会议纪要撰写模板及格式规范.docVIP

会议纪要通用撰写模板及格式规范

一、适用场景与背景

二、会议纪要撰写全流程步骤

（一）会前准备：明确信息，夯实基础

获取会议关键信息

向会议组织者或主持人确认会议主题、核心目标、召开时间（具体到起止时刻）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（主会人、核心参会人、列席人员）及议程安排。

若有会前资料（如项目方案、数据报表），提前熟悉内容，预判讨论重点，记录需重点关注的问题。

准备记录工具

根据会议性质选择记录方式：电子版（如Word、会议纪要模板工具）或纸质版，保证工具便捷易用，支持实时整理和后续修改。

提前创建文档包含会议基本信息、议程、讨论要点、决议事项、行动项等模块，避免记录时遗漏结构。

（二）会中记录：实时捕捉，突出重点

聚焦核心内容，避免流水账

记录发言要点：优先记录关键观点、分歧意见、建议结论，而非逐字逐句记录对话。例如针对“项目进度延期”议题，需记录“（项目负责人）提出：因供应链问题导致A环节延期3天”“（市场部经理）建议：调整B环节资源优先级，保证C节点按时完成”等实质性内容。

标记决议与行动项：对会议达成的共识、明确的决策（如“同意调整预算方案”“通过新项目启动提案”）需重点标注；对需后续跟进的任务，同步记录负责人、预期成果及初步时间节点（如“*（技术部）负责：2周内完成技术方案修订，下周三前提交初稿”）。

注意信息准确性

对涉及数据、时间、责任人的信息需实时核对，例如“截止日期”“预算金额”“负责人姓名”等，避免模糊表述（如“尽快”“大概”）。

若遇不确定信息（如待确认的数据、未明确的负责人），及时标注“需核实”“待补充”，会后第一时间跟进确认。

（三）会后整理：梳理提炼，形成初稿

结构化梳理内容

按照会议议程顺序整理记录，保证逻辑清晰；若议程外有重要讨论，可增设“其他事项”模块单独说明。

将内容分为“会议基本信息”“议题讨论情况”“决议事项”“行动项清单”“附件说明”五部分，各部分用明确标题分隔，避免混杂。

精简语言，统一表述

删除冗余口语化表达（如“我觉得”“可能”），使用书面语和客观陈述句，例如将“我觉得这个方案可行”改为“会议认为该方案具备可行性”。

统一术语和格式：如人名首次出现需标注职务（“（人力资源部经理）”），后续可简称“（）”；时间、数字等表述规范（如“2024年5月20日”“10%”）。

核对决议与行动项

逐条核对决议事项是否明确、无歧义，行动项是否包含“任务内容、负责人、截止时间、交付成果”四要素，保证可落地、可跟进。

（四）审核与发布：保证规范，及时传达

多方审核，避免疏漏

初稿完成后，优先提交会议主持人或核心决策人审核，确认内容准确性、决议权威性；涉及多部门协作的行动项，需同步告知相关负责人确认责任分工及时间节点。

审核通过后，由记录人定稿，标注“最终版”及发布日期。

规范分发与存档

在会议结束后24小时内通过邮件、企业内部通讯工具等渠道分发至所有参会人员及需知悉部门，抄送相关领导，并附上会议资料（如PPT、方案文档）的或附件。

电子版纪要需统一命名（格式：“会议名称-日期-版本号”，如“2024年Q2销售目标推进会最终版”），存储至指定共享文件夹，便于后续查阅。

三、标准会议纪要模板结构

模块

内容说明

示例/填写规范

会议基本信息

包含会议核心标识信息

会议名称：2024年Q2产品迭代规划会时间：2024年5月20日14:00-16:30地点：公司3楼会议室A主持人：（产品总监）记录人：（产品专员）参会人员：（）、（）、（研发部赵六）、（市场部周七）缺席人员：*（运营部吴八）——因出差会议议程：1.Q1产品复盘；2.Q2迭代需求优先级排序；3.资源分配讨论

议题讨论情况

按议程顺序记录各议题的讨论要点、不同意见、关键数据等

议题1：Q1产品复盘（赵六）发言：Q1用户增长未达预期，主要因注册流程中手机号验证环节转化率低（当前转化率30%，目标50%）（周日）补充：市场调研显示，用户反馈“验证步骤繁琐”，建议简化为“手机号+验证码”一键验证讨论焦点：是否简化验证流程？是否影响账号安全性？

决议事项

明确会议达成的共识、决策结论（需标注“通过”“同意”“确定”等）

决议1：通过简化注册验证流程方案，调整为“手机号+短信验证码”一键验证，由*（赵六）牵头2周内完成技术落地决议2：Q2迭代需求优先级排序为：A功能（用户增长）、B功能（留存提升）、C功能（商业化摸索）

行动项清单

列出需后续执行的任务，包含“任务内容、负责人、截止时间、交付成果”四要素

附件说明

列出会议中提及的参考资料、文档等

附件：1.Q1产品数据复盘报告；2.用户调研反馈汇总表；3.Q2迭代需求清单（V2）

签字确认

记录人、审核人签字（电子档可备注姓名及职务）