应商评估表

供应商名称

评估日期

评估小组（如经理、工程师、*会计）

资质文件（可附清单）

营业执照、行业许可证、质量体系认证等是否齐全

报价（元）

物料A报价：____；物料B报价：____

交期（天）

承诺交付周期：____

质量历史

过12个月交货合格率：____%；质量投诉次数：____

服务评分（1-5分）

响应速度：____；售后配合度：____

综合评分

（价格×30%+交期×20%+质量×30%+服务×20%）

评估结论

□推荐合作□备选□淘汰

评估小组签字

表3：采购订单

订单号

CG-2024-0