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企业采购审批流程及规范模板
一、适用范围与采购类型
二、采购审批全流程操作指南
（一）需求提出与申请
需求发起：各部门根据实际工作需要（如新增岗位物资、设备更换、服务项目需求），由申请人填写《采购申请表》，注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间及供应商建议（若有）。
附件准备：附上相关支撑材料，如设备采购需提供技术参数说明，服务采购需提供需求方案或报价单，工程采购需提供初步预算及验收标准。
部门初审：申请人将《采购申请表》及附件提交至部门负责人，部门负责人审核需求的合理性、必要性及与部门工作计划的匹配性，签字确认后转至采购部。
（二）采购部审核与采购方案制定
需求复核：采购部收到申请后，重点审核采购需求的合规性（是否符合企业采购目录）、预算准确性（是否超部门年度预算）及规格明确性（避免模糊描述导致后续争议）。
采购方式确定：根据采购金额与类型，匹配采购方式：
常规采购（金额≤5000元）：采用“比价采购”，至少询价2家供应商，对比价格、质量、售后后选择最优方案；
专项采购（金额＞5000元）：采用“招标采购”或“竞争性谈判”，需成立采购小组（含采购部、需求部门、财务部、审计部代表），编制招标文件或谈判方案，通过公开招标或邀请招标确定供应商。
供应商资质审核：对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、经营状况、供货/服务历史记录进行核查，保证供应商具备履约能力。
（三）财务部预算与资金复核
预算核查：财务部核对采购申请与部门年度预算余额，确认预算是否充足。若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，按预算调整流程审批通过后，方可继续推进。
资金计划：对于大额采购（＞5万元），财务部需评估企业当前资金状况，确认采购资金是否纳入当期资金计划，避免影响企业现金流。
（四）分级审批与决策
根据采购金额，实行分级审批制度：
小额采购（≤5000元）：由采购部负责人审批；
中额采购（5000元-5万元）：由分管副总审批；
大额采购（＞5万元）：由总经理审批；
战略采购或特殊项目（＞20万元）：需提交总经理办公会或董事会集体决策。
审批人重点审核采购的经济性、合规性及风险控制措施，签署审批意见并反馈至采购部。
（五）供应商选择与合同签订
确定供应商：审批通过后，采购部按既定采购方式确定最终供应商，发出《采购订单》或《中标通知书》。
合同拟定：采购部根据采购条款拟定采购合同，明确标的物/服务内容、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款，法务部（或指定法务人员）审核合同合规性。
合同签订：合同经采购部、需求部门、财务部会签后，按权限由授权代表（如分管副总、总经理）与供应商签订，原件交采购部、财务部、需求部门存档。
（六）采购执行与过程监控
订单跟踪：采购部负责跟踪供应商备货、生产或服务准备进度，保证按约定时间交付。若遇延迟，及时与供应商沟通并协调解决方案，同时通知需求部门。
质量与进度把控：需求部门参与关键节点（如原材料进厂、服务中期验收）的质量确认，保证采购物品/服务符合合同约定标准。
（七）验收与入库
到货验收：物品送达后，由需求部门、采购部、仓库管理员共同参与验收：
物资类：核对数量、规格型号是否与订单一致，检查外观、功能、包装是否完好，必要时进行试用或检测；
服务类：按合同约定的服务标准（如完成时限、成果交付物）验收，出具《服务验收报告》；
工程类：对照设计方案与施工标准进行现场验收，形成《工程验收记录》。
入库管理：验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，登记台账；不合格物资，由采购部联系供应商退换货或索赔，并记录处理结果。
（八）付款结算
单据收集：采购部收集《采购合同》《验收单》《入库单》《供应商发票》（合规票据）等付款凭证，提交财务部。
审核与付款：财务部核对凭证的真实性、完整性与合规性，确认无误后按合同约定付款方式（如预付款、分期付款、尾款）办理付款手续，付款记录同步反馈至采购部。
（九）资料归档
采购完成后，采购部负责整理全套资料（含《采购申请表》、审批记录、询价/招标文件、合同、验收单、付款凭证等），按“一采购一档”原则分类归档，保存期限不少于3年，以备审计与追溯。
三、核心配套表格模板
表1：采购申请表
申请部门
申请人
申请日期
采购类型（□物资□服务□工程）
采购物品/服务名称
规格型号/服务要求
数量
预估单价（元）
用途说明
期望交付时间
供应商建议（若有）
附件清单（□技术参数□报价单□需求方案□其他）
部门负责人意见：
签字：
日期：
采购部审核意见：
签字：
日期：
财务部预算意见：
签字：
日期：
审批人意见（根据金额分级）：
签字：
日期：
表2：采购验收单
验收单编号
采购订单号
验收日期
验收地点
供
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