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项目管理文档分类及存储标准化模板
一、应用场景说明
二、标准化操作流程
（一）第一步：明确文档分类维度
根据项目管理阶段与文档属性，从三个核心维度进行分类，保证分类逻辑清晰、无重叠：
按项目阶段分类：覆盖项目全流程，分为“项目启动阶段”“项目规划阶段”“项目执行阶段”“项目监控阶段”“项目收尾阶段”五大类。
按文档类型分类：结合项目职能，细分为“管理类文档”（如项目章程、会议纪要）、“技术类文档”（如技术方案、测试报告）、“资源类文档”（如预算清单、人员分工表）、“交付类文档”（如产品说明书、验收报告）、“合规类文档”（如合同、风险评估报告）五大类。
按重要等级分类：根据文档对项目的影响程度，分为“核心文档”（如项目章程、最终验收报告）、“重要文档”（如里程碑计划、测试报告）、“一般文档”（如日常沟通记录、临时通知）三级，便于优先级管理。
（二）第二步：制定统一命名规则
文档命名需包含关键信息，保证唯一性和可识别性，格式统一为：
项目编号-项目阶段-文档类型-版本号-日期-创建人
示例：PRJ2023-001-规划-管理类-项目计划-V1.0-2023-03-15-张*
规则说明：
项目编号：由公司统一分配（如PRJ2023-001）；
项目阶段：用全称或规范简称（如“启动”“规划”）；
文档类型：直接对应“按文档分类”的子类（如“管理类”“技术类”）；
版本号：采用“主版本号.次版本号”（如V1.0、V1.1），重大修订升主版本，小幅修订升次版本；
日期：格式为“YYYY-MM-DD”；
创建人：使用姓名首字母或姓名（如“张*”）。
（三）第三步：搭建分层存储结构
基于分类维度，构建树状目录结构，保证文档存储有序、层级清晰。以项目编号为根目录，按阶段和类型分层：
/项目编号（PRJ2023-001）
├─/01-项目启动阶段
│├─/管理类文档
││├─项目章程-V1.0-2023-03-10-李*.docx
││└─立项审批单-V1.0-2023-03-12-王*.pdf
│└─/合规类文档
│└─项目合同-V1.0-2023-03-08-赵*.pdf
├─/02-项目规划阶段
│├─/管理类文档
││├─项目计划-V1.0-2023-03-15-张*.docx
││└─会议纪要-需求评审-V1.0-2023-03-20-刘*.docx
│└─/技术类文档
│└─技术方案-V1.0-2023-03-18-陈*.docx
├─/03-项目执行阶段
│├─/技术类文档
││├─开发日报-2023-04-01-杨*.xlsx
││└─测试报告-V1.1-2023-04-10-周*.pdf
│└─/资源类文档
│└─预算清单-V1.0-2023-03-25-吴*.xlsx
├─/04-项目监控阶段
│└─/管理类文档
│├─进度周报-第1周-V1.0-2023-04-05-郑*.docx
│└─风险登记册-V1.0-2023-04-08-孙*.xlsx
└─/05-项目收尾阶段
├─/交付类文档
│├─产品说明书-V1.0-2023-04-30-冯*.pdf
│└─用户验收报告-V1.0-2023-05-05-蒋*.pdf
└─/管理类文档
└─项目总结报告-V1.0-2023-05-10-韩*.docx
存储要求：
每个项目创建独立根目录，避免跨项目文档混淆；
同一类型文档存放于对应子目录，不得随意放置；
电子文档优先存储在公司指定共享服务器或云文档平台（如企业网盘），禁止使用个人本地存储；
物理文档（如纸质合同）需统一存放于项目档案室，标注对应电子档存储路径。
（四）第四步：建立文档索引机制
为提升查找效率，需创建《项目文档索引表》，动态记录关键文档信息，模板如下（详见“三、模板表格示例”）：
索引表包含字段：文档编号、文档名称、分类（阶段+类型）、存储路径、版本号、负责人、最后更新日期、备注；
更新要求：文档新增、修订或归档时，由文档管理员*同步更新索引表，保证信息实时准确；
查阅方式：索引表作为项目文档的“总目录”，与文档存储目录同层级存放，团队成员可快速定位文档。
（五）第五步：规范权限与版本控制
权限管理：
核心文档（如项目章程、验收报告）：仅项目经理、文档管理员及项目发起人可查看和编辑；
重要文档（如计划、报告）：项目组成员可查看，核心成员可编辑；
一般文档（如通知、日报）：全员可查看，创建人可编辑；
权限设置由项目经理审批，文档管理员在系统中配置，定期复核权限合理性。
版本控制：
文档修订时，需更新版本号（如V1.0→V1.1），原版本保留并标注“历史版本”，避免覆盖；
重大修订（如内容变更超30%）需升主版本号（如V1.1→V2.0），并修订说明；
历史版本可单
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