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采购合同审批流程与规范文档

一、适用范围与核心目标

本规范适用于企业各类采购合同的审批管理，涵盖原材料采购、服务外包、设备购置等场景，旨在通过标准化流程保证合同内容合规、权责清晰、审批高效，同时有效防范采购风险，保障企业合法权益。核心目标包括：明确各环节职责分工、规范审批节点要求、保证合同条款符合法律法规及企业内部制度、提升采购管理透明度。

二、采购合同审批全流程操作指南

（一）需求确认与合同草案编制

责任部门/岗位：需求部门、采购部门

操作说明：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购标的、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交付时间等关键信息，经部门负责人*签字确认后提交至采购部门。

采购部门收到需求后，进行市场调研（至少3家供应商比价/询价），确定合作供应商，并依据采购需求、供应商报价及谈判结果，组织起草合同草案。

合同草案应包含以下核心要素：合同双方主体信息、采购标的详细描述、数量与质量标准、价款及支付方式、履行期限与地点、验收标准与方法、违约责任、争议解决方式、保密条款等。

输出物：《采购需求申请表》（原件）、供应商报价单/谈判记录、合同草案（电子版及纸质版）。

（二）部门内部初审

责任部门/岗位：采购部门负责人、需求部门负责人

操作说明：

采购部门负责人组织对合同草案进行初审，重点审核：

采购需求与合同条款的一致性（如标的、数量、技术参数是否匹配需求）；

供应商资质是否齐全（营业执照、相关行业许可证、质量认证等，复印件需加盖公章）；

价格合理性（是否低于市场均价或超出预算，需提供比价依据）；

履约可行性（交付时间、运输方式是否符合企业生产/运营计划）。

初审通过后，采购部门将合同草案及相关附件提交至需求部门；需求部门负责人审核合同内容是否满足业务需求，并在《采购合同审批表》中签署“同意”或“修改意见”。

输出物：《采购合同审批表》（部门初审意见栏）、供应商资质文件复印件、比价记录。

（三）法务合规审核

责任部门/岗位：法务部（或指定合规专员）

操作说明：

采购部门将初审通过的合同草案及附件提交至法务部，法务部需在3个工作日内完成审核，重点关注：

合同主体合法性（供应商是否为合法注册企业，法定代表人/授权代表签字是否有效）；

合同条款合规性（是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在“霸王条款”）；

权责对等性（双方权利义务是否明确，违约责任是否合理、可执行）；

争议解决方式（是否约定明确管辖法院/仲裁机构）。

法务部对审核发觉的问题提出修改意见，采购部门根据意见调整合同条款；若法务部审核通过，需在《采购合同审批表》中签署“法务审核通过”意见并盖章。

输出物：《采购合同审批表》（法务审核意见栏）、法务审核意见书（如有修改）。

（四）财务审核

责任部门/岗位：财务部

操作说明：

采购部门将法务审核通过后的合同提交至财务部，财务部需在2个工作日内完成审核，重点审核：

金额准确性（合同总价是否与采购预算、报价单一致，分项金额是否清晰）；

付款方式合理性（是否符合企业财务制度，如预付款比例、进度款节点、质保金约定等）；

发票要求（是否明确发票类型、开具时间及合规性，如“增值税专用发票”需注明税率）；

资金安排（是否影响企业现金流，需匹配财务预算计划）。

财务部审核通过后，在《采购合同审批表》中签署“财务审核通过”意见；对存在资金风险的问题，需书面反馈采购部门调整。

输出物：《采购合同审批表》（财务审核意见栏）、财务审核意见书（如有调整）。

（五）管理层审批

责任部门/岗位：对应层级管理层（如部门总监、分管副总、总经理）

操作说明：

根据合同金额及重要性，确定审批权限（示例）：

金额≤5万元：采购部门总监审批；

5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；

金额＞20万元：总经理审批。

审批人重点审核：合同是否符合企业战略采购目标、审批流程是否完整、重大风险是否已控制（如独家采购理由是否充分）。

审批通过后，在《采购合同审批表》中签署“同意签署”意见；若未通过，需注明原因并退回采购部门重新调整。

输出物：《采购合同审批表》（管理层审批意见栏）。

（六）合同签署与用印

责任部门/岗位：采购部门、行政部（或公章管理部门）

操作说明：

采购部门收到管理层审批通过的《采购合同审批表》后，与供应商最终确认合同文本，双方签字盖章（企业方需由法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章）。

行政部根据审批完整的《采购合同审批表》办理用印手续，核对合同内容与审批意见一致后，在合同指定位置加盖公章，并登记《合同用印登记表》。

输出物：正式签署的采购合同（一式3-5份，采购部门、财务部、需求部门、供应商各执1份，行政部留存归档1份）。

（七）合同归档与执行跟踪

责任部门/岗位：采购部门、行政部、需求部门

操作说明：

采购部门