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销售合同管理模板合同要素与风险评估版

一、模板概述与应用场景

本模板旨在为企业销售合同管理提供标准化框架，覆盖合同全生命周期关键环节，重点突出核心要素规范与风险前置防控。适用于各类企业（含制造业、贸易业、服务业等）的有形产品销售、技术服务、定制化开发等销售场景，尤其适用于需通过标准化流程降低合同纠纷、提升履约效率的业务场景。无论是新客户首次签约、老客户续签，还是涉及特殊条款（如分期付款、质量保证金、知识产权归属）的复杂合同，均可基于本模板进行适配调整，保证合同内容合法合规、权责清晰、风险可控。

二、合同管理全流程操作指引

（一）需求发起与合同立项

业务部门发起需求：销售部门根据客户意向（如采购清单、技术参数、商务要求），填写《合同立项申请表》（见附件1），明确合同背景、交易对方基本信息、标的物详情、预计金额、关键条款（如付款方式、交付周期）等核心内容，附客户需求确认函、技术规格书等支撑材料。

部门负责人审核：销售部门负责人对立项申请的合理性、可行性进行审核，重点关注客户需求与企业产能/服务能力的匹配度、潜在风险（如客户信用状况、标的物合规性）。

跨部门会签（如需）：涉及特殊技术要求、定制化开发或大额金额（如超过企业规定权限）的合同，需组织技术、法务、财务部门会签，确认技术可实现性、法律合规性、资金安全性。

（二）合同起草与内部评审

基于模板起草：使用本模板“核心合同要素表”（见附件2）填写合同主体信息、标的物描述、权利义务条款等，保证要素完整、表述准确；对模板中未覆盖的特殊需求（如独家代理权、保密条款升级），可在“其他约定”中补充，但需避免与核心条款冲突。

内部评审流程：

法务评审：重点审核合同主体资格（如企业营业执照、法定代表人身份证明）、条款合法性（如违约责任是否符合《民法典》规定）、争议解决方式（如仲裁机构/法院选择是否明确）、格式条款是否免除己方责任等。

财务评审：审核付款方式（如预付款比例、进度款节点、质保金返还条件）、发票开具要求、税务处理方式、汇率风险（如涉及跨境交易）等，保证资金安全与财务核算合规。

技术评审：针对标的物技术参数、质量标准、验收流程、售后服务等条款，确认是否符合企业技术能力与客户需求，避免因技术描述模糊导致履约争议。

评审意见整改：各部门评审后，由销售部门汇总意见，起草人逐条修改完善，形成《合同评审记录表》（见附件3），并由评审人签字确认。

（三）合同谈判与签署

谈判准备：销售部门携带评审后的合同草案、客户需求确认函、支撑材料等，与客户进行谈判；明确谈判底线（如最低售价、最晚交付日期、违约金最低标准），避免无原则让步。

条款协商：针对客户提出的修改意见（如付款周期延长、质量标准调整），需及时反馈至法务、财务、技术部门评估风险，必要时重新启动评审流程；对达成一致的条款，应在合同附件中明确补充，避免口头约定。

最终签署：谈判达成一致后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）；授权代表签署的，需提供《授权委托书》（见附件4），明确授权范围与期限。合同一式多份（如客户联、财务联、法务联、销售联），保证各执原件/复印件清晰有效。

（四）合同履行与跟踪

履约计划制定：合同签署后，销售部门牵头制定《履约跟踪表》（见附件5），明确交付时间、验收节点、回款计划、责任人等，同步通知生产、物流、财务等部门协同执行。

关键节点监控：

交付环节：生产/物流部门按合同约定交付标的物，提供送货单、发货清单等凭证；销售部门确认客户签收情况，保证交付时间、数量、地点与合同一致。

验收环节：严格按照合同约定的质量标准、验收流程组织客户验收（如需第三方检测，需提前约定检测机构）；验收合格后，要求客户签署《验收合格证明》（见附件6），作为付款依据。

回款环节：财务部门根据合同约定的付款节点（如预付款、到货款、质保金）开具发票，跟踪客户付款进度；逾期未付的，由销售部门发函催收，必要时启动法律程序。

异常处理：履约过程中出现客户需求变更、延期交付、质量争议等异常情况时，销售部门应立即启动《合同变更/纠纷处理流程》（见附件7），与客户协商补充协议（如涉及金额、期限变更）或书面确认处理方案，避免单方违约。

（五）合同归档与复盘

资料归档：合同履行完毕（含终止/解除）后，销售部门收集合同文本、评审记录、签署文件、交付凭证、验收证明、往来函件等所有资料，按“一合同一档案”原则整理归档，电子版备份至企业合同管理系统，保存期限不少于合同终止后5年。

履约复盘：每季度/年度由法务、财务、销售部门联合对已履行合同进行复盘，分析履约率、纠纷率、回款周期等指标，总结风险点（如客户信用风险、条款漏洞），优化模板条款与管理流程。

三、核心合同要素与风险评估模板

（一）核心合同要素表（模板示例）

要素类别

要素名称

填写规范

风险提示

基本信息