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行政文件归档管理制度文件分类与存储标准版

一、适用范围与执行场景

本制度适用于各类企业、事业单位、社会团体等行政管理部门的文件归档管理工作，覆盖从文件到最终销毁的全生命周期管理。具体执行场景包括：

日常行政文件处理：如规章制度、会议纪要、请示报告、工作计划、总结等；

专项业务文件管理：如合同协议、项目资料、人事档案、财务凭证（非涉密类）、审计材料等；

历史文件整理：对以往未规范归档的存量文件进行分类、编目与存储；

跨部门协作文件：涉及多个部门联合形成的文件，明确归档责任与存储标准。

二、行政文件归档管理操作流程

（一）文件收集与预归档

责任主体：各部门文件管理员为第一责任人，负责本部门文件收集；综合管理部统筹协调全公司文件归档工作。

收集范围：

本部门工作中形成的具有保存价值的纸质文件、电子文件（含扫描件、邮件附件等）；

上级单位来文、下级单位上报文件（需标注“原件”或“复印件”）；

会议中形成的正式材料（如议程、签到表、决议等），需在会议结束后3个工作日内提交。

收集要求：文件需内容完整、字迹清晰（纸质文件不得使用铅笔或易褪色墨水）、电子文件格式为PDF或DOC（避免加密文件），并注明文件形成日期、部门及经办人*。

（二）文件分类与编号

分类原则：采用“职能分类+年度分类”双重标准，保证分类逻辑清晰、无交叉。

一级分类（按职能）：

综合管理类：包括制度、通知、会议纪要、工作计划等；

人事管理类：包括招聘、培训、考核、薪酬、劳动合同等；

财务管理类：包括预算、决算、报销凭证、审计报告等（非涉密）；

业务管理类：包括合同、项目方案、客户资料、产品说明等；

档案管理类：包括归档目录、借阅记录、销毁清册等。

二级分类（按年度）：以自然年度为界，如“2024年度综合管理类”。

编号规则：采用“一级分类代码-年度-流水号”格式，示例：

综合管理类代码为“ZL”，2024年第15号文件编号为“ZL-2024-0015”；

人事管理类代码为“RS”，2024年第3号文件编号为“RS-2024-0003”。

（三）文件整理与编目

整理要求：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属物，破损文件需修补，折叠为A4标准尺寸；

电子文件：按“一级分类-年度”建立文件夹，文件名统一为“编号+文件名称”，示例：“ZL-2024-0015_2024年度工作计划”。

编目内容：填写《行政文件归档目录》（模板见第三章），包含序号、文件名称、编号、形成日期、页数、存放位置、密级、保管期限等信息，保证与实物文件一一对应。

（四）移交与存储

移交程序：

各部门文件管理员于每年3月底前完成上一年度文件整理，填写《文件移交清单》（模板见第三章），经部门负责人签字后，提交至综合管理部*；

综合管理部*核对清单与文件数量、内容无误后，双方签字确认，一式两份，双方各存一份。

存储要求：

纸质文件：存入专用档案柜，柜体标注“一级分类-年度”（如“综合管理类-2024”），柜内文件按编号顺序排列，每层放置防潮剂；

电子文件：存储于公司指定服务器或加密硬盘，定期（每季度）进行备份，备份数据异地存放；

特殊文件：涉密文件（如有）需单独存放于保密柜，由专人管理，非涉密文件不得与涉密文件混存。

（五）借阅与利用

借阅权限：

普通文件：员工因工作需要借阅的，需填写《文件借阅申请表》（模板见第三章），经部门负责人审批后，由综合管理部办理借阅手续；

重要文件：需经分管领导*审批，借阅期限不超过3个工作日；

电子文件：仅限在公司内部办公系统在线查阅，禁止（经审批的特殊情况除外）。

借阅要求：

借阅人需妥善保管文件，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件；

借阅期限届满需及时归还，如需续借，需提前1个工作日申请，续借不超过2个工作日；

涉及公司机密的文件，借阅后需当天归还，不得带离办公区域。

（六）鉴定与销毁

鉴定周期：每年第四季度由综合管理部组织，会同相关部门对到期文件进行鉴定。

鉴定标准：

保管期限届满且无继续保存价值的文件，予以销毁；

涉及公司历史、重要业务或法律纠纷的文件，可延长保管期限。

销毁程序：

填写《文件销毁清册》（模板见第三章），经综合管理部负责人、分管领导审批后，由两人以上共同监销；

纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除（低级格式化），并做好销毁记录。

三、行政文件归档管理常用模板

模板一：行政文件归档目录

序号

文件名称

文件编号

形成日期

页数

存放位置（柜-层）

密级

保管期限

备注

1

2024年度工作计划

ZL-2024-0015

2024-01-05

8

综合柜-1层

普通

10年

2

员工培训管理办法

RS-2024-0003

2024-02-20

12

人事柜-2层

普通

长期

3

项目合同

YW-2024-0078

2024-03-15

25

业务柜-3层

机密