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办公设备维护管理标准化模板

一、办公设备维护管理的应用场景与适用对象

（一）适用设备类型

本模板适用于企业日常办公中各类常用设备的维护管理，包括但不限于：

办公电子设备：台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、多功能一体机；

办公电器设备：空调、饮水机、碎纸机、装订机、电风扇；

网络及通讯设备：路由器、交换机、电话机、视频会议终端。

（二）典型应用场景

日常预防性维护：针对设备运行状态进行定期检查、清洁和简单保养，降低故障发生概率；

突发故障处理：设备出现运行异常（如卡纸、无法启动、网络中断等）时，规范报修、维修及记录流程；

定期专业检修：联合设备供应商或专业技术人员，对使用频率高、易损耗设备进行全面检测和深度维护；

设备生命周期管理：从设备入库、启用、维保到报废的全流程信息跟踪，保证资产清晰可控。

（三）适用对象

管理部门：企业行政部、IT部（负责统筹维护计划、协调资源、监督执行）；

使用部门：各业务部门（负责设备日常清洁、规范使用、故障上报）；

维护人员：内部IT工程师、行政专员或外部专业维修服务商（负责设备检修、故障排除及记录填写）。

二、办公设备维护管理标准化操作流程

（一）步骤1：设备基础信息登记与台账建立

操作目标：实现设备全生命周期信息可追溯，为后续维护管理提供基础数据支持。

设备信息采集：

设备购入后，由行政部统一核对设备信息，包括设备名称、品牌型号、序列号、购置日期、采购价格、供应商信息、保修期限、使用部门、责任人等；

对于网络设备（如路由器、交换机），需额外记录IP地址、mac地址、设备位置（如“销售部会议室”）。

台账表单填写：

使用《办公设备台账表》（详见第三部分模板1）逐项录入信息，保证数据准确无误；

台账需同步电子版（如Excel或资产管理系统），纸质版由行政部存档，原件复印件交使用部门备案。

设备标识粘贴：

为每台设备粘贴唯一资产标签（标注设备编号，如“BJ-PC-001”），标签位置需明显且不易磨损，便于日常核对。

（二）步骤2：日常预防性维护执行

操作目标：通过定期清洁和状态检查，延长设备使用寿命，减少突发故障。

1.使用人日常清洁（每日/每周）

清洁内容：

办公电脑/笔记本：关机后用干燥软布擦拭屏幕、主机外壳，键盘缝隙用专用清洁刷或压缩空气清理，避免液体泼溅；

打印机/复印机：关闭电源后，用干净湿布擦拭设备外部，内部纸屑、墨粉/硒鼓残留用专用清洁工具清理（非专业人员勿触碰感光鼓）；

空调：每周清洗过滤网（用清水冲洗晾干，勿暴晒），出风口格栅用软布擦拭。

责任要求：使用人下班前完成设备清洁，检查电源线、数据线是否连接牢固，异常情况立即上报部门负责人。

2.部门/管理员定期巡检（每月）

巡检内容：

检查设备运行状态：电脑开机速度、打印效果、空调制冷制热是否正常，有无异常噪音或气味；

核对设备信息：检查资产标签是否完好，设备与台账信息是否一致（如使用人、存放位置）；

确认耗材状态：打印机墨盒/硒鼓余量、复印机纸盒纸张是否充足，提前3天预警耗材更换。

记录要求：巡检人员使用《日常巡检记录表》（详见第三部分模板2）填写巡检日期、设备状态、异常问题及处理意见，签字确认后交行政部归档。

（三）步骤3：故障报修与响应

操作目标：规范故障上报流程，保证问题及时处理，减少对办公的影响。

故障报修：

使用人发觉设备故障后，立即停止操作，避免故障扩大；

通过以下渠道报修：

线上：通过企业OA系统“设备报修”模块提交，填写设备编号、故障现象（如“打印机打印有黑条”）、故障发生时间、使用人联系方式；

线下：联系部门负责人或行政专员*，口头描述故障情况，由专人协助填写《故障报修单》（详见第三部分模板3）。

响应处理：

紧急故障（如会议前投影仪无法显示、全员断网）：行政部/IT部接到报修后30分钟内到达现场，2小时内提出解决方案（如备用设备调配、临时故障排除）；

一般故障（如电脑卡顿、打印机轻微卡纸）：24小时内安排维护人员处理，48小时内反馈处理结果；

供应商保修故障（如设备在保修期内出现硬件故障）：由行政部联系供应商，明确维修时间（通常不超过3个工作日），同步跟踪维修进度。

（四）步骤4：故障诊断与维修

操作目标：快速定位故障原因，彻底解决问题，并记录维修过程。

故障检测：

维护人员到达现场后，先向使用人知晓故障发生背景（如是否刚移动设备、是否更换过耗材），再通过专业工具检测（如电脑用硬件检测软件、打印机用自检页）；

判断故障类型：硬件故障（如主板损坏、硒鼓老化）或软件故障（如驱动异常、系统冲突），无法判断时联系供应商技术支持。

维修实施：

硬件维修：更换损坏部件时，优先使用原厂配件，更换后测试设备运行稳定性，记录更换部件名称、型号、数量；

软件维修：重装系统、更新驱动或修复软件漏洞后，备份重要数据（