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采购管理物资分类与采购流程规范

一、适用范围与应用场景

本规范适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“组织”）的采购管理工作，涵盖日常运营物资、项目专项物资、办公耗材等各类物资的采购活动。具体应用场景包括：

日常运营采购：如生产型企业原材料、零部件采购，服务型企业办公用品采购等；

项目专项采购：如新建项目设备采购、研发项目实验材料采购等；

紧急采购：如突发故障维修物资、应急保障物资采购等；

集中采购：如组织统一实施的年度框架协议采购、品类集中采购等。

二、标准化采购流程操作步骤

1.需求发起与提报

操作内容：需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确物资名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预算金额、用途说明及附件（如图纸、技术参数等），提交至采购部门。

责任主体：需求部门申请人、部门负责人

输出成果：《采购申请表》（含部门负责人审批意见）

2.物资分类与初审

操作内容：采购部门收到申请后，对照《物资分类表》对物资进行分类（如按生产类、办公类、设备类等一级分类，再细分二级/三级分类），审核采购必要性（如是否可替代、库存是否充足）、预算合规性（是否超年度预算）及需求描述完整性。

责任主体：采购专员、采购经理

输出成果：《物资分类确认表》、初审意见（通过/不通过/需补充说明）

3.需求审批

操作内容：初审通过的《采购申请表》按组织权限分级审批：

预算金额在[具体金额，如5000元]以下：需求部门负责人*审批；

预算金额在[5000元-50000元]：需求部门负责人→采购经理审批；

预算金额在[50000元以上]：需求部门负责人→采购经理→分管领导→总经理审批。

审批需在[具体时限，如2个工作日]内完成，超期未反馈视为默认通过。

责任主体：各审批层级负责人

输出成果：审批完成的《采购申请表》（含完整审批链）

4.供应商选择

操作内容：

合格供应商库筛选：优先从组织《合格供应商名录》中选择符合条件的供应商；

询价/比价/招标：根据采购金额和物资特性，采用询价（单家议价，适用于小额采购）、比价（不少于3家供应商报价，适用于常规采购）或公开招标（适用于大型/复杂采购），形成《供应商评估表》《比价记录表》或《招标结果报告》；

供应商确认：综合价格、质量、交期、服务等因素确定最终供应商，必要时进行现场考察。

责任主体：采购专员、采购经理、需求部门代表*

输出成果：《供应商评估表》《比价记录表》或《招标结果报告》

5.采购订单与下达

操作内容：采购部门根据审批结果和供应商确认信息，拟定《采购订单》，明确订单编号、物资名称、规格型号、数量、单价、金额、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准及违约责任，经采购经理*审核后加盖采购专用章，送达供应商。

责任主体：采购专员、采购经理、法务专员*（如需）

输出成果：《采购订单》（双方盖章确认）

6.订单执行与跟踪

操作内容：采购专员*跟踪供应商生产/备货进度，协调解决交期延误、物流运输等问题；需求部门配合确认交货细节（如交付地点、联系人）。若遇不可抗力导致无法按时交付，供应商需提前[具体时限，如3个工作日]书面通知，双方协商变更订单。

责任主体：采购专员、供应商、需求部门联系人

输出成果：《订单跟踪记录表》、沟通记录（邮件/函件）

7.到货验收

操作内容：物资送达后，由需求部门、采购部门、质检部门（如需）组成验收小组*，对照《采购订单》和物资技术参数进行验收：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致，点收时注意包装完整性；

质量验收：查验物资合格证、检测报告，必要时送检或现场测试，确认是否符合质量标准；

规格验收：核对物资规格型号、品牌是否与订单一致。

验收合格后，三方共同在《到货验收单》签字确认；不合格物资需填写《不合格物资处理单》，明确退换货或索赔方案。

责任主体：验收小组（含需求部门代表、采购专员、质检员）

输出成果：《到货验收单》（合格/不合格）、《不合格物资处理单》

8.付款结算

操作内容：财务部门收到《到货验收单》（合格）、《采购订单》《供应商发票（合规票据）》，核对无误后，按合同约定付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）办理付款手续。付款完成后，财务部门将付款凭证反馈至采购部门归档。

责任主体：财务专员、财务经理、采购专员*

输出成果：付款凭证、《采购结算台账》

9.采购档案归档

操作内容：采购部门将采购全流程资料（含《采购申请表》《物资分类确认表》、审批记录、《供应商评估表》《采购订单》《到货验收单》《付款凭证》等）整理归档，保存期限不少于[具体年限，如3年]，保证可追溯。

责任主体：采购档案管理员*

输出成果：完整的采购档案（电子+纸质）

三、核心工具模板清单

1.物资分类表

一级分类

二级分类

物资编码

物资名称

规格型号

采购优先级

存储要求

生产类