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行政工作日报及月报制作指南

一、适用场景与价值

行政工作日报及月报是行政人员日常工作的核心记录与汇报工具，适用于以下场景：

日报：每日下班前向直属领导提交，用于同步当日工作进展、反馈临时问题、明确次日计划，帮助领导实时掌握团队工作动态，及时协调资源。

月报：每月初汇总上月工作成果、数据统计及问题分析，用于部门工作复盘、向上级汇报月度绩效，并为下月工作规划提供依据。

通过标准化模板，可提升汇报效率、保证信息完整，同时为行政工作沉淀可追溯的记录。

二、制作流程与操作步骤

（一）行政日报制作步骤

步骤1：当日工作记录

按工作模块分类记录当日完成的任务，保证“一事一记”，包含具体事项、负责人及进展状态。

示例：9:00-10:00完成“公司季度会议材料打印装订”（负责人：小王，状态：已完成）。

步骤2：内容整理与分类

将记录内容按“日常事务”“会务支持”“物资管理”“后勤保障”等模块归纳，避免条目混乱。

示例：“日常事务”模块包含员工考勤统计、快递收发记录；“会务支持”模块包含会议室预约协调、会议设备调试。

步骤3：问题与建议梳理

记录当日工作中遇到的未解决问题（如“某部门打印机缺墨，暂未替换”），并提出具体建议（如“建议建立办公用品库存预警机制”）。

步骤4：提交与反馈

每日17:00前通过OA系统或邮件提交日报，标注“日报-日期-姓名”；若领导提出修改意见，1小时内调整并重新提交。

（二）行政月报制作步骤

步骤1：月度数据汇总

收集每日日报、工作台账（如会议记录、物资领用表），统计关键指标数据，保证数据准确可追溯。

示例数据：本月组织会议12场（其中外部会议3场）、发放办公用品15批次、处理员工后勤需求28项。

步骤2：工作成果提炼

按模块总结月度核心成果，突出亮点工作（如“优化会议室预约流程，使用冲突率下降20%”）。

步骤3：问题分析与改进

汇总月度高频问题（如“部分会议室设备老化，影响会议效率”），分析根本原因（如“设备未定期检修”），制定可落地的改进措施（如“下月起每月开展设备巡检”）。

步骤4：下月计划规划

基于本月工作情况，明确下月重点任务及预期目标，任务需具体、可量化（如“完成办公区绿植更新，覆盖率提升至80%”）。

步骤5：审核与定稿

初稿完成后提交部门负责人审核，根据反馈修改完善；经确认后，于每月3日前提交至上级领导。

三、模板结构与示例

（一）行政日报模板

日期

工作模块

具体工作内容

负责人

完成情况（已完成/进行中/未开始）

备注（问题/需协调事项）

2023-10-27

日常事务

统计10月员工考勤数据

**

已完成

无

2023-10-27

会务支持

协调市场部使用3楼会议室（10月28日14:00）

赵五

已完成

已提前调试投影设备

2023-10-27

物资管理

采购A4纸10箱（已入库）

小王

已完成

下次需确认品牌型号（当前为“晨光”）

2023-10-27

后勤保障

处理前台饮水机故障报修

孙六

进行中

维修人员预计10月28日上午到场

（二）行政月报模板

月份：2023年10月

工作模块

本月完成事项

关键数据指标

存在问题

改进措施

下月计划

日常事务

1.完成月度考勤统计与薪资核对2.更新员工通讯录（新增5人）

考勤异常率2%，通讯录更新及时率100%

部分员工考勤数据提交延迟

下月起推行“考勤数据当日提交”制度

优化员工入离职办理流程，缩短时长

会务支持

1.保障12场会议顺利进行（含3场外部会议）2.完成季度会议材料印制（共200份）

会议设备故障率0%，材料准确率100%

3楼会议室空调制冷效果不佳

协调后勤部门11月中旬前检修空调

提前规划11月大型会议场地需求

物资管理

1.完成办公用品采购（15批次）2.盘点库存并清理过期物品（共3项）

物资采购成本较上月下降5%，库存周转率提升15%

打印纸库存预警不及时

建立低值易耗品“双周盘点”机制

试行电子化领用系统，减少纸质流程

后勤保障

1.处理员工需求28项（含维修、咨询等）2.组织办公区绿植养护（2次）

需求解决率92%，绿植存活率95%

部分维修响应时间超过24小时

公开维修人员联系方式，明确响应时限

开展“办公环境满意度”调研

四、使用规范与要点提示

数据真实准确：所有工作内容、数据需基于实际工作记录，不得虚构或夸大，日报需当日完成，月报数据需与台账一致。

条理清晰重点突出：日报按时间或模块分类，避免冗长；月报需提炼核心成果，数据指标优先用“对比法”（如“较上月提升X%”）。

问题具体化：问题描述需包含“现状-影响-原因”（如“饮水机故障导致3楼员工无法取水，原因为滤芯未及时更换”），避免模糊表述（如“后勤问题较多”）。

协作与保密：涉及跨部门协作时，需注明对接人（如“协同技术部**完成网络调试”）；敏感