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合同审核与管理流程工具箱

一、适用场景与价值

本工具箱适用于企业日常合同全生命周期管理场景，包括但不限于：

业务部门发起采购、销售、服务、合作等合同时的标准化流程管控；

法务部门对合同条款的合规性、风险性审核；

跨部门协作中合同的起草、会签、修订、归档等环节的协同管理；

企业合同台账的动态跟踪与风险预警，保证合同管理流程清晰、责任明确、风险可控。

二、标准化操作流程

合同审核与管理遵循“发起-前置审核-法务审核-业务确认-签署-归档-跟踪”的闭环流程，各环节责任主体与操作要求

步骤1：合同发起与信息录入

责任主体：业务部门经办人（如销售经理、采购专员）

操作说明：

业务部门根据合作需求，明确合同相对方（对方主体名称、统一社会信用代码等基本信息）、合作内容、标的、金额、履行期限等核心要素；

登录合同管理系统（或使用线下《合同发起申请表》），填写《合同基本信息表》（详见模板一），合作意向书、技术参数、报价单等附件；

提交发起申请，同步抄送部门负责人及法务部门。

输出成果：《合同基本信息表》（含附件清单）、合同草案初稿。

步骤2：前置审核（业务合规性）

责任主体：业务部门负责人

操作说明：

核对合同主体信息是否与公司合作准入名单一致，对方是否具备履约资质（如营业执照、行业许可证等）；

审查合作内容是否符合公司业务范围，标的、金额、付款方式等是否符合部门预算及审批权限；

重点审核业务条款的可行性（如交付周期、验收标准是否明确），保证与前期沟通一致；

审核通过后，在《合同审核意见表》（详见模板二）中签署“同意”，注明审核意见；若不通过，注明修改建议并退回业务部门调整。

输出成果：《合同审核意见表》（业务部门签署版）。

步骤3：法务审核（合规性与风险控制）

责任主体：法务部门专员

操作说明：

接收业务部门提交的合同草案及《合同基本信息表》，重点审核以下内容：

主体合法性：对方签约人是否具备授权委托书（非法定代表人签署时），是否存在关联交易、禁入合作方等风险；

条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款；

风险点排查：格式条款是否公平、违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰、保密条款是否覆盖合作全周期等；

对审核中发觉的问题，形成《法务审核反馈单》（详见模板三），列明具体条款修改建议及法律依据，反馈至业务部门；

业务部门根据反馈意见调整合同后，法务部门二次审核，直至无法律风险。

输出成果：《法务审核反馈单》（最终版）、合规修订后的合同草案。

步骤4：跨部门会签与确认

责任主体：财务部、风控部（如需）、业务部门、法务部门

操作说明：

财务部审核合同中的付款方式、开票信息、税务处理是否符合财务制度，资金安排是否合理；

涉及重大合作或风险较高的合同，需风控部门对履约风险、担保措施等进行评估；

各部门会签完成后，业务部门汇总所有审核意见，形成最终版合同文本，提交公司管理层（如分管副总/总经理）审批。

输出成果：《合同会签审批表》（详见模板四，含各部门及管理层签署意见）。

步骤5：合同签署与用印

责任主体：授权签署人、行政部（用印管理）

操作说明：

管理层审批通过后，由授权签署人（法定代表人或其授权代表）在合同文本上签字；

行政部根据《合同会签审批表》及用印申请流程，对已签署的合同加盖公司公章或合同专用章，保证“骑缝章”完整性；

签署完成后，合同原件至少一式两份（或按约定份数），业务部门留存一份，同步将扫描件至合同管理系统。

输出成果：正式签署的合同文本（含扫描件）、《合同用印登记表》（行政部留存）。

步骤6：合同归档与台账管理

责任主体：业务部门、档案管理部门

操作说明：

业务部门在合同签署后3个工作日内，将合同原件、附件、审核文件等整理成册，移交档案管理部门；

档案管理部门核对合同完整性，编号归档（编号规则：年份-部门-合同类型-序号，如“2024-销售-001”），并在《合同归档清单》（详见模板五）中登记；

合同管理部门（或财务部）建立电子台账，实时更新合同履行状态（如“待履行”“履行中”“已完成”“已终止”），设置关键节点提醒（如付款日、交付日、到期日）。

输出成果：归档合同档案、《合同归档清单》、动态更新的电子台账。

步骤7：合同履行跟踪与风险预警

责任主体：业务部门、法务部门、财务部

操作说明：

业务部门按合同约定跟踪履行进度，定期（如每月）向法务、财务部门反馈履约情况；

对可能出现的违约风险（如对方延迟交付、付款逾期），业务部门需在风险发生前5个工作日提交《合同风险预警表》（详见模板六），协同法务、财务部门制定应对方案；

合同履行完毕或终止后，业务部门提交《合同履行总结报告》，说明履约结果、是否存在遗留问题及改进建议。

输出成果：《合同履行跟踪记录表》、《合同风险预警表》、《合同履行总结