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行业通用采购申请单填写示例规范与标准

一、适用场景与发起时机

采购申请单是企业内部规范采购流程的核心工具，适用于以下场景：

日常运营采购：如办公用品、劳保用品、清洁用品等常规物资的补充申请；

项目专项采购：如新产品研发、设备改造、工程项目等所需物料或服务的采购；

固定资产采购：如电脑、仪器设备、办公家具等单价较高、使用周期长的资产购置；

应急采购：如生产突发故障需紧急更换的备品备件、临时活动所需物资等（需标注“紧急”字样）。

发起时机：当部门因工作需要确需采购物资或服务时，应由申请人提前发起申请，避免因流程延误影响工作进度；紧急采购可同步提交申请并说明原因，保证优先处理。

二、采购申请单填写流程详解

（一）第一步：明确采购需求与用途

需求确认：申请人需与部门负责人沟通，明确采购物品/服务的具体用途（如“用于部门日常办公”“项目研发实验”等），保证采购内容与部门工作目标匹配。

规格参数梳理：对于物资类采购，需明确规格型号（如办公用品A4纸需注明“70g白色500张/包”，设备类需注明功率、尺寸、技术参数等）；对于服务类采购，需明确服务范围、周期、交付标准（如“年度IT运维服务，包含系统巡检、故障响应”）。

（二）第二步：收集必要采购信息

预算核对：申请人需确认采购事项是否在部门年度预算内，若为预算外采购，需提前说明超预算原因并附预算调整审批材料（如有）。

供应商信息（可选）：若已有意向供应商，可填写供应商名称、联系方式（非必填，采购部将根据比价原则协助选择）；若需采购部推荐，可注明“由采购部协助询价”。

数量预估：根据实际工作需求合理预估采购数量，避免过量造成浪费或不足影响使用，需注明“预估数量，最终以实际采购为准”。

（三）第三步：规范填写申请单内容

按照“通用采购申请单模板”（见第三部分）逐项填写，保证信息完整、准确，重点字段填写要求

申请部门：填写申请人所在全称（如“市场部”“生产一部”）；

申请人：填写实际需求人姓名（用“”代替，如“明”）；

申请日期：填写提交申请的当天日期，格式为“YYYY-MM-DD”；

采购类别：勾选“物资类”或“服务类”，物资类可进一步勾选“办公用品”“设备备件”“原材料”等；

物品/服务名称：填写全称，避免简称（如“笔记本电脑”而非“笔记本”，“会议室消毒服务”而非“消毒服务”）；

规格型号/服务要求：详细描述技术参数或服务标准，保证采购部能准确执行；

单位：填写法定计量单位（如“台”“套”“千克”“项”）；

预估单价/总价：根据市场行情或历史采购价格合理填写，总价=单价×数量，保留两位小数；

用途说明：简述采购原因及具体使用场景，如“替换老化办公电脑，用于设计制图工作”；

预算科目：填写公司财务规定的对应预算科目代码（如“办公费-办公用品”“研发费用-材料费”）。

（四）第四步：提交审批并同步材料

提交路径：申请人将填写完整的申请单提交至部门负责人进行线上/线下审批（根据公司流程选择，如OA系统、纸质单据流转）；

附件准备：若采购涉及特殊要求（如设备需提供技术图纸、服务需提供需求方案），需同步附上相关材料，并在申请单“备注”栏注明“附件：设备技术参数说明书”；

紧急采购标注：若为紧急采购，需在申请单右上角标注“紧急”字样，并简要说明紧急原因（如“生产设备突发故障，需48小时内更换备件”），保证审批流程加速处理。

（五）第五步：跟踪审批进度与反馈

进度查询：提交申请后，申请人可通过审批系统（如OA）或联系采购部经办人查询审批进度；

沟通确认：若审批过程中有退回修改意见（如规格不明确、预算不足），需根据意见及时补充完善并重新提交；

结果反馈：审批通过后，采购部将通知申请人供应商信息、交货时间等，申请人需配合做好验收准备；采购完成后，及时在系统中确认收货，保证流程闭环。

三、通用采购申请单模板及字段说明

通用采购申请单

申请单号：CGQD-2024-X

申请日期：YYYY-MM-DD

申请部门：

申请人：*明

采购类别：□物资类□服务类

联系方式：（部门固话，非个人隐私）

物品/服务名称：

规格型号/服务要求：

单位：

预估数量：

预估单价（元）：

预估总价（元）：

用途说明：

预算科目：

意向供应商（可选）：

审批意见：

部门负责人：*华

日期：YYYY-MM-DD

采购部审核：*磊

日期：YYYY-MM-DD

财务部审核：*芳

日期：YYYY-MM-DD

分管领导审批：*强

日期：YYYY-MM-DD

备注：

字段说明

申请单号：由采购部统一编制，格式为“CGQD（采购单拼音首字母）-年份-流水号”，如CGQD-2024-001；

采购类别：区分物资与服务，便于采购部分类执行采购流程；

规格型号/服务要求：物资类需明确技术参数，服务类需明确服务范围、质量标准等，避免歧义；

预算科目：需与