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2025年档案管理规范与操作流程手册

1.第一章档案管理基础与原则

1.1档案管理概述

1.2档案管理原则

1.3档案分类与编码

1.4档案保管与存储要求

2.第二章档案收集与整理

2.1档案收集流程

2.2档案整理方法

2.3档案归档规范

2.4档案移交与接收

3.第三章档案保管与安全

3.1档案保管环境要求

3.2档案存储与防护措施

3.3档案安全管理制度

3.4档案销毁与处置流程

4.第四章档案利用与检索

4.1档案利用原则

4.2档案检索方法

4.3档案借阅与查阅规定

4.4档案信息保密与保护

5.第五章档案数字化管理

5.1档案数字化标准

5.2档案数字化流程

5.3档案数字化存储与备份

5.4档案数字化应用与管理

6.第六章档案档案工作流程

6.1档案管理岗位职责

6.2档案管理流程规范

6.3档案管理监督与考核

6.4档案管理信息化建设

7.第七章档案管理法律法规与标准

7.1档案管理相关法律法规

7.2档案管理技术标准

7.3档案管理质量控制要求

7.4档案管理合规性检查

8.第八章附则与附件

8.1本手册适用范围

8.2修订与废止程序

8.3附件清单

第1章档案管理基础与原则

一、档案管理概述

1.1档案管理概述

档案管理是组织在日常活动中对档案的收集、整理、保管、利用和销毁等全过程的管理活动，是实现档案信息有效利用、保障组织运行和历史传承的重要基础工作。根据《2025年档案管理规范与操作流程手册》的要求，档案管理在新时代背景下正朝着数字化、标准化、智能化方向发展。

根据国家档案局发布的《2025年档案工作指南》，我国档案事业在2024年实现了档案资源总量突破100亿份，其中纸质档案占比约65%，电子档案占比35%。这一数据表明，档案管理的复杂性与重要性日益凸显。

档案管理不仅关乎组织内部的信息管理，也直接影响到政府、企业、社会组织等各类机构的运行效率与合规性。2025年，随着《档案法》的全面实施，档案管理的法律基础更加健全，对档案的归档、保存、调阅、销毁等环节提出了更高要求。

档案管理的核心目标是实现档案的“全周期管理”和“全要素利用”，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性。同时，档案管理还承担着推动组织数字化转型、提升治理能力、支持决策科学化的重要职能。

1.2档案管理原则

档案管理需遵循一系列基本原则，以确保档案的规范管理与有效利用。根据《2025年档案管理规范与操作流程手册》的要求，档案管理应遵循以下原则：

（1）统一标准，规范管理

档案管理应建立统一的分类标准、编码规则和保管要求，确保档案在不同部门、不同层级之间实现信息互通与资源共享。根据《档案分类与编码规则（GB/T17812-2022）》，档案分类应遵循“按内容分类、按形式分类、按用途分类”相结合的原则，确保档案的有序管理。

（2）安全保密，防止泄露

档案管理必须保障档案信息的安全性，防止因管理不当导致信息泄露或损毁。根据《档案法》及相关法规，档案应按照“谁产生、谁负责”的原则进行管理，确保档案在归档、保管、调阅、销毁等环节的安全可控。

（3）及时归档，规范保存

档案的归档应遵循“先归档、后利用”的原则，确保档案在产生后及时整理归档，避免因档案缺失影响工作进度。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2020），档案的归档时间应根据档案的性质和重要性确定，一般应在产生后1个月内完成归档。

（4）便于利用，促进共享

档案管理应注重档案的可利用性，通过建立档案目录、索引、检索系统等方式，提升档案的可检索性与可利用性。根据《档案信息资源建设规范》（GB/T34165-2017），档案应按照“分类、编目、检索”三步走原则进行管理，确保档案信息的高效利用。

（5）依法合规，权责明确

档案管理必须依法进行，确保档案的归档、管理、调阅、销毁等环节符合法律法规要求。根据《档案法》及相关规定，档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理工作的合法性和规范性。

1.3档案分类与编码

档案分类与编码是档案管理的重要基础，是实现档案有序管理、高效利用的关键环节。根据《2025年档案管理规范与操作流程手册》的要求，档案分类与编码应遵循以下原则：

（1）分类标准统一

档案分类应依据档案的内容、形式、用途等要素进行分类，确保分类标准统一、分类方法科学。根据《档案分类与编码规则（GB/T17812-2022）》